Часто плутають із секретарем або адміністративний помічник, офіс-менеджери в багатьох компаніях працюють на високому рівні, виконуючи одну з найскладніших завдань у компанії. Офісні менеджери, як правило, керують і тісно співпрацюють з іншими керівниками відділів, щоб створити здорове робоче середовище.
Ті, хто хоче найняти офіс-менеджера, будуть вибірковими. Якщо ви бажаєте працювати такого роду, ви можете покращити свої шанси отримати роботу, знаючи, які ваші навички та досвід слід виділити під час подачі заявки та співбесіди.
Які навички потрібні, щоб бути офіс-менеджером?
Офіс-менеджери відповідають за безперебійну роботу всього офісу чи комплексу офісів. Це може включати такі обов’язки, як управління та нагляд за одним або кількома адміністративними помічниками.
Офіс-менеджерам зазвичай не потрібна спеціальна освіта, але їм потрібен великий відповідний досвід і добре розвинені набори навичок як на адміністративних, так і на керівних посадах.
Не всі посади офіс-менеджера вимагають однакового набору навичок. Багато залежить від того, скільки офісних помічників ви повинні контролювати, скільки людей користуються офісом, яким ви керуватимете, і яке програмне забезпечення та інші системи використовує ваш роботодавець.
Типи навичок офіс-менеджера
Адміністративний
Як офіс-менеджер, ви відповідатимете за виконання кількох адміністративних завдань. До них належать найм і звільнення співробітників, проведення оцінки ефективності, навчання нових співробітників і нагляд за іншими.
Під вашу юрисдикцію також можуть входити затвердження офіційних заявок, ведення загальних ділових операцій і ведення документації та кадрового обліку.
- Багатозадачність
- Управління інформацією
- Обробка пошти
- Планування
- Вирішення конфліктів
- Делегування
- Прийняття рішень
Аналітичний
Частиною вашої ролі буде пошук шляхів для кращого виконання вашої роботи. Якщо ви зможете визначити неефективність у роботі вашого офісу та запропонувати рішення, ви зможете заощадити багато грошей своєму роботодавцю та позбавите своїх колег від багатьох занепокоєнь.
Чудовий офіс-менеджер постійно запитуватиме себе щодо всіх процесів, практик і процедур: «Чи це має сенс? Це найкраще, що ми можемо зробити?» Рекомендується включити в резюме список аналітичних навичок.
- Творчість
- Оптимізація
- Вирішення проблем
- Критичне мислення
- Управління процесами
- Дедуктивне мислення
- Індуктивне міркування
Увага до дрібниць
Як офіс-менеджер, долар зупиняється на вас. Ви несете відповідальність за своєчасне замовлення правильного канцелярського приладдя, за ведення документації точно й організовано, а також для відстеження потреб і проблем усіх інших у офіс.
Якщо ви добре виконуєте свою роботу, офіс буде працювати сам собою. Якщо ви помилитеся в деяких деталях, інші люди не зможуть повноцінно виконувати свою роботу.
- Облік
- Орієнтований на деталі
- інтуїція
- Проактивність
- Точність
- Виявлення системних проблем
спілкування
Як і офісні помічники, ви часто будете одним із перших, кого побачать відвідувачі, і іноді ви можете бути єдиним, кого вони побачать, якщо одного з професіоналів, які працюють у вашому офісі, випадково немає. Ви повинні діяти як ефективний портьє, одночасно виконуючи інші свої обов’язки.
Ви також можете бути основним контактним пунктом між різними людьми, які користуються офісом, і, можливо, між вашим офісом та іншими особами в одній організації.
Можливо, вам доведеться практикувати вирішення конфліктів і делегувати роботу. Усе це створює велику кількість спілкування, як письмового, так і усного, яке завжди має бути точним, ефективним, дружнім і професійним.
- Письмове спілкування
- Усна комунікація
- Рецепція
- Телефонний етикет
- Доступний
- Активне слухання
комп'ютер
Важливо, щоб офіс-менеджери мали широкий спектр комп’ютерних навичок. Специфіка залежить від вашого роботодавця, але зазвичай включає введення даних, електронні таблиці та загальні ІТ-завдання.
Керівництво офісами може передбачати величезну кількість відповідальності. Офіс-менеджери, як правило, працюють на вершині організації, використовуючи всі аспекти компанії. Якщо ця центральна роль вам подобається, продовжуйте переглядати список навичок, щоб побачити, чи може ця кар’єра стати для вас.
- Microsoft Office Suite
- Операційні системи
- Введення даних
- Цифрові календарі
- Управління електронною поштою
- Програмне забезпечення KPI
- Усунення несправностей програмного забезпечення
- Файлообмінник
Фінанси
Ваші обов’язки можуть включати ведення бухгалтерського обліку, виставлення рахунків, складання бюджету та бухгалтерський облік. Від вас також можуть вимагати нарахування заробітної плати, дрібну готівку тощо QuickBooks записи. Квартальні та піврічні звіти також можуть входити до ваших обов’язків. Принаймні, якщо ваш офіс взагалі оперує грошима, ви несете повну відповідальність за те, щоб з ними поводилися належним чином.
- Бухгалтерія
- Бюджетування
- Бухгалтерське програмне забезпечення
- Фінансова звітність
- Рахунки-фактури
- Відповідність
- Цілісність
Лідерство
Як керівник, можливо, великої групи офісних помічників, вам потрібно підтримувати мотивацію та координацію всіх. Ви повинні створити командну роботу.
Ваша робота включатиме встановлення стандартів для роботи всіх інших і забезпечення дотримання цих стандартів.
Лідерство часто означає допомогу іншим людям у кар’єрному зростанні, а також допомагати людям самостійно почати та добре спілкуватися один з одним.
- Координація
- Встановлення та управління очікуваннями
- Командна робота
- Співпраця
- Мотивація
- Керівництво
- управління
- Навички міжособистісного спілкування
Більше навичок офісного менеджера
- аудит
- Бенчмаркінг
- Інтеграція
- Виставлення рахунків
- Настільне видання
- Транскрипція
- Формальність
- Підшипник
- Процес упаковки та відправлення юридичних документів
- Конспектування
- Пам'ять
- Проблемна чутливість
- Управління часом
- Розстановка пріоритетів
- Стресостійкість
- Вирішення проблем
- Управління соціальними мережами
- Вичитка
- Перегляд
- Складання проекту
- Правильне використання пошукових систем
- Написання звіту
- Розробка та підтримка стандартних операційних процедур (SOP)
- Терміни
- Багатомовний
- Професіоналізм
- Обслуговування клієнтів
- Стійкість
Як виділити свої навички
Додайте відповідні навички до свого резюме: Використовуйте назви ваших відповідних навичок як ключові слова у своєму резюме, щоб керівник найму міг чітко бачити, що у вас є те, що вони шукають.
Виділіть навички у супровідному листі: Переконайтеся, що ваш лист визначає ваші основні компетенції з використанням деяких навичок, перелічених вище.
Використовуйте навички під час співбесіди: Коли ви готуєтеся до свого інтерв'ю, придумайте принаймні один конкретний приклад того, як ви використовуєте свої найважливіші навички.
