Організація а конференції з нуля вимагає величезної кількості продуманості та збору даних. Весь процес може тривати кілька років залежно від розміру групи, але цілком можливо запустити a успішна конференція за один рік, якщо ви зможете приймати швидкі рішення.
Реальність планування конференції полягає в тому, що без будь-якого досвіду ви можете втратити багато часу, обмірковуючи кожну дрібницю, не звертаючи уваги на важливіші питання. Щоб спростити процес для новачків, ми окреслили найважливіші кроки, надавши вам посилання на наші детальніші покрокові вказівки з кожної конкретної теми. Результатом цього є посібник із планування конференції, який допоможе вам розпочати роботу з надійного шаблону.
Крок 1: Створіть бачення вашої конференції
Кожна подія починається з бачення, але вам потрібно буде перетворити своє бачення на слова та цифри, щоб виміряти витрати та прийняти обґрунтовані рішення щодо планування. По-перше, вам потрібно почати з основ планування подій, наприклад, хто, що, коли, де і чому.
Крок 2: Створення бізнес-плану
Якщо ваша конференція не фінансується грантом або організацією, вам це знадобиться визначте, звідки надходять ваші гроші і для чого він використовується. Першу частину цього рівняння, дохід, слід розрахувати на початку процесу планування.
Тепер, щоб встановити ціну на конференцію, вам потрібно мати уявлення про те, що ви плануєте запропонувати учасникам. Ваш маршрут і список доповідачів будуть фактором продажу для потенційних реєстрантів.
Крок 3: Порівняння місць і послуг
Коли у вас буде більш конкретне уявлення про те, коли відбудеться ваша конференція та скільки людей ви хочете відвідати, ви можете почати робити покупки для відповідного місця. Майте на увазі, що ваш вибір місця також визначатиме ваші громадське харчування та аудіо/візуальні витрати. Це пояснюється тим, що більшість конференц-центрів і готелів для проведення заходів вимагають від вас користуватись їхніми власними послугами для проведення будь-яких подій на місці.
Більшість конференцій потребують надання певного типу ночівлі для гостей, які подорожують з-за меж регіону. Ця необхідність створює ще один набір міркувань, які слід враховувати рішення про місце проведення.
Крок 4: Набір та керування реєстрантами
Навіть найпопулярніші конференції повинні ефективно рекламувати свою подію, щоб заповнити кожне місце в залі. Відвідуваність є найважливішим фактором успіху вашого заходу. Хороші показники відвідуваності приносять прибуток і спонсорські можливості. І чим більше людей ви зареєструєте, тим більше буде попит на рекламу та вакансії для участі. Коротше кажучи, якщо ви можете залучити натовп, тоді все інше стане на свої місця набагато легше.
Управління реєстрацією стає складнішим із збільшенням масштабів вашої події. Ось де ан система онлайн реєстрації може допомогти вам відстежувати номер, обробляти платежі та впорядковувати дані.
Крок 5: Деталі планування на місці
Нарешті, після організації та реалізації бізнес-елементів конференції можна починати думати про те, що подробиці на місці. Це стосується того, як відвідувачі будуть орієнтуватися в конференції, загальне планування кожної кімнати, а також розподіл їжі та напоїв. Це та частина планування конференції, яку більшість людей асоціює з плануванням заходів. Найкращий спосіб узгодити всі деталі — пройти маршрут так, як це зробили б ваші гості. Уявіть, як вони думатимуть і діятимуть у кожну мить дня, щоб вирішити проблеми до того, як вони виникнуть.
Крок 6: Поради щодо організації виставки
На конференціях зазвичай є виставкова зона або конференц-зал, де спонсори та постачальники орендують приміщення для просування своїх продуктів. Це може бути дуже вигідною можливістю для вашої конференції, якщо ви все добре організуєте. Однак майте на увазі, що виставкова площа вимагатиме значної відданості обох час і ресурси, тому переконайтеся, що ви готові керувати потребами кількох постачальників, перш ніж використовувати цей формат.
