3 перевірених способи організувати свій малий бізнес цього року

Візьміть під контроль папери та документи

Папір є найбільшим джерелом безладу в багатьох офісах. Якщо у вас немає системи файлів або системи цифрового архівування, зараз настав час їх створити. Почніть із перегляду паперів, які валяються навколо. Зробіть купу зберігання та купу викиду, а потім подрібніть або переробіть усі папери, журнали, інформаційні бюлетені, листівки, нотатки тощо, які потрапили до другої купи. Якщо ви не впевнені, з чого почати, перегляньте типи 

Після того, як ви розберетесь з паперами, подумайте про створення системи керування документами, яка допоможе вам створити або налаштувати процес обробки документів і підтримувати його впорядкованість.

Якщо ви вирішите, що настав час переходити до безпаперового офісу, ви можете почати зі сканування та оцифрування своїх квитанцій, використовуючи онлайн виставлення рахунків і платіжних послуг, як-от FreshBooks, перехід на програму цифрового підпису, як-от DocuSign, і використання хмари для резервного копіювання даних і архівування. Якщо ви збираєте візитні картки на заходах протягом року, також може бути гарною ідеєю інвестувати в сканер візиток, щоб ви могли негайно оцифрувати контактну інформацію та відмовитися від паперових карток.

Використовуйте правильні інструменти продуктивності

У кожного з нас є улюблені програми та інструменти, якими ми користуємося щодня, хоча деякі з них, ймовірно, корисніші за інші. Ось чому так важливо — принаймні раз на рік — аналізувати програми та інструменти, які ви використовуєте у своєму малому бізнесі, і вирішити, чи вони все ще відповідають вашим потребам. Це також чудовий час, щоб подумати, чи можуть якісь нові інструменти покращити організацію вашого бізнесу.

Нижче наведено деякі з найпопулярніших сфер, де багато власників малого бізнесу знаходять корисними інструменти продуктивності. Це повинно дати вам надійну відправну точку для оптимізації ваших інструментів продуктивності цього року:

• Управління контактами: від відстеження клієнтів до запам’ятовування людей, яких ви зустрічаєте під час спілкування, кожному власнику малого бізнесу потрібна система для керування контактною інформацією. Ви можете вибрати комплексну систему керування взаємовідносинами з клієнтами (CRM), як-от Salesforce, або, для меншого масштабу керування, ви можете налаштувати наявну програму контактів для роботи у вашому бізнесі.
• Зустрічі та спілкування: незалежно від того, чи проводите ви зустрічі віч-на-віч, по телефону чи через служби відеочату, є спосіб зробити процес більш організованим. Ви можете використовувати такий сервіс, як Do, щоб краще організувати свої зустрічі — до, під час і після.
• Облік і бухгалтерія: організуйте та оптимізуйте спосіб виставлення рахунків, отримання платежів і керування грошовими потоками за допомогою таких інструментів, як Quickbooks Online, Xero та Wave.
• Відстеження подорожей і витрат: Ви можете використовувати такі програми, як Expedia та TripAdvisor, щоб спростити планування подорожей. У дорозі такі програми, як Expensify, допомагають вам відстежувати витрати, щоб було легше організувати звітування, коли ви повернетеся додому.
• Управління соціальними мережами: Ми всі знаємо, скільки часу можна витратити на соціальні мережі, якщо не підходити до цього систематично та організовано. Ось чому такі інструменти, як Hootsuite і Buffer, можуть бути безцінними для власників малого бізнесу.
• Керування електронною поштою: якщо ви використовуєте Gmail у своєму малому бізнесі, у вас є доступ до багатьох розширення Google який може швидко впорядкувати вашу папку "Вхідні". Якщо ви використовуєте іншу програму електронної пошти, спробуйте SaneBox для автоматичного фільтрування, нагадувань тощо.
• Управління проектами: хороший додаток для керування проектами допоможе вам відстежувати завдання, ділитися файлами та співпрацювати з колегами в одному місці, і це може бути одним із найкращих інструментів для організації вашої роботи. Спробуйте Basecamp або Asana для комплексного рішення для управління проектами.

