Усілякі заходи зі збору коштів, починаючи від урочистих урочистих заходів, марафонів і галасливих аукціонів, протягом десятиліть були значною частиною збору коштів для більшості благодійних організацій.
Чому ця форма збору коштів стала такою популярною? Для деяких благодійних організацій спеціальні заходи приносять досить великі гроші. Для інших заходи зі збору коштів досягають таких цілей, як налагодження стосунків, залучення нових прихильників або підвищення публічності в їхніх громадах.
Незважаючи на те, що заходи зі збору коштів у всьому світі були відкладені або скасовані у 2020 році, багато благодійних організацій дізналися як підтримувати їх, переходячи на віртуальні події або винаходячи нові типи подій, які відповідають цифровим світ. Ці події включали віртуальні концерти, віртуальні ігри та навіть віртуальну легку атлетику.
Але особливі події вимагають багато часу для планування і, можливо, найголовніше, вимагають уникнення типових помилок, як витрачати на подію більше, ніж вона приносить, думати, що подію можна швидко провести, і погано слідувати. Ось кілька помилок, яких слід уникати.
Помилок у плануванні заходів, яких слід уникати
Надто довго чекати, щоб почати планувати
Легко подумати, що ми можемо організувати подію в останню хвилину, але це може бути дорогою помилкою. Чим масштабніше подія, тим більше часу потрібно приділити плануванню.
Спочатку визначте свої цілі збору коштів. Якщо ви прагнете зібрати тисячі доларів, вам знадобляться місяці, щоб підготуватися.
Не маєте мети? Визначте один, перш ніж йти далі. Зібрати багато грошей – це ваша мета, чи це налагодження стосунків, чи це реклама? Ваша мета може включати все це, але вирішіть, що матиме пріоритет, а потім плануйте відповідно.
Ваші грошові цілі та мета визначатимуть, як далеко вам слід починати планувати, особливо якщо це нова подія. Наприклад, тихий аукціон або гала-урочистість може зайняти багато часу на планування та розробку стратегії. Neon, постачальник програмного забезпечення для проведення заходів, пропонує виділяти два місяці планування на кожні 100 гостей.
Спортивна подія, така як прогулянка, спочатку може зайняти рік або більше просто тому, що в ній багато рухомих частин. події, від налаштування онлайн-реєстрації, формування однорангової кампанії збору коштів до отримання прибуткових спонсорів для подія.
Звичайно, менші події можна організувати досить швидко, залежно від вашої мети та кількості учасників, яку ви прагнете.
Однак підійдіть до особливої події реалістично. Ймовірно, це займе більше часу, ніж ви спочатку думали, особливо якщо це зовсім нова подія. Повторювані події, природно, займають менше часу. Але 6-12 місяців — ідеальний термін для планування першого.
Створення нереалістичного бюджету
Дві речі, які слід враховувати при складанні бюджету, це те, чи захід заробить гроші чи витратить гроші. Якщо ваша подія невелика, а ваша мета — налагодження стосунків, не заробляти гроші може бути добре. Але планування великого заходу без скорочення цифр може бути помилкою.
Розгляньте рентабельність інвестицій (ROI) вашої події. Якщо ваша мета — зібрати більше, ніж ви витрачаєте, переконайтеся, що ви можете цього досягти. Складаючи бюджет заходу, враховуйте всі аспекти, від вартості місця проведення до розваг і часу, який ваш персонал витратить на це.
Також подумайте, чи є у вас волонтерські сили, щоб організувати захід. Ці витрати мають бути максимально кількісно визначені та включені у ваш бюджет.
Перш ніж повторювати подію, уважно подивіться на її минулі результати та чи буде вона й надалі приносити гроші. Подивіться на дані про подію за кілька років, щоб визначити, чи зменшилися пожертвування та чи важче знайти волонтерів.
Визначте, чи виручка від події відповідає інфляції. Пожертви збільшуються чи зменшуються? Не бійтеся відмовитися від заходу зі збору коштів, якщо він почне невдало. Іноді нова ідея породжує нову енергію та інтерес.
Не вибір теми
Тема — це просто об’єднуюча ідея. Це об’єднує всі ваші зусилля під однією парасолькою. Теми можуть бути веселими, надихаючими або цілеспрямованими. Закидайте широку сітку, коли думаєте про тему. Спробуйте вийти за рамки очевидного, наприклад «Ніч казино» або «Танці з зірками».
Розгляньте всі можливості дизайну для вашої теми. Чи буде це добре працювати для маркетингу та реклами? Як це виглядатиме на програмі, яку ви друкуєте, на вивісках, які ви створюєте в прес-релізах та інших видах реклами?
Найкращі теми водночас захоплюють і спонукають до роздумів. Пам’ятайте, що обрана вами тема надсилає підсвідоме повідомлення вашим учасникам, тому вибирайте з розумом.
