Планування заходів, за великим рахунком, означає займатися людьми. Це не означає, що інтроверти не можуть цього зробити, але екстравертам може бути легше справлятися з повсякденними справами когось, хто займається організацією подій і весіль.
Роботодавці шукатимуть кандидатів, які мають високу толерантність до стресу, зберігають спокій під тиском, мають різноманітні та витончені стилі спілкування та вам комфортно перебувати в центрі творчого планування — або через вроджене відчуття того, що робити, або тому, що ви чудово досліджуєте та збираєте ідеї.
4 найкращі навички, які роботодавці шукають у організаторах особливих подій і весіль
Зв'язок: Організатори спеціальних подій витрачають багато часу на спілкування зі своїми клієнтами, а також з продавцями та постачальниками послуг. Спілкування в обох напрямках вимагає терпіння і різних тонів. Організатор подій повинен мати універсальний стиль спілкування — такий, який можна перевести як на дорогу клієнтуру, так і на сервер, який повинен поповнити каву всім. Роботодавці цінуватимуть організаторів подій, які не просто чудово справляються з матеріально-технічними аспектами своєї роботи, а й тих, хто може спілкуватися з усіма у своїй сфері з ясністю, впевненістю, дипломатичністю, повагою та холодною головою, навіть у часи стрес.
Тенденції та креативність: Чудовому організатору весілля чи особливих подій потрібно творчо підходити до кожного клієнта. Це означає, що ви можете регулярно та на вимогу придумувати творчі ідеї. Кожна подія вимагає різного роду творчості. Весілля, наприклад, буде відрізнятися від корпоративу, який буде відрізнятися від дня народження чи ювілею чи свята на пенсію. Тим не менш, будь-який організатор подій повинен бути креативним, коли справа доходить до просторових домовленостей, плани, маршрути та всі дрібні деталі, як-от візитні картки, освітлення та стиль окулярів і столові прибори. Якщо ви за своєю природою не надто креативна людина з сильною візуальною естетикою, вам потрібно компенсувати це, комфортно досліджуючи. Тенденції поширюються та пишуть про них у соціальних мережах, журналах і на галузевих заходах. Якщо ви отримуєте користь від натхнення, і ви вмієте збирати та об’єднувати інформацію в цілісний досвід, швидше за все, ви зможете відзначитися як планувальник заходів.
Бюджетування: Кожна подія має свій бюджет. Деякі великі, деякі маленькі, і всі важливі. Організаторам подій і весіль буде зручно працювати в межах будь-якого бюджету, який їм надано. Успішний планувальник подій зможе спершу відсортувати найважливіші аспекти заходу та бюджет для цих великих витрат. Чудовий організатор подій проявить креативність і знайде способи збільшити бюджети, щоб вони могли дати клієнту максимум за свої гроші. Планувальник подій, який орієнтується на бюджет, також повинен мати можливість сказати клієнту, де саме і як був витрачений кожен долар, без будь-якої плутанини та без втрати коштів. Організатори подій відповідатимуть за те, щоб гроші від клієнта йшли до продавців. Відносини з постачальниками будуть важливими для репутації будь-якого організатора заходів, тому переконатися, що люди отримують оплату точно та вчасно, буде важливо для успіху організатора заходів.
Організаційні здібності: Події супроводжуються мільйоном дрібних деталей, від того, які фрукти будуть прикрашати келихи для коктейлю гучність бездротового мікрофона, який може використовувати гучномовець, до температури в кімнаті — і це просто події. Більш масштабні події займають цілі готелі та вимагають координації подорожей і готельних номерів. Чудовий весільний координатор зможе стежити за загальною картиною — загальним відчуттям і якістю події — не втрачаючи жодної з цих маленьких деталей. Від досвіду до бюджету та часових рамок, планувальник подій має чудово вміти організувати весь пакет.
Навички організації весіль/особливих подій
Планування заходів може бути захоплюючою, веселою та прибутковою кар’єрою. Ймовірно, він найкраще підходить для людей, які люблять спілкуватися з іншими людьми, і для людей, які люблять роботу, яка пов’язана з різноманітними обов’язками та вимогами. Якщо ви вважаєте, що це може бути кар’єра для вас, працюйте над розвитком навичок, які найбільше потрібні організаторам заходів.
