Під час планування ділової зустрічі, конференції чи іншої професійної діяльності подія, відвідуваність є ключовим критерієм успіху. Ви хочете залучити достатньо гостей, щоб заповнити місця, задовольнити очікування та зробити захід фінансово успішним. Учасники хочуть дізнатися нову інформацію та спілкуватися з однолітками та лідерами у своїй галузі.
Збільшення відвідуваності та залучення на захід потрібних людей не відбувається випадково. Найуспішніші зустрічі виходять за рамки зіркових доповідей і надихаючих презентацій, щоб створити професійну, цінну та дружню атмосферу для кожного. Цей процес починається на початкових етапах планування.
Створіть сильний порядок денний
The порядок денний Вашого заходу – це перше, на що звертатимуть увагу відвідувачі, вирішуючи брати участь чи ні. Виберіть чітку центральну тему для закріплення вашої події, а потім структуруйте семінари, панелі, основні доповіді та інші частини порядку денного, щоб забезпечити цінний і різноманітний вміст у рамках цієї теми.
Складаючи порядок денний, враховуйте потреби як відвідувачів, так і доповідачів. Залиште достатньо часу для перерв і прийому їжі та організуйте день навколо великих подій, які ви хочете, щоб усі відвідали.
Якщо у вас буде кілька семінарів або панельних дискусій одночасно, розподіліть події, які очолюватимуть ваші головні спікери, щоб усі мали можливість їх почути.
Подумайте про логістику
Навіть з найкращою програмою та найцікавішими основними доповідачами логістика вплине на вашу відвідуваність. Пам’ятайте про потреби як відвідувачів, так і вашої галузі, плануючи дати, час і місця для вашої події.
- Скільки триває ваш захід і наскільки місцеві учасники? Короткі події можуть відбуватися протягом робочого дня або відразу після нього. Багатоденні заходи, можливо, доведеться запланувати на вихідні.
- Чи є напружені сезони у вашій галузі чи популярні події, які вже відбулися? Заплануйте свою подію на час, коли буде менша конкуренція за відвідуваність.
- Чи потрібно учасникам подорожувати чи залишатися на ніч? Виберіть місце, зручне для проживання, аеропортів чи інших транспортних засобів. Подумайте про те, щоб домовитися про знижену вартість проживання в готелі для відвідувачів, незалежно від місця проведення заходу або поблизу.
- Де ви проводите захід? Якщо це ваш бізнес, вам потрібно буде спланувати місця для сидіння, їжу та паркування. Якщо це в готелі чи конференц-центрі, виберіть Місцезнаходження з досвідом організації подібних заходів.
Якщо ви сподіваєтеся організувати щорічний або повторюваний захід, уважно врахуйте потреби відвідувачів, плануючи логістику. Зробити подію легкою для відвідування та завоювати репутацію як вчасного початку, так і завершення.
Використовуйте маркетингові методи
Ставтеся до своєї події як до будь-якої іншої частини вашого бізнесу та розвивайте маркетинговий мікс використовувати для реклами та просування.
- Визначте свою цільову аудиторію. Хто є ідеальними учасниками вашого заходу? Що їх хвилює? Чи може бути присутнім будь-хто в галузі чи лише ті, кого ви особисто запросили? Ви намагаєтесь об’єднати людей подібного рангу та досвіду чи залучити учасників на різних етапах їхньої кар’єри?
- Встановіть конкретні орієнтири. Наскільки великим буде ваш захід? Скільки учасників ви хочете? Яких цілей ви намагаєтеся досягти?
- Розробіть комплекс маркетингу. Створіть план просування свого заходу на основі цільової аудиторії та цілей заходу. Чи будете ви розміщувати відкриту рекламу в Інтернеті чи в спеціалізованих журналах? Використовувати пошукову оптимізацію для залучення людей на веб-сайт події? Надіслати лише персональні запрошення вибраному списку гостей?
Те, як ви зацікавитесь, залежатиме від розміру та масштабу вашої події. Але незалежно від того, наскільки велика вона або хто ваша цільова аудиторія, використовуючи традиційний маркетинг і техніки продажу може допомогти вам збільшити відвідуваність.
Запрошуйте раніше
Одним із ключів до досягнення великої відвідуваності вашого заходу є раннє запрошення людей і подальші дії. Графік запрошень може включати:
- Запросіть і підтвердьте будь-яких основних доповідачів або спікерів якомога раніше в процесі планування.
- Згадайте подію гостям, яких ви (або ваша команда) знаєте особисто, перш ніж надсилати запрошення.
- Надішліть паперову чи електронну інформацію про дату окремим особам або організаціям, які, як ви сподіваєтеся, візьмуть участь.
- Надішліть паперові або електронні запрошення, включаючи основні моменти порядку денного та спеціальних гостей, із запитом на відповідь.
- Перешліть детальне запрошення ще раз із персональною запискою колегам або знайомим, яких ви знаєте.
- Зверніться до запрошених, які ще не надіслали RSVP за місяць до події.
- Надішліть учасникам підтвердження події за тиждень до запланованої події (електронним або по телефону, залежно від кількості учасників).
- Надішліть електронний лист після події, щоб запросити відгук або повідомити про будь-які майбутні події, які також можуть зацікавити учасників.
Розсилайте персональні запрошення
Незалежно від того, хто є вашою цільовою аудиторією, надсилання особистих запрошень може бути цінним способом забезпечити відвідувачів і викликати захоплення від вашої події. Гості, які отримують персональні запрошення, з більшою ймовірністю відповідуть «так», навіть якщо вони ще не знають вас або вашу організацію.
Надіслати a фізичне запрошення супроводжується особистою запискою або телефонним дзвінком друзям, колегам і знайомим, а також високопоставленим гостям, яких ви не знаєте, але сподіваєтеся відвідати.
Для деяких подій це може допомогти розділити цю відповідальність. Список гостей події часто складається зі списків контактів, які ведуть різні особи, і особи, які мають найближчі стосунки до запрошених, повинні надіслати пряме запрошення своїм гостей.
Якщо ви плануєте великий симпозіум або конгрес із сотнями учасників, запросити кожного особисто буде неможливо. Але коли плануєте масштабні заходи, навіть кілька особистих запрошень можуть мати велике значення. Визначте головних гравців у своїй галузі, з якими ви хочете спілкуватися або які можуть підвищити популярність вашої події, а потім зв’яжіться по телефону чи електронною поштою.
Подальші дії та подяка учасникам
Багато відвідувачів цінують отримання додаткових роздаткових матеріалів, слайдів презентацій, рекомендованої літератури чи інших матеріалів, на які могли посилатися доповідачі. Продовження — це чудова можливість поділитися цією інформацією, подякувати тим, хто був присутнім, і почати оприлюднювати будь-які додаткові події, які ви запланували на майбутнє.
Подальші електронні листи та розсилки також є чудовим часом для запиту відгуків про вашу подію за допомогою онлайн-опитування, електронної форми або коментарів електронною поштою. Наприклад:
- Чи відчули учасники, що матеріал, висвітлений у презентаціях і основних доповідях, відповідає їхнім очікуванням?
- Чи дав захід цінні можливості для спілкування чи навчання?
- Чи виправдав захід очікування гостей?
- Де було місце для вдосконалення?
- Що, на думку учасників, було найважливішим висновком із заходу?
- Чи відвідали б вони подібний захід у майбутньому?
Цей тип зворотного зв’язку може допомогти вам зрозуміти, де ваш захід був успішним, а де – невдалим, що дозволить вам покращити процес планування будь-яких майбутніх зустрічей чи конференцій.
