9 навичок організації зустрічей для менеджерів на практиці

Зустрічі можуть бути нагодою для обміну ідеями, обговорення проблем і визначення планів дій, або вони можуть закінчитися непродуктивною тратою часу. на жаль, менеджери часто є основними вкладниками до дисфункції процесу зустрічі. Вам потрібні навички, щоб правильно проводити зустрічі.

Посилення ваших навичок фасилітації нарад

За визначенням, фасилітація означає: «Зробити легше чи менш складно; допоможіть вперед». Щоб менеджер міг фасилітувати нараду (замість її проводити), він повинен бути готовим відпустити свою владу та бути відкритим до різних результатів і підходів.

Де менеджери помиляються під час зустрічей

Багато керівників вважають, що вони знають, як «вести» зустріч. Вони встановлюють порядок денний, ведуть усі розмови та приймають усі рішення. Хоча це може здатися менеджерам легким і ефективним, часто це марна трата часу людей і не використовує творчий потенціал команди.

Насправді це має протилежний ефект, оскільки працівники схильні відступати, підкоряючись керівнику, який хоче бути головним.

Ці ідеї для керівників усіх рівнів зміцнять їхні навички фасилітації нарад для підтримки підвищення продуктивності нарад.

Навички менеджерів, необхідні для організації зустрічей

Належний фасилітація зустрічей передбачає отримання всіх на нараді бере участь у виявленні та вирішенні проблем. Команди майже завжди розроблятимуть кращі та креативніші рішення, ніж будь-який менеджер міг би поодинці. Команди також більш схильні підтримувати впровадження рішень, у створенні яких вони допомагали. Ви можете розділити ці навички організації зустрічей на три різні категорії:

1. Планування зустрічі
2. Проведення зустрічі
3. Вирішення проблем зустрічі

Як спланувати зустріч

Перед початком будь-якої зустрічі вам потрібен порядок денний. Для спільної наради запросіть учасників наради, щоб розповісти вам, які проблеми потрібно вирішити команді або які зміни вона має внести. Переконайтеся, що теми є такими, що дозволяють групову участь. Проведення зустрічі відрізняється від представлення інформації на зустрічі.

1. Увімкнути групову участь

Переконайтеся, що у вас є достатньо часу для участі в групі та що ви не намагаєтеся вирішити занадто багато проблем за короткий проміжок часу. Однак занадто багато часу також може призвести до нескінченного циклу «ну, а як щодо...» Переконайтеся, що ваш порядок денний відповідає часу, відведеному для зустрічі. Серед них необхідні навички.

• Навички фасилітації групи
• Планування зустрічі
• Вирішення проблем
• Прийняття рішень
• Розробка порядку денного

2. Переконайтеся, що ви забезпечуєте належну логістику

Уважно вибирайте місце та час зустрічі. Якщо ви спробуєте втиснути 15 людей у ​​конференц-зал із шістьма стільцями, зустріч буде катастрофою. Коли люди почуваються некомфортно, не бачать один одного, не чують або голодні, результати зустрічі страждають.

Дізнайтеся, як використовувати логістику як спосіб сприяти активній участі та усунути перешкоди. Все це потрібно планувати заздалегідь. Якщо відправити когось посеред зустрічі замовити бутерброди, ваша зустріч буде менш ефективною. Планування логістики передбачає ці навички.

• Планування логістики та досвід
• Прийняття рішень
• Уважне ставлення до потреб інших

3. Оформлення протоколу засідання

Остання критична частина планування зустрічі це протокол засідання. Хто їх візьме? Хто їх роздаватиме? Якщо у вас немає призначеної адміністративної особи, спробуйте зробити це самостійно або розподіліть відповідальність між членами команди. Якщо минулого тижня записала Джейн, то цього тижня черга Джона. Якщо ви використовуєте дошку або фліп-чарт для збору ідей, дайте людині написати достатньо часу, щоб правильно їх задокументувати.

• Навички ведення нотаток
• Актуальність документації 
• Розуміння різноманітності та інклюзії

Як провести зустріч

Маючи чіткий порядок денний, гарне розташування та відповідні закуски, ви готові до зустрічі. Щоб зробити вашу зустріч чудовою робочою зустріччю (а не просто звалищем інформації), вам потрібно буде продемонструвати відповідні навички фасилітації зустрічі.