Ось кілька актуальних тем, щоб розпалити вашу уяву:
- Викриття майбутнього: 26-й щорічний вечір Hob Nob зі збору коштів Фонду Святого Франциска зібрав понад 300 000 доларів, які пішли на програму грантів громади та інші послуги лікарні. Це був віртуальний захід, який поєднував аукціон і професійну розвагу.
- Пройдіть милю в її взутті: ця інноваційна прогулянка запрошувала чоловіків пройти милю в жіночих туфлях на високих підборах, щоб зібрати кошти на боротьбу з насильством у сім’ї. Захід відбувся по всій країні, у ньому взяли участь багато невеликих місцевих організацій.
- Морити голодом вампіра. Здати кров: Це була акція зі збору крові, започаткована кілька років тому Американським Червоним Хрестом, але школи, університети та навіть компанії все ще використовують цю ідею та тему на Хелловін.
Слабке залучення спонсорів
Не всі заходи зі збору коштів мають спонсорів, але більші зазвичай є. Спонсорство особливо помітно для великих спортивних подій, але воно також може бути доцільним для гала-концертів, музейних виставок, подій у багатьох штатах чи збору коштів. Спонсори можуть допомогти забезпечити рекламу, фінансувати місце проведення та надати складну технічну допомогу.
Спонсорство – це партнерство. Компанії отримують величезну кількість доброї волі, спонсоруючи некомерційні заходи. За даними The Edelman Trust Barometer 2020, у сучасному світі споживачі ставлять етику компаній вище компетентності. Благодійні організації повинні скористатися цією потребою для бізнесу, щоб показати, наскільки вони соціально відповідальними.
Нижче наведено кілька кроків, щоб знайти спонсорство.
- Перевірте, які зв’язки ви вже можете мати з компаніями. Розгляньте компанії, якими ви вже користуєтеся, наприклад, ваших постачальників. Запитайте членів правління, які вони мають зв’язки. Подивіться на асоціації, які у вас можуть бути, наприклад Торгова палата чи бізнес-клуби, такі як Rotary Club або Kiwanis.
- Складіть список компаній поблизу, які можуть зацікавитися вашим заходом. Це можуть бути лише місцеві підприємства або філії національних підприємств. Зв’яжіться з цими компаніями через їхні маркетингові чи філантропічні офіси.
- Знайшовши контакт у компанії, дослідіть її цілі, аудиторію та маркетингові плани. Чи відповідає ваша місія, ваша аудиторія, ваша діяльність?
- Коли ви знайдете бізнес із цілями та аудиторією, які відповідають вашим, підготуйте пропозицію про спонсорство. Подумайте про партнерство з ділової точки зору та моделюйте свою пропозицію з урахуванням інтересів цього бізнесу.
Не сегментуйте свою базу даних
Можливо, ви звикли використовувати дослідження потенційних клієнтів для своїх великих кампаній зі збору коштів, але це також добре працює з подіями зі збору коштів, особливо якщо подія має високі ставки.
Перегляньте свій список відвідувачів або список запрошень, щоб побачити, хто, швидше за все, подарує більший подарунок до чи після події. Якщо ви постійно досліджуєте перспективи, це не буде проблемою. Якщо ні, почніть зараз з оцінки ваших донорів щодо їх чистого капіталу та їх участі у вашій благодійній організації.
Ваш власний персонал може проводити перспективні дослідження, або ви можете найняти консультанта з перспективних досліджень або компанію. Пам’ятайте, що чистий капітал – це лише частина того, що спонукає донора робити пожертви. Їхній попередній зв’язок із вашою справою та залученістю, ймовірно, має більше значення.
Те, що ви знайдете, може допомогти вам розробити мудрішу схему розсадження або вплинути на те, як ви досягнете певних відвідувачів. Окрім простого надсилання запрошення, член вашої ради може зателефонувати, щоб заохотити потенційного клієнта взяти участь.
Помилок, яких слід уникати під час події
Задовження події
Ще одна помилка багатьох некомерційних організацій, організовуючи захід зі збору коштів, полягає в тому, що заходи тривають довше, ніж необхідно.
Краще відправляти гостей додому трохи раніше, ніж просити їх провести довгу програму або комплекс заходів.
Учасники благодійного заходу не хочуть бути в полоні назавжди. У них є життя, діти та робота, і вони не хочуть проводити шість годин на вашому заході, яким би чудовим він не був.
Один із способів тримати подію під контролем — взяти приклад із театру. Подумайте про створення сценарію всієї справи. Якщо у вас є доповідачі, скажіть їм, скільки часу у них є, і навіть запропонуйте написати для них кілька коментарів.
Сценарій кожної деталі події від моменту початку сегмента до моменту його завершення. Передайте сценарій кожному співробітнику, який працює над заходом, і кожному волонтеру. Підкресліть важливість якомога точнішого дотримання часових рамок.
Нехай ваші заходи зі збору коштів будуть короткими, приємними та актуальними. Ви завжди хочете, щоб ваші гості бажали більшого.
