Інформаційна система людських ресурсів (HRIS) — це програмне забезпечення або онлайн-рішення для введення даних, відстеження даних, та інформаційні потреби в даних відділу кадрів, нарахування заробітної плати, управління та бухгалтерського обліку в межах a бізнес. Це корисно для всіх процесів, які ви хочете відстежувати та з яких ви сподіваєтеся зібрати корисні та цілеспрямовані дані.
Зазвичай упаковані у вигляді бази даних, сотні компаній продають певну форму HRIS, і кожна HRIS має різні можливості. Ретельно обирайте свій HRIS, виходячи з можливостей, які вам потрібні у вашій компанії. Оскільки HRIS стає дедалі складнішим, вибір між різними системами стає достатнім, щоб практично паралізувати відділ кадрів.
Спостерігати за тим, як технологічна компанія, де є комп’ютерні експерти, пройшла через три різні системи HRIS за десять років, перш ніж нарешті зупинитися на своїй поточній системі, було навчанням у своїй складності. Їхні можливості на роботі та у використанні рідко виправдовували ажіотаж продажів, який спонукав цей вибір. Ось чому вибір HRIS є серйозною справою для бізнесу.
Основні міркування під час перегляду варіантів HRIS
Вибір HRIS є стресовою ситуацією, оскільки існує так багато варіантів. Вибрати варіанти, які найкраще відповідають вашим потребам у вашій компанії, складно. Пробиратися інформацією, яку надає кожна система, теж складно.
Продавці часто є продавцями за дорученнями, які усно можуть сказати вам, що система задовольнить ваші потреби. Переконайтеся, що ви перевіряєте це з багатьох джерел, включаючи поточних клієнтів, онлайн-групи обговорення, LinkedIn, інших членів SHRM і відгуки Google.
Це інші фактори, які слід враховувати при виборі HRIS.
Кількість працівників
Пам’ятайте, що навіть якщо сьогодні у вашій компанії лише кілька людей, у майбутньому вона може мати удвічі або навіть у 10 разів більше працівників, тому оберіть систему, яка зможе розвиватися разом із вашим бізнесом.
Можливості системи
Іншим ключовим фактором, який ви повинні враховувати, є те, що багато HRIS здатні виконувати лише частину того, що вам потрібна автоматизація. У цих випадках ви захочете переконатися, що компоненти будь-яких надбудов або додаткових систем працюють бездоганно. Знову ж таки, не вірте продавцю на слово про взаємодію систем. Проведіть дослідження, щоб переконатися, що так.
Навчання та підтримка
Перевірте також, які види навчання та постійна підтримка доступні для вашого персоналу. Ви також повинні переконатися, що обіцянки продавця-консультанта щодо навчання та подальшого спостереження після покупки записані прямо у вашому договорі про придбання HRIS. Крім того, зверніться до інших організацій, щоб переконатися, що вибрана вами компанія має досвід постійної корисної підтримки. Багато хто цього не робить.
Очікувана функціональність Better HRIS Choices
Як правило, кращі інформаційні системи людських ресурсів (HRIS) забезпечують загальне:
Управління всією інформацією про співробітників:
Такі дані, як імена, посади, адреси та зарплати, є базовим початком. Історія заробітної плати та посад, структури звітності, історії оцінки ефективності та інша важлива інформація про співробітників.
Документи, що стосуються компанії:
Сюди входять такі предмети, як довідки для працівників, порядок евакуації в надзвичайних ситуаціяхі вказівки з безпеки.
Адміністрація пільг:
Вам знадобиться в тому числі адміністрування пільг зарахування, зміни статусу та оновлення особистої інформації. В ідеальній системі ви можете дозволити співробітникам шукати та переглядати власну інформацію, включаючи відстеження відпусток.
Повна інтеграція із заробітною платою:
Ця інтеграція також включатиме інші фінансове програмне забезпечення компанії та системи бухгалтерського обліку. Коли вони підключені, ви можете переконатися, що зарплата правильна. Ніколи не існує розриву між офіційною ставкою заробітної плати та інформацією, яку має платіжна відомість. Якщо системи не інтегруються, легко оновити зарплату в одній системі, а не в іншій.
