Коли ти пишуть ділового листа, важливо включити відповідне привітання на початку вашого листа. Це стосується незалежно від того, надсилаєте ви повідомлення електронною поштою чи поштою. Використання відповідного привітання задає тон вашому листу та показує адресату, що ви розумієте основні правила ділового етикету.
У той час як просте «Привіт», «Привіт» або навіть «Привіт» доречно у звичайному листуванні, більш офіційне привітання доречне, коли ви надсилаєте електронний лист про ділову справу, наприклад супровідний лист, рекомендаційний лист або лист-запит.
Нижче наведено список прикладів листів-привітань, які підходять для ділового та службового листування. Пізніше ми пояснимо, як вибрати та відформатувати привітання, а також як надіслати листа тому, чиє ім’я ви не знаєте.
Приклади ділових листів
- Шановний пане Сміт
- Шановні пане та пані Сміт
- Шановні пане Вайт і пані Сміт
- Шановний доктор Сміт
- Шановний суддя Сміт
- Шановна пані Джонс
- Шановна Джейн Доу
- Шановний доктор Хейвен
- Шановні докторе та місіс. Haven
- Шановне ім’я (якщо ви добре знаєте людину)
Усі ці привітання починаються зі слова «шановний». Хоча ви можете просто почати лист з імені людини, це може бути неправильно витлумачено як різке або навіть грубе. У діловому листі завжди безпечно починати привітання зі слова «шановний».
Єдиний виняток – коли ви використовуєте загальне привітання «Для кого це може стосуватися», але про це трохи пізніше.
Спробуйте знайти контактну особу
Однак перш ніж використовувати загальне привітання (або припинити привітання), зробіть усе можливе, щоб спробувати дізнатися ім’я людини, з якою ви спілкуєтесь. Якщо ви подаєте заявку або запитуєте про вакансію, а ім’я менеджера з найму не вказано в списку вакансій, ви можете знайти назву роботодавця або менеджера з найму на веб-сайті компанії. Якщо є контактний номер, ви також можете зателефонувати та запитати в адміністративного помічника ім’я менеджера з найму.
Якщо ви надсилаєте інший тип листа, ви все одно можете знайти ім’я особи на веб-сайті компанії або звернутися до помічника з адміністратора чи контактної особи в компанії, щоб запитати ім’я особи, з якою ви намагаєтеся зв’язатися.
Коли у вас немає контактної особи
Якщо у вас немає контактної особи в організації, ви можете пропустити привітання та почати з першого абзацу свого листа або використати загальне привітання наприклад «Для кого це може стосуватися». "To Whom It May Concern" вважається застарілим, тому перевірте наявність інших варіантів, перш ніж використовувати його.
Загальні привітання для ділових листів
- Шановний менеджер по роботі з клієнтами
- Шановна команда служби підтримки клієнтів
- Шановний менеджер з найму
- Шановна команда найму!
- Шановний менеджер з персоналу
- Шановний пан чи пані
- Шановна команда
- Для кого це може стосуватися
Інструкції щодо імен і назв
Використовуйте Mr. або Ms.
У привітанні зазвичай має використовуватися прізвище людини разом із «містером». або "пані" Загалом уникайте використання "Місіс." або "міс" якщо ви не впевнені, як жінка-одержувач хоче, щоб до неї зверталися. Якщо сумніваєтеся, використовуйте за умовчанням "Ms."
- Шановна пані Сміт
- Шановний містере Джонс
Що перерахувати для людини з докторським або медичним ступенем
Якщо ви звертаєтеся до людини, яка має ступінь доктора або медичний ступінь, використовуйте скорочену форму: «Доктор». Однак для інших титулів (таких як «професор», «суддя», «равин» тощо) пишіть повний титул і писати це з великої літери. Наприклад, ваше привітання в листі до судді буде таким: «Шановний суддя Барнард». Або, якщо ваше листування було з рабином, ви можете написати: «Шановний рабі Вільямсе».
- Шановний доктор Хенкок
- Шановна суддя Симона
Що перерахувати для кількох одержувачів
Якщо ваш лист адресовано кільком особам, напишіть усі їхні імена окремо, розділяючи їх комами. Наприклад, «Шановний містере Гоббс, міс Люкс і містере Хопман». Для сімейних пар, якщо одна особа в парі змінила своє ім’я, вам потрібно використати прізвище лише один раз. Наприклад, «Шановні пане та місіс. Сміт».
- Шановна пані Сікана, докторе Ліберман та пані Дейнс
- Шановні пане та пані Фойл
Коли ти не знаєш статі
Іноді з імені незрозуміла стать людини — такі імена, як «Корі» або «Блейк», є звичайними жіночими та чоловічими іменами. Якщо це так, спробуйте визначити стать, здійснивши пошук на LinkedIn або на веб-сайті компанії. Але якщо воно залишається неоднозначним, просто напишіть повне ім'я людини, викидаючи назву. Наприклад, «Шановний Корі Майєр».
- Шановний Бейлі Тіммонс
- Шановний Роуен МакДеніелс
Як оформити лист-привітання
Після привітання поставте двокрапку або кому, пробіл, а потім почніть перший абзац свого листа. Використання двокрапки є більш формальним варіантом. Наприклад:
Шановний пане Сміт!
[Перший абзац листа.]
Перевірте орфографію перед надсиланням
Насамкінець, перш ніж надіслати діловий лист, переконайтеся, що ви правильно написали ім’я людини. Ще раз перевірте правопис на веб-сайті компанії або в LinkedIn.
Попросіть друга, якому ви довіряєте, перевірити ваше повідомлення, перш ніж надсилати його, звертаючи особливу увагу на написання імен.
Ключові висновки
- Пишучи ділову кореспонденцію, завжди починайте своє повідомлення з офіційного, а не випадкового привітання: «Шановний містере Джонсе», а не «Привіт». «Шановний» завжди має передувати імені одержувача, за винятком випадків, коли ви не можете знайти контактну інформацію і потрібно використовувати «Для кого це може» Занепокоєння».
- Якщо у вас є сумніви щодо імені, статі чи професійної посади одержувача, ознайомтеся з цією інформацією, переглянувши його обліковий запис LinkedIn або веб-сайт його компанії. Крім того, можна також зателефонувати до відділу кадрів або на рецепцію роботодавця та попросити цю інформацію.
- Перевірте правильність написання імені свого кореспондента в соціальних мережах або на веб-сторінках компаній.
