Під час написання електронних листів, пов’язаних із працевлаштуванням, спосіб спілкування вплине на ваш успіх. Роботодавці очікують отримувати добре написані та безпомилкові повідомлення електронної пошти. Оскільки у вас є лише короткий проміжок часу, щоб справити враження, тримайте свої електронні листи короткими та зосередженими.
Перегляньте приклади форматів електронних повідомлень
Перегляньте приклади форматів електронних повідомлень для супровідних листів про роботу, рекомендацій, листів про звільнення, Повідомлення LinkedIn, прощальні повідомлення та подяки, а також приклади тем і підписи.
Що включити в професійне повідомлення електронної пошти
Який найкращий спосіб форматування електронних листів, які ви надсилаєте роботодавцям і зв’язкам? Повідомлення електронної пошти для працевлаштування має бути таким же професійним, як і якщо б ви писали старомодний паперовий лист, і містити такі елементи:
- Тема з вашим ім’ям і причиною написання
- Професійне привітання
- Тіло повідомлення, який має бути не більше двох-трьох абзаців. У повідомленні має бути пояснено, хто ви, чому ви пишете, і що ви просите або можете запропонувати.
- Професійне закриття
- Підпис з вашою контактною інформацією, яка повинна містити ваше повне ім’я, адресу електронної пошти та номер телефону. Ви також можете включити URL-адресу свого профілю LinkedIn, а також посилання на будь-які сторінки соціальних мереж, які ви використовуєте в професійних цілях.
Формат супровідного листа електронної пошти
Надсилаючи супровідний лист електронною поштою, щоб подати заявку на роботу, важливо дотримуватися інструкцій роботодавця як подати заявку та переконатися, що супровідний лист електронної пошти складено та відформатовано належним чином.
Роботодавець може попросити вас включити супровідний лист до вашого електронного повідомлення або вас можуть попросити надіслати вкладення. Коли ви включаєте свій лист у повідомлення електронної пошти, ви просто вводите текст або копіюєте/вставляєте його з програми обробки тексту в електронний лист.
Якщо ви надсилаєте супровідний лист електронною поштою, ось як його відформатувати:
Тема: Ваше ім'я—Посада
Привітання
Тіло повідомлення
У першому абзаці супровідного листа електронної пошти має бути вказано вакансію, на яку ви претендуєте, і місце, де ви знайшли оголошення про вакансію.
Використовуйте другий абзац — і третій, якщо він вам потрібен, — щоб детально розповісти, що ви можете запропонувати роботодавцю, і пояснити, чому вас чудово найму.
В останньому абзаці свого повідомлення подякуйте компанії за те, що вона розглядає вас для роботи.
Закриття
Підпис
Формат прощального електронного повідомлення
Під час звільнення з роботи радимо надіслати персоналізоване прощальне повідомлення електронною поштою чи LinkedIn, а не груповими повідомленнями, щоб ваше прощальне повідомлення було особистим. Додайте свою контактну інформацію, щоб ваші колеги могли залишатися на зв’язку.
Ось що слід включити у своє повідомлення:
Тема: Ваше ім'я — рух далі
Привітання
Тіло повідомлення
Якщо ви добре знаєте людину, ви можете надіслати неформальне повідомлення, переказавши свої плани на майбутнє. Іншим колегам і клієнтам надішліть офіційне прощальне повідомлення.
Згадайте, що ви рухаєтесь далі, поділіться своєю вдячністю та подякою та додайте прохання залишатися на зв’язку.
Додайте особисту контактну інформацію в повідомлення або підпис, щоб було легко залишатися на зв’язку.
Закриття
Підпис
Формат повідомлення LinkedIn
Надсилаючи повідомлення та запрошення на LinkedIn, ваші повідомлення мають бути професійними та добре написаними. Відформатуйте свій лист як повідомлення електронної пошти. Поясніть, чому ви запрошуєте людину зв’язатися з вами або просите інформацію чи допомогу.
