Щоб класифікувати працівника як звільненого від заробітної плати, тобто звільнити від правил Закону про справедливі стандарти праці, включаючи понаднормову роботу, ви повинні відповідати численним умовам. Фактичні обов’язки, які виконує працівник, мають підпадати під одну з категорій звільнень, як-от зовнішні продажі, управління чи адміністративні звільнення.
Але належна посадова інструкція — це не єдине, що потрібно для того, щоб працівник був звільнений від оплати понаднормової роботи: працівник повинен отримувати однакову зарплату кожного платіжного періоду.
Це означає, що незалежно від того, працює працівник п’ять годин або 55 годин на тиждень, зарплата однакова. Менеджери не можуть відраховувати зарплату зі звільненої працівниці, коли вона довго обідає або запізнюється на роботу.
Але працівник не має права на отримання додаткової зарплати за 80-годинний робочий тиждень, щоб вкластися в термін. (Однак компанії, безперечно, можуть надавати працівникам бонуси, а в ситуаціях, які передбачають скорочення дедлайнів або звільнення працівника, який звільняється, заохочуються бонуси та інші види визнання.)
Це правило є жорстким і швидким. Як тільки ви починаєте відраховувати із зарплати звільненого працівника, ви просто зробили його не звільненим. Тепер вони мають право на оплату понаднормової роботи взад і вперед. Це не помилка, яку ви хочете зробити.
Але чи можете ви коли-небудь вирахувати зарплату із зарплати звільненого працівника? Кілька разів існує. Ось п’ять випадків, коли ви можете вирахувати зарплату із зарплати звільненого працівника.
1. Перший і останній тиждень
Ви повинні заплатити працівникам лише за відпрацьовані дні в перший і останній тиждень. Якщо ваші періоди оплати праці тривають з понеділка по неділю з дводенними вихідними, а ваша працівниця починає працювати в середу, ви повинні заплатити їй лише за середу, четвер і п’ятницю. Так само, якщо її останній робочий день — середа, ви повинні заплатити лише за понеділок, вівторок і середу.
В іншому випадку, якщо працівник з будь-якої причини працює неповний тиждень, ви все одно повинні заплатити за весь тиждень, якщо це не відповідає іншим дозволеним відрахуванням.
2. Відрахування за рішенням суду
Це не справжні відрахування — працівник все ще заробляє ту саму суму грошей; просто в неї зарплата менша. Якщо вона має судовий наказ про сплату аліментів, аліментів або виплату боргів, ви можете (і повинні) вирахувати те, що вимагає закон, і віддати ці гроші туди, куди їх призначить суд.
Часто з такими відрахуваннями за рішенням суду працівники не задоволені тим, що ви з ними робите. Переконайтеся, що ви чітко даєте зрозуміти своєму співробітнику, що ви дотримуєтеся лише закону і повинні виконувати те, що наказує суд. Пам’ятайте, що ви фактично не знімаєте її зарплату; ти просто автоматично оплачуєш деякі її рахунки.
3. Повний вихідний (відпустка)
Якщо ваша співробітниця використала всю свою відпустку і хоче взяти вихідний, вона може взяти вихідний. Вам не потрібно буде платити їй за цей день, якщо вихідний не пов’язаний з хворобою. Це еквівалент дня відпустки, а не дня хвороби.
Природно, дозволяти чи ні цей неоплачуваний вихідний вирішувати вам. Якщо ви надаєте неоплачуваний вихідний день (або дні), нагадайте своєму працівнику, що він не повинен працювати в ці дні. Виконання 15-хвилинної роботи може викликати правило дотику до стіни. Оскільки звільнені працівники отримують однакову зарплату, незалежно від кількості годин, які вони працюють, виконання 15 хвилин роботи означає, що вони отримують оплату за весь день.
Якщо ви не вірите, що ваш співробітник утримається від відповідей на електронні листи, телефонних дзвінків або роботи протягом кількох хвилин роботи над цим проектом наступного тижня, тримайте свій ноутбук в офісі та вимкніть на час електронні листи запитання.
4. Повний вихідний (інше)
За даними Департаменту праці, заробітної плати та робочого часу США, ви можете вирахувати повний вихідний лише з причин, відмінних від хвороби якщо у вас є не лише «чесний план, політика чи практика надання компенсації за втрачену зарплату через хворобу; компенсувати суми, які працівники отримують як гонорари присяжних, свідків або військові; за добросовісно накладені штрафи за серйозні порушення правил безпеки; або за неоплачуване дисциплінарне відсторонення на один або більше повних днів, накладене добросовісно за порушення правил поведінки на робочому місці».
Іншими словами, ви не можете просто на ходу прийняти рішення про відрахування зарплати звільненого працівника, коли ви відсторонили працівника за порушення правил.
Ви повинні мати план, який визначає умови, за яких ви не будете платити звільненим працівникам. В іншому випадку це буде незаконне відрахування, якщо ви скасуєте заробітну плату звільненого працівника, і працівник взагалі працював протягом тижня, ви щойно скасували звільнення.
5. FMLA
Якщо у вас є працівник, який відсутня протягом кількох тижнів через FMLA, цілком очевидно, що ви не повинні платити звільненому працівнику протягом цього часу. Її не було цілими днями, і це частина чесного плану. Але як щодо переривчастого FMLA?
Тоді працівнику дозволено взяти кілька годин відпустки, щоб вирішити медичні проблеми — чи то для своїх власних проблем, чи для кваліфікованого члена сім’ї. Закон про сімейні медичні відпустки зокрема дозволяє вираховувати звільнену від оподаткування зарплату працівника, коли він використовує FMLA.
Отже, якщо вашому працівнику потрібно взяти дві вихідні на тиждень для діалізу, ви не повинні платити йому за цей час.
Однак ось застереження щодо цього відрахування. Оскільки звільненим працівникам платять за роботу, а не за годину, якщо ваш працівник все ще працює повних 40 годин, а ви вираховуючи половину денної зарплати щотижня, коли вони йдуть на прийом до лікаря, ви праві з точки зору права, але морально та етично неправильно.
Загальне правило про дотримання зарплати звільненого працівника
Як правило, просто пам’ятайте, що нічого не вираховувати із зарплати звільненого працівника. Якщо працівник бере кілька годин відпустки в середині дня, приходить пізно або йде раніше, ви можете вирахувати з його банку PTO, але будьте обережні, коли ви робите це. Якщо працівник є хорошим працівником, який виконує свою роботу, не карайте її за ефективність, з якою вона використовує свій час.
Якщо ви вирішите, що вам потрібна можливість вираховувати платню за такий відгул, пам’ятайте, що погодинна оплата завжди є законною. Однак якщо ви підете цим шляхом, ваш працівник тепер матиме право на оплату понаднормової роботи, незалежно від того, чи відповідає вона іншим вимогам для звільнення. Отже, ваше бажання заощадити кілька доларів, тому що вона довго обідає, буде перекреслено величезною оплатою понаднормової роботи, яку вона отримуватиме під час напруженого сезону.
Важливо пам’ятати, що звільнених працівників наймають для виконання роботи, а не для роботи в певні години. Ставтеся до них як до відповідальних професіоналів, і, швидше за все, зрештою все вийде на краще.
