Досвідчені менеджери проектів і ті, хто працює у великих компаніях, матимуть програмне забезпечення та бухгалтерів, які допоможуть їм скласти бюджет проекту. Але що, якщо ви цього не зробите? Якщо ви дивитеся на порожню електронну таблицю або електронний лист від спонсора проекту з проханням зібрати фінанси для проекту, тоді ця стаття для вас.
Ми розглянемо п’ять речей, які потрібно зробити, щоб створити базовий бюджет проекту.
Використовуйте свій список завдань
Спочатку візьміть список завдань проекту. Ви також можете мати структуру розподілу роботи, і якщо вона у вас є, найкраще її використовувати. Але список завдань підійде, якщо він всебічно охоплює все, що вам потрібно зробити в проекті.
Якщо у вас немає списку завдань, настав час його створити. Запишіть все, що вам потрібно зробити, і речі, які ви повинні побудувати, зробити або завершити, перш ніж проект можна буде завершити. Це не обов’язково має бути в певному порядку, але воно має включати все.
Нарешті, на цьому етапі обміркуйте ідеї зі своєю командою проекту, оскільки обов’язково знайдеться щось, про що ви забули. Краще багато голів, ніж одна!
Оцініть кожен компонент
Тепер перегляньте свій список і визначте ціну кожного товару. Наприклад, завдання, у якому сказано «влаштувати зустрічі для обговорення вимог», може передбачати пошук і наймання, резервування кімнат для зустрічей або купівлю необхідних вам ресурсів, як-от проектора чи фліпчартів. Це пов’язано з витратами, тому отримайте ціни на оренду кімнати та інше обладнання та запишіть їх.
Зробіть це для всього в списку завдань, щоб отримати ціну для кожного пункту. Деякі завдання проекту можуть не мати ціни, і це нормально.
Додайте оцінки разом
Далі додайте всі свої оцінки. Найпростіше зробити це, якщо ви складете список елементів в електронній таблиці, додасте витрати в наступному стовпці, а потім підсумуєте стовпець унизу. Нехай електронна таблиця зробить за вас математику! Це стане вашою бюджетною таблицею.
Варто також згрупувати свої витрати за категоріями, щоб ви могли легко побачити, куди йде основна частина грошей. Використовуйте такі категорії, як «Початок проекту», «Інфраструктура» або «Навчання» – вибирайте групи, які щось означають у контексті проекту.
Додайте непередбачені витрати та податки
Було б чудово, якби у вас була кришталева куля і ви могли передбачити ці витрати зі 100% точністю, але ви, ймовірно, не впевнені у своїй здатності це зробити! Ось тут і виникає непередбачені обставини. Це фонд грошей, який базується на тому, наскільки ви впевнені, що зробили правильні оцінки. Це не стосується якогось конкретного завдання. Це загальний «надзвичайний горщик» на випадок, якщо ви щось помилилися або пропустили щось помилково.
Якщо ви не знаєте, скільки непередбачених витрат додати, візьміть 10% від загальної суми, яку ви створили на третьому кроці. Це ненаукове припущення, яке використовують багато менеджерів проектів і дає вам трохи пом’якшення вашого бюджету, якщо вам це знадобиться.
Додайте внизу таблиці вашого бюджету рядок «Непередбачені витрати» та вкажіть відсоток, який ви використали.
Не забудьте додати будь-який податок із продажів або інші податки, які явно не включені в оцінку вашої окремої позиції.
Додайте все це, і це остаточна сума вашого бюджету.
Отримати схвалення
І останнє, що вам потрібно зробити, це попросити вашого керівника або спонсора проекту затвердити ваш бюджет. Поговоріть з ними про те, як ви це збираєте та з яких елементів складається ваш загальний бюджет.
Це воно! Складання бюджету проекту є важливою навичкою управління проектом, і цей посібник допоможе вам почати створювати бюджет проекту.