Обов’язково вкажіть, як ви знаєте, що ви на зв’язку, і які поради чи допомога вам потрібні. Додайте свою контактну інформацію (електронну адресу та номер телефону) у своєму повідомленні, щоб було легко підключитися за межами LinkedIn.
Формат мережевого повідомлення
Під час спілкування з метою розвитку кар’єри чи пошуку роботи важливо включити інформацію про те, чому ви пишете та яку допомогу шукаєте. Якщо ви пишете другу чи колезі, ваше повідомлення не повинно бути офіційним.
Якщо ви просите когось, хто вас не знає, про допомогу в пошуку роботи чи кар’єрі, напишіть офіційний запит про допомогу.
Тема: Ваше ім'я - рекомендація (або інша причина написання)
Привітання
Тіло повідомлення
Те, що ви включите у свій лист, залежить від того, кому він адресований. Якщо ви просите допомоги в пошуках роботи у когось із знайомих, ви можете бути менш формальними, ніж якщо ви просите допомоги у когось, кого вам направили.
Загалом використовуйте перший абзац, щоб представитися, а наступні абзаци, щоб пояснити свій запит. Завершіть свій лист проханням про подальші дії.
Закриття
Підпис
Форма довідкового листа
Надсилаючи електронною поштою рекомендаційний лист для кандидата на роботу, у вашому повідомленні має бути пояснено ваш зв’язок із особою, яку ви рекомендуєте, зокрема те, як ви її знаєте. Включіть якомога більше деталей про відповідну кваліфікацію особи.
Тема: Ім'я заявника — рекомендація
Привітання
Тіло повідомлення
Перший абзац рекомендаційного листа пояснює, як ви знаєте людину, яку рекомендуєте, і чому ви маєте право рекомендувати її.
У другому абзаці поділіться подробицями про те, чому ця особа кваліфікована для роботи. У третьому абзаці вкажіть, що ви «дуже» або «наполегливо» рекомендуєте людину.
Завершіть свій лист пропозицією надати додаткову інформацію для підтримки кандидатури особи. Вкажіть тут свою електронну адресу, номер телефону та підпис.
Закриття
Підпис
Формат електронного повідомлення про звільнення
Надсилаючи електронний лист про звільнення з роботи, він повинен бути коротким і по суті. У темі повідомлення вкажіть своє ім’я та «відставка». У вашій електронній пошті має бути лише інформація про те, що ви йдете, і коли ваш останній робочий день.
Тема: Ваше ім'я - Відставка
Привітання
Тіло повідомлення
У першому абзаці вашого електронного листа має бути зазначено, що ви подаєте у відставку, і вкажіть, коли ваша відставка набуває чинності.
Наступний (необов’язковий) абзац вашого листа про звільнення подякує роботодавцю.
Завершіть свій електронний лист (також необов’язково), пропонуючи допомогу з переходом.
Закриття
Підпис
Формат електронного повідомлення подяки
Знайти час, щоб надіслати повідомлення з подякою після співбесіди при прийомі на роботу, витрачено з користю. Окрім подяки інтерв’юеру за його або її час, ви можете ще раз підтвердити свою зацікавленість у роботі та поділитися всім, про що забули згадати під час співбесіди.
Тема - Дякую — співбесіда щодо посади
Привітання
Повідомлення електронною поштою
У листі подяки за співбесіду слід висловити вашу вдячність за час, приділений інтерв’юеру, підтвердити ваш інтерес до роботи, поділитися будь-яким інформацію, яку ви не згадали під час співбесіди, і запропонуйте надати будь-яку додаткову інформацію, яка може знадобитися компанії для прийняття на роботу рішення.
Закриття
Підпис
Як відформатувати свій електронний підпис
Використовуючи електронну пошту для пошуку роботи, важливо включити підпис електронної пошти до своєї контактної інформації, щоб менеджери з найму та рекрутери могли легко зв’язатися з вами.
Ось як відформатувати свій підпис у повідомленні електронної пошти:
Твоє ім'я
Адреса електронної пошти
Номер телефону
необов'язково:
[URL-адреса LinkedIn]
[Адреса вебсайту]