Продуктивність — це дуже особистий процес, і програми, які вам потрібні, будуть специфічними для роботи, яку ви виконуєте, і вашого способу роботи. Знайдіть час, щоб дослідити свої потреби, перш ніж використовувати новий інструмент у своєму процесі. Вам може знадобитися не так багато, як ви думаєте.

Організуйте свій комп’ютер

Це важливо для будь-якого власника малого бізнесу, який виконує основну частину своєї роботи за комп’ютером. Ви, мабуть, знаєте, що швидко ваш робочий стіл захаращується піктограмами, папка завантажень стає такою документи з дивними назвами, які неможливо знайти, або ваша скринька електронної пошти так вийшла з-під контролю, що ви починаєте думати, що це справді може вибухнути. Це не тільки жахливо для вашої продуктивності, але й може значно сповільнити роботу комп’ютера.

Ось кілька речей, які ви можете зробити прямо зараз, щоб упорядкувати свій комп’ютер і повернути йому робочу форму:

• Очистіть робочий стіл: Є кілька способів налаштувати робочий стіл, і все залежить від вашого стилю роботи та того, як ви використовуєте комп’ютер. Ви можете позбутися всього зі свого робочого столу, крім кошика (пам’ятайте, що програма піктограми на робочому столі — це лише ярлики — усі ваші фактичні програми зазвичай знаходяться у ваших програмах папка). Або ви можете додати кілька ярликів до найбільш часто використовуваних програм і файлів.
• Налаштуйте цифрову систему зберігання даних: Щоб полегшити навігацію, вам потрібно створити систему файлів, яка буде для вас цілком зрозумілою. Таким чином ви зможете швидко знайти потрібні документи, коли вони вам знадобляться.
• Оновити програмне забезпечення: якщо ваш комп’ютер налаштовано на автоматичне встановлення оновлень програм і операційної системи, тоді все налаштовано. Якщо для вас це ручний процес, слід перевіряти наявність оновлень принаймні раз на два місяці, оскільки багато з них містять виправлення безпеки. Потім раз на рік переглядайте поточні версії програмного забезпечення, яке ви використовуєте, і вирішуйте, чи настав час оновити.
• Сканування на віруси та проблеми з продуктивністю: Незалежно від того, який у вас тип комп’ютера, усі вони можуть отримати віруси або зловмисне програмне забезпечення (так, навіть Mac!). Якщо у вас є комп’ютер під керуванням Windows, доцільно проводити регулярне технічне обслуговування, щоб він був вільним від вірусів і працював безперебійно.
• Перевірте цілісність резервної копії даних: Ви створюєте резервну копію своїх даних, правда? Якщо ні, пропустіть усе інше на час і виконайте це спочатку. Ви можете скористатися хмарною службою резервного копіювання даних, як-от Carbonite, Backblaze або CrashPlan, або зовнішнім жорстким диском, який підключається до комп’ютера. У будь-якому варіанті налаштуйте службу або диск для безперервного автоматичного резервного копіювання, щоб вам не потрібно було нічого робити вручну. Потім один або два рази на рік зайдіть у свою службу резервного копіювання або проїдьте та перевірте, чи все там і доступно, якщо вам знадобиться завантажити копії на локальний комп’ютер.
• Сваріть свою поштову скриньку: багато власників малого бізнесу мають стосунки «любов-ненависть» до своєї електронної пошти. Вони люблять його, тому що це високопродуктивний і ефективний інструмент спілкування, але вони ненавидять його, оскільки він може швидко вийти з-під контролю та викликати непотрібний стрес. Є речі, які ви можете зробити, щоб підтримувати свою поштову скриньку в порядку, наприклад, за допомогою автоматизації, оптимізації того, що ви отримуєте щодня, і обмеження частоти перевірки електронної пошти протягом дня.

Наведені вище поради допоможуть вам негайно організувати свій малий бізнес. Але не забувайте, як швидко все може вийти з-під контролю. Поєднайте ці дії з резолюцією, щоб швидко та легко переглянути свої документи, інструменти продуктивності та комп’ютер статусу кілька разів на місяць, щоб ви могли бути організованими та не допустити, щоб справи досягли надзвичайного рівня неорганізованість.