Щоб зробити це, ви захочете зосередитися на цих трьох компонентах організації зустрічі.

1. Задавати питання

Чудові питання стимулюють велике обговорення. Стаття, "70 чудових коучингових запитань із використанням моделі GROW," пропонує кілька видатних суфлерів для обговорення.

•  Ставте запитання, щоб отримати додаткову інформацію
• Ставте запитання, щоб дізнатися про різні точки зору
• Ставте запитання, щоб відзначити точки згоди та незгоди
• Ставте запитання, щоб підтвердити, що ви дійсно чуєте саме те, що роблять члени команди
• Ставте запитання, щоб переконатися в цьому ви поділяєте значення з членами команди

2. Продемонструйте активне слухання

Активне слухання дозволяє дійсно і глибоко знати що ви і людина ви слухаєте, щоб поділитися змістом і прийшли до глибокого розуміння позицій один одного. Коли ви перефразовуєте, перевіряєте розуміння та ставите додаткові запитання, це заохочує до більшої участі та продовжує обговорення.

• Кивайте головою та іншими відповідними жестами, щоб показати розуміння
• Повторіть те, що ви почули, іншій стороні, щоб ви знали, що ви поділяєте значення
• Ставте запитання, щоб прояснити все, у чому ви не впевнені
• Задавайте додаткові запитання, щоб розширити своє розуміння
• Використовуйте такі слова, як «ах-ха», «так, я розумію» тощо, щоб вказати на розуміння

3. Проведіть правильний мозковий штурм

Більшість людей думають, що вже знати, як провести мозковий штурм. Однак зазвичай вони цього не роблять. У багатьох ситуаціях ефективність мозкового штурму знижується через погане управління процесом, сильний соціальний чи політичний тиск і погані навички фасилітатора. Багато людей ніколи по-справжньому не відчували силу добре проведеного мозкового штурму.

• Практикуйте ефективні навички фасилітації
• Керуйте впровадженням ідей учасниками
• Переконайтеся, що всі учасники мають рівні можливості висловитися
• Керуйте конкуруючими розмовами та людьми, які говорять один через одного
• Придумайте ефективний спосіб звузити обдуманий вибір до прийнятної кількості
• Вирішуйте будь-які конфлікти, що виникають

Як вирішувати проблеми на зустрічі

Другий тип зустрічі вимагає інших навичок фасилітації зустрічі. Вам не потрібно буде зустрічатися, якщо всі вже погодилися з рішенням. Ви збираєтеся разом, щоб поділитися інформацією та знайти відповіді, а це означає, що вам потрібно об’єднати людей. Ось навички, які вам знадобляться.

1. Навички досягнення консенсусу

Консенсус не означає, що всі повинні погоджуватися з рішенням. Це означає, що кожен мав можливість поділитися своїми поглядами (можливо шляхом мозкового штурму) та запропонувати ідеї. Після цього ключем до консенсусу є те, що всі члени команди погоджуються підтримувати напрямок, навіть якщо це не був їхній початковий вибір.

• Правильне проведення зустрічі допоможе групі від обміну ідеями до розробка ефективного рішення.
• Досягнення консенсусу потребує більше часу, але, як правило, залучає більшу підтримку з боку групи в цілому. Однак пам’ятайте, що консенсус не є кінцевою метою.
• Ефективне рішення проблеми є найважливішим.

2. Навички вирішення конфліктів

Щоразу, коли є повна кімната людей, залучених до вирішення проблеми, конфлікт неминучий. Фактично, конфлікт навколо завдання чи проблеми розглядається групою дослідників як частина процесу ефективного прийняття рішень. Менеджер повинен навчитися використовувати силу конфлікту в позитивному ключі.

• Керуйте обговоренням, щоб вислухати всі точки зору
• Проведіть обговорення, щоб визначити точки згоди та незгоди
• Використовуйте навички фасилітації, щоб певні учасники відчули себе почутими

3. Навички невербального спілкування

Хоча дослідники сперечаються про точні відсотки, більшість погодиться, що більше 50% спілкування є невербальним.

• Менеджеру необхідно вміти читати тон і мову тіла групи, щоб оцінити рівень залученості, відвертості та відданості.
• Ваше розуміння невербальної комунікації може допомогти побачити, коли є справжня згода чи усна згода лише для завершення зустрічі.
• Усвідомте мову тіла як спосіб відчути загальний голос спілкування окремої людини чи команди.