Відстеження кандидатів і керування резюме:
Коли ваша система працює безперебійно, рекрутер може натиснути кнопку найнята та отримати всю інформацію з Заявник переводиться на роботу сторона речей. Це економить багато часу, оскільки ваші дані та документи практично зникають.
Якщо заявник вводить власну інформацію під час подання заявки, ви можете гарантувати точність. Якщо лист із пропозицією створено за допомогою тієї ж системи, що й система нарахування заробітної плати, зарплата буде ідеально відповідати, і непорозумінь не буде.
Плани розвитку продуктивності:
Недостатньо лише мати плани, якщо вони записуються в центральній системі, тоді вони можуть легко стежити за працівником від посади до посади. Вище керівництво може створювати звіти, щоб побачити, де знаходяться люди та що планують їхні менеджери планування спадкоємності для свого майбутнього.
Дисциплінарні стягнення:
Важливо відстежувати, кого було відсторонено, понижено в посаді чи помічено щодо інших негативних дій, навіть після того, як працівник залишить вашу організацію. Коли компанія дзвонить і просить довідку колишнього співробітника, адміністратору відділу кадрів легко знайти та повідомити, чи має ця особа право на повторний прийом на роботу чи ні.
Записи про навчання:
Це особливо важливо для компанії, де потрібні сертифікати та ліцензії. В інших компаніях записи про навчання можуть не мати такого рівня важливості, але ви все одно можете знайти що володіння інформацією корисне для розвитку ваших співробітників, що є ключовим фактором, від якого вони хочуть працювати.
Підсумовуючи, HRIS, який найбільш ефективно обслуговує компанії, відстежує цю інформацію:
- відвідуваність і використання ВВП,
- підвищення зарплати та історія,
- розряди оплати праці та займані посади,
- плани розвитку діяльності,
- отримане навчання,
- дисциплінарне стягнення, адміністративний захід отримав,
- особисту інформацію про співробітника, а іноді,
- керівництво та ключовий співробітник плани спадкоємності,
- високий потенціал ідентифікації співробітників, і
- відстеження кандидатів, співбесіди та відбір.
Переваги правильного HRIS
Ефективний HRIS надає інформацію практично про все, що потрібно компанії для відстеження та аналізу своїх співробітників, колишніх співробітників і кандидатів. Вашій компанії потрібно буде вибрати інформаційну систему людських ресурсів і налаштувати її відповідно до ваших потреб. Якщо ваша компанія знаходиться на шляху зростання, виберіть систему, яка може рости разом з вами.
Впровадити базову HRIS досить недорого, але переконайтеся, що все, що ви впроваджуєте, відповідає фактичним потребам вашої компанії. Хочете мати можливість запускати звіти про оборот? Опублікувати організаційні схеми? Дозволити менеджерам електронний доступ до попередньої оцінки ефективності? Ви хочете, щоб усе робилося через відділ кадрів чи бажаєте, щоб менеджери самі отримували доступ і вводили інформацію?
Завдяки відповідній HRIS персонал відділу кадрів дає змогу працівникам самостійно оновлювати свої переваги та вносити зміни, таким чином звільнення кадрового персоналу для більш стратегічних функцій. Крім того, сприяють дані, необхідні для управління працівниками, розвитку знань, кар’єрного зростання та розвитку, а також для рівного ставлення.
нарешті, менеджери можуть отримати доступ до інформації, необхідної для законної, етичної та ефективної підтримки успіху своїх звітних працівників. Вони можуть створювати власні звіти та вводити плани в систему, щоб допомогти з наступністю.
Інформаційна система людських ресурсів (HRIS) — це програмне забезпечення або онлайн-рішення для введення даних, відстеження даних, та інформаційні потреби в даних відділу кадрів, нарахування заробітної плати, управління та бухгалтерського обліку в межах a бізнес.
Суть
Зазвичай упаковані у вигляді бази даних, сотні компаній продають певну форму HRIS, і кожна HRIS має різні можливості. Ретельно обирайте свій HRIS на основі поточних і прогнозованих можливостей, які вам потрібні у вашій компанії.
