Надайте відгук, який має вплив
Зробіть свій відгук належним чином за допомогою способу та підходу, який ви використовуєте, коли хочете надавати співробітникам зворотній зв'язок щодо продуктивності. Ваш відгук може мати значення для людей, якщо ви зможете уникнути провокування захисної реакції.
Особливо на сприйнятий негативний або менш позитивний відгук працівники мають тенденцію реагувати оборонно, оскільки люди схильні сприймати відгук особисто, а не професійно. Це перешкоджає вашій здатності допомогти працівнику покращити його продуктивність.
Ці вказівки допоможуть вам допомогти співробітникам підвищити продуктивність завдяки позитивному використанню зворотного зв’язку.
Ось як ви можете найкраще надати відгук
Ефективний зворотній зв’язок співробітників є конкретним, а не загальним.
Щоб надати конкретний відгук, наприклад, скажіть: «Звіт, який ви надали вчора, був добре написаний, зрозумілий і зробив ваш пункти про бюджет дуже ефективно". Не кажіть "хороший звіт". Це твердження є надто загальним, щоб працівник міг використовувати інформацію для покращити.
Одна з цілей ефективного, конструктивного зворотного зв’язку полягає в тому, щоб повідомити людині про конкретну поведінку, яку ви хотіли б бачити від неї більше. Загальний зворотний зв’язок, як поплескування по спині, змушує працівника почуватися добре на мить, але не сприяє зміцненню поведінки.
Корисні відгуки завжди спрямовані на конкретну поведінку.
Ви хочете конкретно визначити поведінку, яка потребує покращення, а не на особі чи її намірах. (Коли ви брали участь у конкуруючих розмовах під час наради персоналу, а Мері мала слово, ви відволікали інших присутніх. Як наслідок, думку Мері було частково упущено.)
Найкращий відгук – це щиро та чесно наданий, щоб допомогти.
Довіряйте цьому твердженню. Люди дізнаються, чи отримують відгуки з будь-якої іншої причини. Більшість людей мають внутрішній радар, який може легко виявити нещирість. Майте це на увазі, коли надсилаєте відгук.
Успішний зворотний зв’язок описує дії чи поведінку, з якими людина може щось зробити.
Наприклад, ви ніколи не надасте зворотній зв’язок. Якщо можете, надайте будь-які інструменти, навчання, час або підтримку, які потрібні людині для успішної роботи, як це потрібно вам.
Коли це можливо, зворотній зв’язок, який запитується, є більш потужним.
Попросіть дозволу надати відгук. Скажіть: «Я хотів би надіслати вам відгук про презентацію, ви згодні?» Це дає одержувачу певний контроль над ситуацією, що є бажаним. Можливо, одержувач може сказати: «Як щодо завтра? Я хотів би подумати про свою гру на ніч.
Надайте відгук, яким може скористатися одержувач.
Коли ви ділитеся інформацією та конкретними спостереженнями, ви надаєте зворотний зв’язок, який може використовувати працівник.
Він не містить порад, якщо у вас немає дозволу або вас запитували. Запитайте співробітника, що він чи вона могли б зробити інакше, почувши відгук. Ви з більшою ймовірністю допоможете працівнику змінити його підхід, ніж якщо скажете йому, що робити або як змінитися.
Залиште відгук ближче до події.
Незалежно від того, чи є відгук позитивним чи конструктивним, надавайте інформацію якомога ближче до події. Ефективний зворотній зв'язок своєчасний, щоб співробітник міг легко пов'язати зворотний зв'язок зі своїми діями. Згадувати через кілька днів – не ідеально.
Ефективний зворотній зв'язок передбачає, що або як щось було зроблено, а не чому.
Питати, навіщо, значить запитувати людей про їхнє особисте мотивація і це провокує захисну позицію з боку особи, яка отримує зворотний зв’язок. Запитайте, що сталося? Як це сталося? Як можна запобігти такому результату в майбутньому? Як я можу краще допомогти тобі? Що тобі потрібно від мене в майбутньому?
Переконайтеся, що інша особа зрозуміла, що ви повідомили, за допомогою циклу зворотного зв’язку.
Цикл зворотного зв’язку, такий як запитання до працівника або спостереження за його поведінкою, що змінилася, дає змогу зрозуміти, що інша сторона зрозуміла, що ви повідомили. Встановіть час для повторної зустрічі, щоб обговорити, чи змінився відгук і чи потрібні додаткові дії.
Успішний зворотній зв'язок є максимально послідовним.
Якщо дії співробітника хороші сьогодні, вони будуть чудовими і завтра. Якщо порушення політики заслуговує на дисциплінарне стягнення, це завжди повинно заслуговувати на дисциплінарне стягнення — для цього працівника чи будь-якого іншого, що працює так само. Змішані повідомлення не дають результатів.
Поради щодо надання найефективнішого зворотного зв’язку
Коли ви надаєте зворотний зв'язок з працівникомпам’ятайте про ці п’ять порад.
- Зворотний зв’язок повідомляється людині або групі людей щодо впливу їх поведінки на іншу особу, організацію, клієнта чи команду.
- Позитивний відгук означає розповісти комусь про хороша продуктивність. Зробіть цей відгук своєчасним, конкретним і частим.
- Конструктивний зворотний зв'язок сповіщає людину про те, в якій сфері його або її продуктивність може покращитися. Конструктивний відгук – це не критика. Воно має описовий характер і завжди має бути спрямоване на вжиті дії, а не на особу. Наприклад, «Мері, ваше спілкування під час вашої презентації було занадто глибоким для потреб вашої аудиторії. Їм потрібно було почути лише основи, і ви поділилися всією наявною інформацією". Для ефективного зворотного зв’язку ви не сказали б: «Мері, це була довга, нудна промова».
- Основна мета конструктивного зворотного зв'язку - допомогти людям зрозуміти, де вони знаходяться по відношенню до очікувана та/або продуктивна поведінка на роботі.
- Визнання ефективної роботи є потужним мотиватором. Більшість людей хочуть отримати більше визнання, тому визнання сприяє більшій кількості оцінених дій.
