The особова справа працівника це основний файл працівника, який містить історію трудових відносин від заяви про працевлаштування до співбесіди на виході та працевлаштування документація про розірвання.
Доступ до Особової справи працівника
Лише співробітники відділу кадрів і безпосередній керівник або керівник працівника можуть мати доступ до інформації в особистій справі працівника, і вона ніколи не залишає офіс відділу кадрів.
У деяких компаніях доступ до файлу надається лише працівникам відділу кадрів. У цих організаціях керівники або менеджери зберігають власну управлінську справу, яка містить документи, до яких їм може знадобитися доступ, наприклад копії попередніх оцінок ефективності.
Вимоги щодо того, хто має доступ до особистої справи працівника, відрізняються від штату до штату, не кажучи вже про міжнародні. У деяких штатах співробітники мають право на доступ і навіть отримання копій інформації в особистій справі. В інших доступ більш вузький. Вимоги також відрізняються щодо того, до чого може отримати доступ працівник. Знайте правила юрисдикції, у якій ви працевлаштовуєте людей, щоб дотримуватися ваших вимог законодавства.
Як правило, ви не бажаєте зберігати документи в особовій справі працівника, до яких працівник обґрунтовано не має права доступу. Ви можете зберегти всі документи, пов’язані з перевіркою репутації, рекомендаціями, контрольними списками співбесід і рейтингами в окремому файлі, який створюється для зберігання всіх документів, пов’язаних із конкретним наймом та наймом подія.
The особова справа працівника зазвичай зберігається в закритій вогнестійкій картотеці в закритому місці, доступному для персоналу відділу кадрів. Конфіденційність інформації про співробітника в особовій справі має першочергове значення.
З усіх файлів співробітників, які зберігаються в компанії, роботодавець, керівник або співробітники відділу кадрів найчастіше звертаються до персональної справи працівника щодня для отримання інформації.
Міркування щодо вмісту файлу персоналу працівника
В особових справах зазвичай містяться документи, з якими працівник уже ознайомився і тому знайомий з їх змістом. Це включає такі документи, як заявки на прийом на роботу, оцінки ефективності, листи визнання, записи про навчання та форми, які стосуються переведення та просування по службі.
Основні принципи та питання, які необхідно враховувати при внесенні будь-якого документа в особову справу працівника, такі.
- Чи знадобиться роботодавцю певний документ для обґрунтування рішень, якщо на роботодавця подано позов? Чи знадобиться роботодавцю документ у суді?
- Чи знає і розуміє працівник, що документ буде підшито до його особової справи? У більшості випадків роботодавці повинні вимагати від працівника підпису на документі не для того, щоб підтвердити згоду із змістом документа, а для визнають, що вони знають і прочитали документ.
- Жодних сюрпризів, думок чи особистих приміток про працівника ніколи не можна розміщувати в особовій справі працівника. Лише факти, ніяких спекулятивних думок, належать до особової справи працівника.
Зміст особової справи працівника
Нижче наведено рекомендації щодо документації, яку повинен зберігати роботодавець в особовій справі працівника.
Трудова книжка
- Заява про прийом на роботу
- Резюме
- Супровідний лист резюме
- Підтвердження освіти
- Підтвердження працевлаштування
- Лист-відмова
- Посадова інструкція
- Записи аналізу роботи
- Лист із пропозицією про роботу або трудовий договір
- Договір агентства з працевлаштування або тимчасового агентства, якщо використовується
- Контактна інформація для екстрених випадків
- Підписана форма підтвердження отримання довідника працівника
- Контрольний список з орієнтації нових співробітників із зазначенням тем, які розглядаються, і ким
- Будь-які договори та документи на переїзд
- Будь-який контракт, письмова угода, розписка або підтвердження між працівником і роботодавцем (наприклад, угода про неконкуренцію, договір, або договір щодо наданого компанією автомобіля)
- Офіційні форми терміну служби, включаючи запити на переведення, просування по службі, внутрішні заявки на роботу тощо
- Будь-яка інша документація, пов'язана з працевлаштуванням
Підвищення продуктивності співробітників, плани розвитку та вдосконалення
- Копії будь-якої використаної оцінки ефективності або планів розвитку співробітників
- Самооцінки співробітників
- Записи будь-яких офіційних консультацій
- Примітки про явку або запізнення
- Документація щодо плану підвищення продуктивності
- Протоколи про дисциплінарні стягнення
- Подяки про визнання співробітників, такі як сертифікати, листи визнання тощо
- Офіційні пропозиції та рекомендації співробітників, відповіді організації
- Записи про навчання
- Заявки на навчання
- Оцінки компетенцій
- Сповіщення або розклади про навчальний клас або сесію
- Підписані оцінки потреб
- Звіти про витрати на навчання
- Скарги від клієнтів або колег, які були обговорені з працівником
Записи про звільнення
- Заява про звільнення працівника
- Документація про вихідну співбесіду
- Кобра повідомлення
- Контрольний список для завершення роботи
- Підсумковий облік усіх аспектів зайнятості працівника, таких як остання зарплата, оплата відпустки, повернення майна компанії тощо
Суть
В особову справу працівника потрібно вносити лише ті документи, з якими знайомий працівник. Якщо перегляд вмісту файлу викликав здивування співробітників, ви не ефективно керували вмістом файлу.
