Знайшовши людей для роботи у вашій консультативній раді, розсилка листів-запрошень, і бронювання місця, настав час почати планувати порядок денний для вашого першого засідання консультативної ради. Ключ до правильного старту вашої консультативної ради – це організувати першу зустріч для максимальної продуктивності.
Ви вже багато думали про те, що ви сподіваєтеся отримати від створення консультативної ради, і з нетерпінням чекаєте на пораду та знання, які члени правління можуть надати з різних аспектів вашого бізнесу, включаючи менеджмент, маркетинг, бухгалтерський облік, персонал, обслуговування клієнтів, технології тощо.
Таким чином, ви хочете бути впевнені, що ваше перше засідання залишиться за планом і надасть багато можливостей для членів правління зробити свій внесок.
Сплануйте порядок денний навколо проблеми або теми обговорення
Ваше перше засідання, як і всі наступні засідання консультативної ради, має бути сплановано навколо питання чи проблеми. Можливо, вам буде найлегше сформулювати проблему як мету. Наприклад, «Ми хочемо збільшити наші продажі на 25 відсотків у наступному кварталі. Як ми можемо це зробити?" Або ви можете сформулювати тему для обговорення більш загально: "Як ми можемо скоротити наші бізнес-витрати?" або "Як ми можемо
Зберіть відповідні довідкові матеріали
Коли ви визначитеся з темою обговорення, настав час зібрати матеріали, які знадобляться членам вашої консультативної ради.
Оскільки це перша зустріч, додайте бізнес-план та будь-які інші відповідні документи, такі як діаграми, графіки та факти, які висвітлюють передумови теми обговорення. Якщо можливо, надішліть копію цих документів усім членам консультативної ради принаймні за два тижні до зустрічі разом із копією порядку денного засідання.
Створіть порядок денний зустрічі
Порядок денний наради — це не що інше, як план, у якому впорядковано перераховуються пункти, які будуть обговорюватися на нараді, і кількість часу, який, як очікується, буде виділено на кожне з них. Створення розкладу у ваш порядок денний і його дотримання гарантує, що ваша зустріч не заплутається та стимулює обговорення теми.
План ведення протоколу засідання
Ви також захочете домовитися про запис протоколу зустрічі. Не намагайтеся зробити це самостійно, оскільки вам потрібно мати можливість повною мірою брати участь, слухаючи та роблячи внесок. Якщо у вас немає нікого, хто може бути присутнім і виконувати функції секретаря, попросіть членів консультативної ради дозволити записувати зустріч.
Зробіть прохолодні напої доступними
Забезпечення прохолодними напоями – гарна ідея. Кава, чай, вода, соки та здорові закуски, такі як фрукти та кекси, є приємним штрихом, який завжди бажано під час зустрічей. Після першої зустрічі ви дізнаєтеся про вподобання учасників щодо напоїв і закусок і зможете відповідно спланувати наступну зустріч.
Спробуйте розслабитися
Перш за все, не турбуйтеся про свою презентацію. Ви там, щоб поділіться своїм баченням і сподівається на вашу компанію та шукати поради, а не вражати когось ефектами мультимедійної презентації тощо.
Ваша довгострокова мета полягає в тому, щоб встановити робочі стосунки довіри з членами вашої консультативної ради, тому зосередьтеся на тому, щоб вони відійшли від Зустріч з відчуттям, що їх почули та зробили значний внесок в управління вашою компанією, і що вони з нетерпінням чекають наступного складу правління засідання.
Зразок порядку денного
Перегляньте зразок порядку денного, який містить запропоновані дії з примітками, які допоможуть вам ефективно провести зустріч. Потім роздрукуйте його та адаптуйте до своїх потреб. Ви можете скопіювати його безпосередньо в Word, Excel або подібний документ, виділивши, скопіювавши та вставивши текст.
[Назва вашої компанії]
Порядок денний
[Дата]
[Місцезнаходження]
| Час початку/закінчення | діяльність |
| 10:00–10:05 ранку |
Телефонуйте для замовлення та ознайомлення (Скличте засідання в порядку та, припустивши, що члени вашої консультативної ради не зустрічалися, представте себе та всіх членів ради, коротко описавши їхній досвід.) |
| 10:05–10:10 ранку |
Чому консультативна рада? (Зробіть коротку заяву про те, як ви бачите роботу консультативної ради та який внесок, як ви сподіваєтеся, вона може зробити для вашої компанії. Включіть такі деталі, як частота зборів правління.) |
| 10:10–10:20 ранку |
Питання (Додайте запитання, якщо такі є. Якщо їх немає, запитайте членів правління, як вони бачать роботу консультативної ради та який внесок вони сподіваються зробити.) |
| Тема обговорення: [Вставте своє запитання/проблему.] | |
| 10:20–10:25 ранку |
Презентація теми дискусії (Надайте короткий опис історії теми та того, як вона зараз впливає на компанію; на цьому етапі утримайтеся від надання своїх поглядів/рішень.) |
| 10:25–11:35 ранку |
Обговорення (Ви хочете підтримувати потік ідей, тому не відкидайте і не відкидайте ідеї на цьому етапі. Але також додайте свої ідеї та погляди.) |
| 11:35–11:50 ранку |
Пропозиції/резолюції (Оцініть ідеї, якими поділилася група, і виберіть найкращі рішення.) |
| 11:50–11:55 ранку |
Резюме (Підсумуйте тему, обговорення та результати для групи та скажіть їм, що ви плануєте зробити). |
| 11:55 ранку | Перерва |
[Дата наступної зустрічі]
Якщо ви плануєте ранкову зустріч, відразу після перерви – ідеальний час, щоб взяти членів консультативної ради на обід (особливо якщо під час зустрічі не подавали закуски). Пам’ятайте, однак, що зустріч закінчилася, а обід повинен бути перш за все світською подією.
Нехай зустрічі будуть короткими
Ви ніколи не повинні планувати засідання правління довше, ніж дві години, чого достатньо для більшості людей, щоб повністю зосередитися на поточному завданні.
Перегляньте попередню тему обговорення
Під час наступних зустрічей почніть з огляду того, що ви зробили щодо теми, яка обговорювалася на останній зустрічі, і запросіть членів консультативної ради висловити коментарі щодо дій вашої компанії.
Оскільки зустріч і привітання не завадять, ви можете мати дві теми для обговорення на майбутніх зустрічах. Ви можете мати навіть три, якщо вважаєте, що вони зручно впишуться у двогодинний формат, але ніколи не намагайтеся втиснути більше трьох.
