Фідуціари планів виплат працівникам, у тому числі для малого бізнесу, потенційно можуть стати предметом судових позовів за звинуваченням у неправильному управлінні або неналежному управлінні цими планами. Такі претензії можуть бути подані незадоволеними учасниками плану або їхніми бенефіціарами. Визнаючи це, роботодавці можуть захистити себе та інших фідуціарів плану, придбавши страхування фідуціарної відповідальності.
Зобов'язання за ERISA
Фідуціарії планів пільг регулюються федеральним законом під назвою Закон про забезпечення пенсійного доходу працівників (ERISA). Прийнятий у 1974 році, ERISA встановлює мінімальні стандарти для пенсійних і медичних планів, які пропонують приватні роботодавці. Закон вимагає від фідуціарів дуже високого рівня, що покладає на них особисту відповідальність за свої дії. Це означає, що їхні особисті активи можуть бути використані для відшкодування збитків, присуджених позивачам.
ERISA вимагає, щоб кожен план виплат мав принаймні одну довірену особу, яка має бути визначена в плані за ім’ям або посадою.
ERISA застосовується до будь-якого плану, який відповідає визначенню законодавства про план виплат працівникам. Цей термін включає плани соціального забезпечення працівників, такі як медичні, стоматологічні та інвалідні плани, а також гнучкі рахунки витрат (FSA). Він також включає пенсійні плани, як-от 401 (k) s, пенсії та плани придбання акцій. ERISA не поширюється на групові плани охорони здоров’я, створені церквами чи державними установами, або на плани, які вимагаються законом, наприклад плани компенсації працівникам і компенсації по безробіттю.
Хто такий фідуціар?
ERISA детально визначає слово «фідуціарний». По суті, фідуціар – це будь-яка особа, яка має дискреційні повноваження (прийняття рішень) щодо управління планом, адмініструванням або його активами. Як правило, всі наступні ролі кваліфікуються як довірені особи: спонсор плану (роботодавець), план довірена особа, адміністратор плану, директори та посадові особи фірми, а також внутрішні інвестиції фірми комітет.
Якщо робота людини передбачає роботу з виплатами працівникам, це не обов’язково робить її довіреною особою. Співробітники, які виконують рутинні адміністративні функції, також не є довіреними особами. Прикладами таких типів посад є працівники, які ведуть трудові книжки, розраховують виплати або визначають право на виплати на основі існуючих правил.
Фідуціарій не може звільнитися від відповідальності, делегувавши свої обов’язки комусь іншому, наприклад зовнішньому адміністратору.
Так само роботодавець не обов’язково діє як довірена особа, коли приймає рішення, пов’язані з виплатами. Наприклад, роботодавець не вважається фідуціаром, коли вирішує, пропонувати чи ні план, які переваги включити чи змінити чи припинити план. Це бізнес-рішення; не фідуціарний. Однак роботодавець може стати довіреною особою, реалізуючи ці рішення від імені плану.
Приклади покриття претензій
Страхування довірчої відповідальності для тих у вашому бізнесі, хто цього потребує, може бути мудрим фінансовим кроком. Ось кілька прикладів можливих типів дорогих і тривалих претензій, які покриваються страхуванням фідуціарної відповідальності:
- Підприємство наймає стороннього інвестиційного менеджера для прийняття інвестиційних рішень від імені плану 401(k) компанії. Менеджер інвестує кошти в схему Понці, і гроші втрачаються. Учасники плану подають до суду на роботодавця за те, що він найняв нечесного керівника та не проконтролював його.
- Підприємство пропонує план пільг і зберігає пов’язані конфіденційні дані співробітників, наприклад номери соціального страхування, у своїй комп’ютерній системі. Систему зламано, і співробітники подають на компанію до суду за порушення фідуціарних обов’язків.
- Роботодавець пропонує медичне страхування працівникам через страхову компанію. Працівник подає документи, щоб додати свою новонароджену дитину до плану, але роботодавець не повідомляє про це страховика. Коли медична страхова компанія пізніше відмовляється покривати медичні витрати, понесені дитиною, працівник вимагає від роботодавця оплатити рахунки.
Фідуціарне покриття відповідальності
Компанії будь-якого розміру, яка пропонує виплати працівникам, слід розглянути можливість придбання страхування фідуціарної відповідальності; Це покриття широко доступне. Прикладами політики фідуціарної відповідальності є політики Hartford, Travellers і Beazley. Hartford і Travellers є великими багатолінійними страховиками, тоді як Beazley є спеціалізованим перевізником.
Поліси фідуціарної відповідальності є претензійними, тобто вони покривають претензії, подані протягом періоду дії поліса. Вони охоплюють позови, подані проти фідуціарів плану за порушення їхніх фідуціарних зобов’язань під час управління чи адміністрування плану виплат працівникам. Політики зазвичай охоплюють такі дії, як перелічені нижче:
- Неправомірна відмова в пільгах
- Внесення неналежних змін до плану виплат
- Помилки в адмініструванні плану виплат
- Надання неналежної поради чи поради
- Недбалий вибір сторонніх постачальників послуг або відсутність нагляду за їх діяльністю
- Недбале інвестування активів плану
- Конфлікт інтересів, наприклад надання порад, які приносять користь фідуціарію, а не учаснику плану
Майте на увазі, що страхування фідуціарної відповідальності не покриває злочини чи інші навмисні протиправні дії, такі як розкрадання.
Деякі з цих полісів дійсно передбачають обмежену суму покриття (наприклад, 100 000 доларів США) для гонорарів і витрат на юридичний захист, сплачених за програмою врегулювання, яка фінансується урядом. Програми врегулювання дають роботодавцям змогу уникнути дорогих судових процесів шляхом врегулювання претензій у позасудовому порядку.
У той час як політика фідуціарної відповідальності покриває витрати на захист претензій, витрати на судовий захист підлягають обмеженню. Крім того, поліси часто включають франшизу, яка може стосуватися як відшкодування збитків, так і витрат на захист.
Фідуціарну відповідальність можна придбати окремо або як частину політики пакету відповідальності за управління.
Скільки це може коштувати?
Більшість страхових компаній, які пропонують довірче покриття відповідальності, не публікують ціни на своїх веб-сайтах. Тим не менш, власники бізнесу можуть оцінити свою вартість покриття, використовуючи дані, надані Embroker, онлайн-страховою брокерською компанією. Embroker зазначає, що щорічні премії за фідуціарну відповідальність зазвичай коливаються від 500 до 2500 доларів США залежно від конкретних потреб компанії.
Фідуціар проти Покриття EBL
Більшість полісів фідуціарної відповідальності автоматично включають покриття відповідальності за виплати працівникам (EBL). Страхування EBL покриває претензії, пов’язані з помилками під час звичайних адміністративних обов’язків, як-от реєстрація учасників плану та додавання або видалення бенефіціарів. Страхування EBL може надаватися незалежно від фідуціарної відповідальності шляхом підтвердження загального полісу відповідальності. Якщо це передбачено таким чином, страхування EBL спеціально виключає відповідальність, що випливає з ERISA.
Ключові висновки
Якщо ви пропонуєте виплати працівникам, то адміністратор вашого плану виплат, інвестиційний менеджер, власні директори вашої компанії, посадові особи та деякі інші у вашій фірмі можуть кваліфікуватися як довірені особи згідно з ERISA. Фідуціари дотримуються дуже високих стандартів поведінки та несуть персональну відповідальність за свої помилки.
Ви можете захистити свій бізнес від дорогих судових позовів, пов’язаних із пільгами, придбавши страхове покриття довірчої відповідальності.