Використовуйте навички, згадані тут, під час створення резюме або супровідного листа. Додайте в своє резюме ці терміни, щоб полегшити пошук за допомогою пошуку. Використовуйте ці терміни під час власного пошуку роботи. Підготуйтеся до будь-яких майбутніх співбесід, навівши приклади того, як ви продемонстрували кожну з цих навичок на робочому місці в минулому.
Кожна робота вимагатиме різних навичок і досвіду, тому переконайтеся, що ви уважно прочитали опис роботи та зосередилися на навичках, зазначених роботодавцем.
А - Г
- Виконуйте зв’язки з постачальниками з питань, пов’язаних із подіями
- Затвердити платежі
- Організуйте місце для зустрічі
- Організація служб підтримки
- Організувати транспорт
- Допомога персоналу громадського харчування
- Допомога фотографам із фотографіями подій
- Допомога з оформленням та розкладом подачі їжі
- Допомога з підбором весільного/урочистого одягу
- Підтримка AV
- Забронювати житло
- Книжковий талант
- Замовляйте місця проведення
- Забронювати готельний номерний блок
- брендинг
- Відносини з клієнтами
- Створення та управління бюджетом
- Створіть екстрений комплект для події
- Створіть хронологію події
- Створіть список запрошених
- Створіть можливості для збільшення продажів
- Збирайте, упорядковуйте та обслуговуйте пошту та пакети подій
- Консультації
- Координувати послуги з проведення заходів
- Координуйте спеціальні заходи
- Узгодження газетних оголошень
- Координувати логістику
- Делегувати завдання
- Розробити теми подій
- Розробити та реалізувати просування подій/рекламу
- Безпосередня репетиція весілля та заходів
- Розподіліть остаточні платежі та чайові постачальникам
- Налагодити відносини з продавцями
- Оцініть і порекомендуйте продавців
- Оцініть та порекомендуйте місця проведення
- Планування заходів
- Відмінні навички письмового та усного спілкування
- Гнучкість роботи в ненормований робочий день, коли це необхідно
- Плани поверхів
- Квіткові композиції
- Вітайте продавців
H - M
- Найміть персонал для проведення заходів
- Визначте потенційних партнерів
- Ініціювати завдання та виконувати обов’язки самостійно
- Огляньте місця проведення заходів
- Знання соціального етикету
- Деталі та тонкощі макету події
- Керуйте повсякденними потребами відділу заходів
- Керуйте списками гостей і відповідями
- Керуйте часовими шкалами та сигналами
- Ведіть базу даних місць, описи місць і контакти
- Ведіть і оновлюйте акаунти в соціальних мережах
- Зустрітися з клієнтами, щоб визначити та проаналізувати вимоги до заходів
- Координація зустрічі
- Microsoft Office
- Моніторинг діяльності заходів
- Багатозадачність
N - S
- Укладайте контракти з постачальниками
- Отримайте відгуки від клієнтів і продавців
- Організація та допомога з друкованими матеріалами
- Організація реєстрації на захід
- Контролювати всі деталі дня події
- Нагляд за налаштуванням і поломкою постачальника
- Виконайте фінальний прогін події
- План масштабу заходу
- Плануйте спеціальні заходи за межами підприємства
- Розставте пріоритети для роботи в швидкоплинному середовищі
- Професійний і приємний етикет телефонної та електронної пошти
- Професійний зовнішній вигляд
- Забезпечте підтримку контролю натовпу
- Надати поради щодо етикету
- Забезпечте виняткове обслуговування клієнтів
- Купуйте подарунки для вечірки
- Контроль якості
- Зберігайте спокій під тиском
- Реагувати на проблеми та скарги, пов’язані з подіями
- Перегляд рахунків заходів
- Перегляньте контракти з постачальниками
- Розсадка
- Надіслати запрошення на подію
- Облаштування репетиційного та подійного простору
- Обмін фотографіями в соціальних мережах
- Реклама в соціальних мережах
- Отримайте пропозиції від постачальників і місць проведення
- Замовте зачіску та візаж у безпечних джерелах
- Запропонуйте поради та підказки
- Вищі організаторські здібності
- Контролювати подію
T - Z
- Вирішення проблем у день події
- Дегустація вибору страв
- В курсі галузевих тенденцій
- Управління сайтом
- Весілля та музичні репліки
- Тепла та привітна манера поведінки
