Хоча ідея безпаперового офісу в принципі звучить чудово, реальність така багато малий або домашній офіс (SOHO) Підприємства все ще мають потребу копіювати друковані документи досить часто, щоб розглянути можливість використання власного копіювального апарату.
Автономні офісні копіювальні машини старого зразка майже зникли в епоху цифрових технологій, замінені на багатофункціональні принтери які поєднують функції друку, копіювання, сканування та факсу в одному пристрої. Технічно «копіювальний апарат» за сучасними термінами зазвичай є принтером, який має вбудовану функцію сканування, щоб документ, який потрібно скопіювати, можна було відсканувати та відтворити на принтері.
Як і більшість електронних пристроїв, копіювально-принтерні пристрої продовжують падати в ціні, але мають більше функцій ніж будь-коли, і зручність копіювання вдома, а не їзда до друкарні/копіювальної майстерні не може бути побитий.
Ось ключові фактори покупки, які допоможуть вам вибрати принтер/копіювальний апарат для вашого SOHO.
Струменевий проти лазерного/світлодіодного
Для високошвидкісного копіювання текстових документів кращим вибором є лазерні/світлодіодні принтери. Струменеві принтери здатні друкувати з набагато вищою роздільною здатністю, що робить їх більш придатними для графіки, особливо фотографій.
Вартість
Хоча витрати на принтер і чорнило/тонер можуть бути вираховується з ваших податків, ви все одно повинні сплатити рахунок спочатку, і це може додатися. Розглядаючи вартість принтера/копіювального апарату, враховуйте вартість чорнила чи тонера, особливо якщо ви будете друкувати/копіювати регулярно. Виробники принтерів продають пристрої за ціною або нижче, а натомість отримують прибуток від продажу чорнила та тонера. Щоб переконатися, що вони окупають свої гроші, багато компаній оснащують свої пристрої картриджами з чорнилом/тонером із вбудованими мікрочіпи, які запобігають використанню «неофіційних» картриджів, або мають «стартові» картриджі з тонером, які містять половину звичайного місткість. Цей вигідний струменевий чи лазерний принтер може виявитися не настільки вигідним, як ви думали, коли прийде час замінити дорогі чорнильні або тонер-картриджі.
Використання кольорових принтерів/копіювальних апаратів особливо дороге, оскільки для них потрібні 4 картриджі (чорно-білий, блакитний, пурпуровий і жовтий). Типовим є те, що вартість заміни струменевих/тонер-картриджів перевищує вартість придбання цілої одиниці.
Завдяки Wi-Fi та підключенню до Інтернету багато компаній, що займаються друкарнями, тепер можуть контролювати та автоматично надсилати вам чорнила/тонер, коли виявляють, що у вас мало чорнила/тонера. Для цього потрібна підписка на послугу, вартість якої залежить від кількості сторінок, які ви друкуєте на місяць. Хоча послуга передплати може заощадити ваш час на замовлення або доїзд до магазину, ви хочете врахувати місячну вартість порівняно з результатом друку.
На щастя, більшість струменевих і деякі лазерні картриджі з тонером можна заправляти за значно нижчою ціною. Такі компанії, як Costco, пропонують заправку струменевих принтерів протягом однієї години. Комплекти для заправки також доступні для типів «зроби сам», але заправка струменевих або тонер-картриджів є складною справою і не для тих, хто має механічні проблеми. Ви також можете зменшити кількість використовуваного чорнила, використовуючи менші шрифти, попередньо переглядаючи та перевіряючи документ перед друком, а також використовуючи параметри «Чернетка» або «Друк у градаціях сірого». Також зауважте, що у ваших картриджах залишається більше чорнила, навіть якщо ви отримуєте попередження про низький рівень чорнила.
Щоб отримати уявлення про те, скільки принтер коштуватиме надалі, перевірте опубліковану виробником вартість сторінки.
Обсяг
Більшість принтерів/копіювальних апаратів для малого бізнесу не розраховані на великий обсяг, тому перевірте рекомендоване використання пристрою (сторінок на місяць). Кількість сторінок, які можна надрукувати за допомогою певного картриджа, називається ресурсом ISO, дасть вам приблизне уявлення про те, як часто картриджі потребуватимуть заміни.
Зауважте, що навіть якщо у вас є власний принтер/копіювальний апарат, можливо, буде доцільно використовувати місцеві або онлайнові служби копіювання/друку для більших завдань друку/копіювання або спеціального друку, наприклад брошури. Зважаючи на високу ціну на чорнило та тонер, друк/копіювання великих обсягів на менш дорогих принтерах/копіювальних апаратах просто нерентабельно, особливо кольорових документів або фотографій. Придбання недорогого принтера/копіювального апарату для базових потреб і передача більших завдань друку/копіювання аутсорсингу є ідеальним компромісом для більшості малих підприємств.
Двосторонній друк
Двосторонній друк — це можливість друку/копіювання на обох сторонах сторінки. Хоча це може бути необов’язковим для ваших потреб, у двостороннього друку є переваги, наприклад економія паперу. Окрім економії паперу та збереження навколишнього середовища, двосторонній друк також може спростити зшивання пакетів паперу.
Підключення
Для того, щоб принтер працював, йому потрібен спосіб вказувати, що робити. Коли справа доходить до копіювання, просто покладіть папір на скло для копіювання та натисніть кнопку копіювання, щоб відсканувати та надрукувати сторінку.
Щоб використовувати його як принтер, потрібно під’єднати пристрої, як-от комп’ютер, щоб подати команду друку. Окрім прямого USB-з’єднання з ПК, більшість принтерів/копіювальних апаратів мають мережеве з’єднання, дротове з’єднання, Wi-Fi або те й інше. Перевагою цього є зменшення кількості кабелів, а також можливість друкувати з різних пристроїв, таких як планшет чи телефон.
Чорно-білий чи кольоровий?
Кольорове копіювання є повільнішим і дорожчим, але це функція, яку ви захочете мати у своєму принтері/копіру ви маєте намір виготовити рекламні матеріали для свого малого бізнесу, такі як брошури або кольорові копії фотографії. Зауважте: якщо вам потрібен високоякісний кольоровий друк, переконайтеся, що ви використовуєте високоякісний папір, який часто дорожчий, ніж звичайний папір для принтера.
Універсальність медіа
Виберіть копіювальний апарат, здатний працювати з різними розмірами та щільністю паперу та іншими носіями, такими як прозорі плівки та картки. Шукайте копіювальні апарати, які пропонують планшетне копіювання, якщо вас турбує копіювання з книг. У багатьох є пристрої подачі аркушів, які корисні, якщо вам потрібно копіювати кілька аркушів одночасно.
Робота з папером
Як працівник малого бізнесу, у вас є чим зайнятися краще, ніж заповнювати лотки для паперу чи подавати окремі аркуші в принтер/копіювальний апарат. Якщо ви регулярно друкуєте/копіюєте, шукайте модель із ємністю щонайменше 250 аркушів або більше. Вам також обов’язково знадобиться пристрій автоматичної подачі документів, який вміщує щонайменше 30 аркушів.
Час реакції
Принтери/копіювальні апарати, у яких немає часу на розігрів, ідеально підходять для малих і домашніх офісів, де машина може простоювати годинами або днями. Висока швидкість друку/копіювання — це чудово, але це не заощадить ваш час, якщо вам доведеться чекати кілька хвилин, поки пристрій розігріється щоразу, коли він виходить із режиму сну. Деякі принтери/копіювальні апарати тепер пропонують першу копію менше 10 секунд.
