Процес покупки до оплати, також відомий як процес P2P, поєднує закупівлі та весь ланцюжок поставок процеси всередині компанії через процес отримання товарів і, нарешті, до платежу, виданого постачальник.
Останніми роками компанії уважно розглядали процеси закупівлі для оплати:
- Знизити загальний ланцюжок постачання та витрати на запаси
- Звільніть необхідні гроші
- Поліпшення операційної продуктивності
- Приймайте кращі фінансові рішення
На додаток до зниження загального ланцюжка поставок і витрат на запаси, вдосконалення процесу «купівля-оплата» може додати видимість, яка дозволить керівництво має можливість мати кращий зв’язок із постачальником щодо того, де знаходяться товари в процесі доставки, і платіж постачальник.
Елементи процесу «Покупка до оплати».
У процесі P2P є багато елементів, кожен з яких важливий у загальному процесі. Процес починається з пошуку товарів і закінчується оплатою вибраному постачальнику.
Пошук джерел
Процес P2P починається з того, що відділ закупівель запитує відділ досліджень і розробок або відділ виробництва знайти постачальника для спеціального товару чи послуги. Відділ досліджень і розробок міг розробити специфікацію, в рамках якої постачальник повинен працювати.
У деяких випадках товар може бути стандартним запасом, необхідним для виробничого процесу, і відділу закупівель може знадобитися лише знайти товар найкращої якості за найкращою ціною. Залежно від необхідного товару чи послуги відділ закупівель може опублікувати запит на пропозицію (RFQ) або вибрати відповідних постачальників на основі попередніх відносин.
Контракти
Коли купівля відділ вибрав відповідного постачальника або постачальників, відбудеться процес укладання контракту, під час якого постачальники та відділ закупівель узгодять договір на основі ціни, умов оплати та графіків доставки.
Закупівля
Після підписання контрактів між компанією та постачальником замовлення на купівлю можна підняти та надіслати постачальнику. Щоб скоротити час доставки товарів, компанія може надіслати замовлення в електронному вигляді, а не надсилати або надсилати факсом.
Надсилаючи електронне замовлення на купівлю, інформацію можна ввести безпосередньо в комп’ютерну систему постачальника. Щоб забезпечити видимість, постачальник повинен надати компанії інформацію про прогрес, наприклад оновлені дати доставки та документи, наприклад попереднє повідомлення про доставку (ASN).
Товарний чек
Після відвантаження товарів від постачальника наступним кроком є прибуття цих товарів до клієнт. Предмети буде перевірено, щоб переконатися, що кількість відповідає замовленню, а також перевірити предмети на наявність пошкоджень і якості.
Якщо виникнуть проблеми з отриманими товарами, клієнт повідомить про це постачальника, щоб той чи інший товар можна було повернути або домовитися про знижку.
Виставлення рахунків
Постачальник може виставити клієнту рахунок-фактуру в будь-який час після відвантаження товарів. Використовуючи рішення електронного виставлення рахунків, процес P2P можна оптимізувати таким чином, щоб інформація вводилася в систему кредиторської заборгованості клієнта.
Коли товари отримано, зіставлено з рахунком-фактурою та замовленням на купівлю, можна розпочати обробку рахунку-фактури.
Обробка рахунків
У процесі P2P обробка рахунків-фактур повинна здійснюватися таким чином, щоб отримати будь-які знижки, запропоновані постачальником. У погодженому контракті постачальник може запропонувати знижки на оплату, здійснену клієнтом до настання терміну платежу.
Наприклад, постачальник може запропонувати п'ятивідсоткову знижку за платежі, здійснені менш ніж через десять днів після отримання товарів.
Аналітика
Як частина процесу P2P, компанія повинна мати повну життєздатність своїх витрат на закупівлі. Постійний моніторинг витрат визначить сфери, які можуть викликати занепокоєння, наприклад підвищення цін постачальниками або недобросовісні витрати.
Процес P2P, який включає найкращі практики, може заощадити гроші компаній. Він має містити обмеження щодо того, що можна придбати поза стандартним процесом P2P.
Дозволяючи нестандартні покупки, зростають випадки непотрібних витрат, а контроль за цими покупками може витрачати ресурси, які можна було б заощадити, якби використовувався правильний процес P2P.