Відсутність запиту пожертви в учасників
Якщо ви ніколи не просите своїх прихильників про пожертви і ніколи не говорите конкретно про свої потреби, як ви можете очікувати, що вони допоможуть вам?
Найкращий спосіб виправити цю невідповідність – це відразу ж почати. Розкажіть своїм присутнім про свої високі цілі та прагнення. Дозвольте їм взяти участь у плануванні ваших майбутніх ініціатив.
Ймовірно, вони цікавляться проектами, якими ви плануєте займатися. Більше того, вони хочуть знати, як вони можуть допомогти та взяти участь у доброму ділі, яке ви виконуєте.
Попросіть донорів допомогти. Скажіть їм, що їхні пожертви мають значення та що кожен долар має значення для досягнення мрій вашої неприбуткової організації.
Спочатку може здатися неприродним прямо просити гроші, але ваші жертводавці воліють знати правду, ніж залишитися в неведенні про те, як вони можуть реально допомогти вашій справі.
Запитуйте безпосередньо відвідувачів заходу. Ви можете бути здивовані тим, наскільки позитивними є їхні відповіді.
Не координується на всіх платформах
Усе у фандрайзингу тепер багатоканальне, навіть особисті заходи. Ви можете продавати квитки в Інтернеті, проводити аукціон в Інтернеті, мати можливості онлайн-пожертвувань під час заходу або керувати складною системою збору коштів між рівними користувачами.
Ваша організація може провести невеликий захід за допомогою кількох цифрових компонентів, але для більшого заходу може знадобитися стороння допомога.
Багато некомерційних організацій використовують послуги з планування подій, щоб допомогти їм організувати та прорекламувати свої події, особливо коли є багато рухомих частин. У цьому просторі працює багато служб.
Кілька фірм, на які варто звернути увагу, це Dirigo Design and Development і Sir Isaac. Крім того, численні краудфандингові платформи можуть допомогти з цифровими компонентами будь-якої спеціальної події зі збору коштів, наприклад CauseVox, Classy та Eventbrite.
Слід уникати помилок після події
Не подякуйте своїм донорам одразу
Однією з найбільших помилок багатьох фандрейзерів є те, що вони не дякують відвідувачам і жертводавцям. Або, якщо вони це роблять, вони можуть не дякувати своїм донорам належним чином. Наприклад, якщо донор дає 10 доларів після збору коштів, цілком прийнятно надіслати йому електронний лист із подякою.
Однак якщо великий донор дає вашій некомерційній організації 5000 доларів, електронного листа недостатньо. Добре продуманий лист подяки — на місці. Крім того, офіційний телефонний дзвінок від члена правління для підтвердження їх щедрого внеску буде найкращим із усіх.
Щоб отримати найкращий досвід управління, важливо розглядати кожного зі своїх донорів як особистість. Також важливо визнати, що визнання ваших донорів змушує їх повертатися до вашої організації. У ході дослідження Donor Voice виявив, що швидка та ефективна подяка донору є одним із семи ключових чинників прихильності донорів.
Найкраще подякувати учасникам заходу – надіслати свої подяки протягом перших 48 годин після збору коштів.
Практично кажучи, це означає, що вам, ймовірно, слід спочатку надіслати загальну подяку електронною поштою, а потім переходити до більш персоналізованих способів, таких як телефонні дзвінки та листи подяки.
Обов’язково дякуйте своїм донорам завчасно, часто та таким чином, який відповідає їхній участі у вашій організації.
Не просять відгуків
Прохання про зворотній зв’язок – це лише надійна частина розвитку відносин із клієнтами. Ми отримуємо опитування звідусіль, де ми робимо покупки чи ведемо бізнес, або навіть коли просимо допомоги з послугою в Інтернеті. Тож жоден із відвідувачів вашого заходу не буде проти отримати від вас опитування, щоб запитати, як їм сподобався захід і чи є у них пропозиції щодо покращення його наступного разу.
Опитування електронною поштою – найкращий варіант. Ймовірно, навіть ваші старші учасники зможуть взяти участь. Є програми для опитування, які добре працюють, вони прості та недорогі. SurveyMonkey є найвідомішим. Але якщо ви використовуєте для своєї роботи постачальника подій, швидше за все, буде вбудована система опитування. У будь-якому випадку звести в таблицю та осмислити відповіді має бути легко.
Надішліть опитування швидко, протягом 24 годин, якщо це можливо, і подумайте про надання стимулу для його заповнення. Зробіть опитування також коротким. Eventbrite пропонує не більше 10 запитань із варіантами відповідей.
Суть
Хоча некомерційна організація може легко припуститися кількох помилок під час збору коштів, є також багато швидких рішень. Скористайтеся цими рішеннями, і ви зможете організувати захід зі збору коштів із упевненістю, що досягнете своїх цілей, починаючи від збору грошей і закінчуючи піднесенням доброї волі.
