Важко спланувати бюджет події, не маючи хорошого уявлення про витрати, які ви понесете. Це здається очевидним, але пов'язані з цим витрати планування заходів можуть надходити з різних місць. Коли ви думаєте, що визначили всі свої категорії витрат, з’являється інша, яка повертає вас до креслярської дошки.
Щоб цього не трапилося з вами, скористайтеся цією схемою витрат на планування подій під час формування бюджету.
Витрати на проведення заходів
Вони включають витрати та комісії, які зазвичай стягують місце проведення заходу. Часто це найдорожча категорія, але її також найлегше передбачити, оскільки ви отримаєте офіційну оцінку вартості, яку потрібно переглянути заздалегідь. Не забудьте врахувати змінні витрати, які змінюються залежно від вашої відвідуваності. Кейтеринг є прикладом змінних витрат, тому що кількість їжі, яка вам потрібна, — а згодом і вартість — зростає з кожним додаванням до вашої вечірки.
Ось перелік витрат на проведення заходів, які потрібно включити у свій бюджет:
Витрати на місце проведення
Ось вартість приміщення:
- Оренда приміщення
- Заставу
- Страхове покриття
- Паркінг
Харчування та громадське харчування
Ось усе, що стосується їжі та пиття:
- Харчування
- Напої
- Оплата праці бармена/обслуговувача
- Податок і комісія за послуги/чайові
Аудіо/Відео
Це ваші витрати на презентацію:
- мікрофони
- Екрани та проектори
- Доступ в інтернет
- Інше спеціалізоване обладнання
Сторонні постачальники
Ця категорія представляє всі товари та послуги, що надаються постачальниками за межами місця проведення. Кожен виставлятиме вам рахунок окремо, тому важливо уважно стежити за кожним постачальником. Використання електронної таблиці допоможе впорядкувати контакти ваших постачальників разом із витратами, пов’язаними з їхніми послугами.
Оренда подій
Ці витрати стосуються всього, що вам потрібно надати:
- Постільна білизна, плінтуси столів і чохли на стільці
- Намети, сцени та атракціони
- Фізичні предмети не надаються місцем проведення
- Робота та доставка для встановлення/демонтажу
Продавці декору
Для того, щоб речі виглядали добре, виникнуть витрати на:
- Акцентне освітлення
- Квіти та центральні елементи
- Повітряні кулі
Розваги
Не забувайте про комісії, пов’язані з:
- Музиканти або ді-джей
- Гонорари спікерів
- Контрактні райдери (харчування, проживання, транспорт)
Витрати на виробництво
Виробництво включає весь персонал і ресурси, необхідні для планування та проведення заходу. Ці витрати починаються з того моменту, коли ця подія вигадується, і продовжуються через оформлення документів після події. Коротше кажучи, ця категорія представляє витрати на організацію заходу, залучення відвідувачів та управління адміністративними елементами.
Маркетинг і реєстрація
До цієї категорії можна додати витрати на:
- Робота з друкованим та веб-дизайном
- Оголошення
- Запрошення
- Управління реєстрацією
Планування та організація
Події потребують людей, а витрати включають:
- Комісія організатора заходів
- Неповний робочий день та тимчасові працівники
- Офісне приладдя
- Витрати на зв'язок
- Витрати на відрядження
Адміністративні витрати
Не забувайте про документи та витрати на:
- Заробітна плата співробітників
- Бухгалтерські витрати
- Юридичні витрати
- Гонорари консультанта
Перевищення вартості та надзвичайні фонди
Немає магічної цифри того, що ви повинні відкладати на незаплановані витрати, але ви повинні очікувати несподіваного. Деякі організатори заходів пропонують передбачити бюджет на 5–10% від очікуваних витрат, тоді як інші обирають кругле число для роботи. На великі заходи, звичайно, слід виділяти більше, тому що недогляд, який виставляється за особу, може досягати тисяч доларів.
Мета цього плану — ознайомити вас із різними видами витрат на планування заходів, які можуть виникнути. Кожна подія унікальна, тож ваш може містити більше чи менше перерахованих елементів. Важливо знати, звідки будуть надходити ваші витрати. Нехтування витратами, пов’язаними з певним постачальником або категорією, може завдати шкоди вашому бюджету, але найгірший сценарій – це повністю забути про витрати, поки не надійде рахунок.
