Чи відчуваєте ви потребу бути більш організованими та/або більш продуктивними? Ви проводите свій день у шаленій активності, а потім дивуєтесь, чому ви не досягли багато чого? Тоді ці поради щодо організації часу для вас — вони вам допоможуть збільшити свою продуктивність залишайтеся холодними та зібраними.
1. Усвідомте, що тайм-менеджмент — це міф
Це перше, що вам потрібно зрозуміти управління часом, що незалежно від того, наскільки ми організовані, у добі завжди лише 24 години. Час не змінюється. Все, чим ми насправді можемо керувати, це самі собою та те, що ми робимо з часом, який у нас є. Цінуйте це. Інтерналізувати це. І якнайшвидше перейдіть до наступної підказки.
2. Дізнайтеся, де ви витрачаєте час
Багато з нас є жертвами марнотратників часу, які крадуть час, який ми могли б використати набагато продуктивніше. Які у вас бандити часу? Ви витрачаєте занадто багато часу на серфінг в Інтернеті, читання електронної пошти, публікації у Facebook, надсилання текстових повідомлень або особистих дзвінків?
В опитуванні salary.com 89 відсотків респондентів визнали, що щодня витрачають час на роботі:
- 31 відсоток витрачає приблизно 30 хвилин щодня
- 31 відсоток витрачає приблизно одну годину щодня
- 16 відсотків витрачають приблизно дві години щодня
- 6 відсотків витрачають приблизно три години щодня
- 2 відсотки витрачають приблизно чотири години щодня
- 2 відсотки витрачають п’ять або більше годин щодня
Ви марнуєте час? Відстеження щоденної діяльності допомагає сформувати точне уявлення про те, скільки часу ви витрачаєте на різні види діяльності, що є першим кроком до ефективного тайм-менеджменту.
3. Створіть цілі управління часом
Пам’ятайте, що фокус тайм-менеджменту – це зміна вашої поведінки, а не час. Краще почати з усунення особистих марнотратників часу. Наприклад, протягом одного тижня поставте собі за мету не приймати особистих телефонних дзвінків і не відповідати на текстові повідомлення, не пов’язані з роботою, поки ви працюєте.
4. Реалізуйте план управління часом
Подумайте про це як про розширення третьої поради щодо управління часом. Мета полягає в тому, щоб з часом змінити свою поведінку, щоб досягти будь-якої загальної мети, яку ви поставили перед собою, як-от підвищення продуктивності чи зменшення стресу. Тож вам потрібно не лише встановити свої конкретні цілі, а й відстежувати їх з часом, щоб побачити, чи досягаєте ви їх чи ні.
5. Використовуйте інструменти управління часом
Незалежно від того, чи це планувальник, програмне забезпечення чи програма для телефону, перший крок до фізичного керування своїм часом – це знати, куди це зараз йде і планування того, як ви збираєтеся проводити свій час у майбутньому. Таке програмне забезпечення, як Outlook, наприклад, дозволяє легко планувати події, і його можна налаштувати так, щоб нагадувати вам про події заздалегідь, що полегшує керування часом.
6. Немилосердно розставляйте пріоритети
Ви повинні починати кожен день із сеансу, встановлюючи пріоритетність завдань на цей день і встановлюючи контрольну ефективність. Якщо у вас є 20 завдань на певний день, скільки з них вам справді потрібно виконати?
7. Навчіться делегувати та/або аутсорсинг
Багатьом власникам бізнесу, незалежно від того, наскільки він малий, навчитися делегувати повноваження – це одна з найскладніших речей бізнес полягає в тому, що вам не потрібно бути шоу для однієї особи — вам потрібно дозволити іншим людям виконувати деякі з навантаження. Делегування розподіляє завдання, які вам краще залишити комусь іншому, щоб ви могли максимально використати свій час.
8. Встановіть розпорядок дня та дотримуйтесь його якомога більше
Незважаючи на те, що кризи виникатимуть, ви будете набагато продуктивнішими, якщо зможете дотримуватися розпорядку більшу частину часу. Для більшості людей створення та дотримання розпорядку дає їм змогу відразу приступити до завдань дня, а не витрачати час на те, щоб почати.
9. Візьміть звичку встановлювати часові обмеження для виконання завдань
Наприклад, читання та відповідь на електронну пошту може зайняти весь ваш день, якщо ви це дозволите. Замість цього встановіть для цього завдання одну годину на день і дотримуйтесь його. (Найпростіший спосіб зробити це — призначити певний час для цього завдання, а не відповідати на електронні листи на вимогу.)
10. Переконайтеся, що ваші системи організовані
Ви витрачаєте багато часу? пошук файлів на вашому комп’ютері? Знайдіть час, щоб організувати систему керування файлами. Ваша система файлів уповільнює роботу? Переробіть це так, щоб ви могли швидко отримати те, що вам потрібно.
11. Не витрачайте час на очікування
Від зустрічі з клієнтами на прийом до стоматолога неможливо уникнути очікування когось або чогось. Але вам не потрібно просто сидіти і крутити великими пальцями. Технологія дозволяє легко працювати, де б ви не були; Ваш планшет або смартфон допоможе вам залишатися на зв'язку. Ви можете читати звіт, перевіряти електронну таблицю або планувати наступну маркетингову кампанію.
Додаткова порада: ваш час належить вам
І ось найважливіша порада щодо тайм-менеджменту. Ви можете контролювати та досягати того, чого хочете досягти, коли ви розберетеся з міфом про тайм-менеджмент і візьмете під контроль свій час.
