Місця проведення хочуть бути впевненими, що великі заходи пройдуть без збоїв, або, якщо зрив є, вони хочуть бути впевненими, що це не їхня провина. Маючи це на увазі, вони надають ретельно розроблені замовлення на банкетні заходи (BEO), які координатори заходів повинен підписати. Хоча може бути важко подати до суду, якщо BEO не дотримується буквально, це юридичний договір, і його слід уважно прочитати перед підписанням.
Що таке замовлення на банкет?
Майже кожна велика подія, запланована в готелі чи закладі для проведення спеціальних подій, потребує BEO, тобто контракту, у якому описуються всі деталі події. Якщо ви займаєтесь плануванням подій, ви захочете ознайомитися з BEO, щоб мати змогу переконатися, що всі деталі висвітлені правильно.
Угода часто оформляється у формі, яка детально описує вибір їжі та напоїв, аудіо/відео, оформлення кімнати, центральні елементи столу, вимоги до персоналу та всі інші елементи, пов’язані з ваша подія. BEO містить детальний перелік витрат, які вам доведеться сплатити. Наведену вище інформацію зазвичай групують у підзаголовках разом із контактною інформацією, розкладом, умовами угоди та блоками для підпису.
Читання BEO
Хоча очевидно, що вам потрібно прочитати BEO і погодитися з умовами, викладеними в угоді, не забудьте також прочитати дрібний шрифт. Важливо бути повністю поінформованим про те, на що ви погоджуєтесь, включаючи всі витрати.
Переконайтеся, що в загальному розділі BEO зазначено наступне:
- Контактна інформація на місці, включаючи номер мобільного телефону
- Використання місця в день заходу (двічі перевірте, чи згадані приміщення є тими місцями, які ви відвідали)
- Налаштування, час початку та закінчення події
- Загальна очікувана кількість гостей
Організація їжі та напоїв
Розділ BEO буде присвячений організації харчування та напоїв. Ви хочете переконатися, що в цьому розділі описано наступне:
- The все меню, включаючи всі курси
- Кожен продукт на шведському столі, а також те, як кожна станція буде встановлена та розміщена в кімнаті
- Як заклад має намір задовольнити потреби гостей, які мають особливі харчові проблеми (наприклад, безглютенову або вегетаріанську дієту)
- Час обслуговування
- Особливі речі щодо обслуговування, наприклад вино та газована вода на столах
- Розбивка всіх цін на продукти харчування
- Детальний перелік алкогольних напоїв, включаючи марки алкоголю та пива, доступні в барі
Налаштування кімнати
BEO має чітко окреслити всю установку кімнати. Це включає:
- Розміщення столів
- Кількість місць за столиком
- Розміщення пунктів харчування
- Розташування розваг (та деталі щодо розміщення артистів, якщо це доречно, включаючи зберігання обладнання, доступ до їжі та напоїв, місце для роздягання тощо)
- Розташування бару(ів)
Деякі BEO можуть навіть містити схему налаштування кімнати.
Аудіо/відео та сторонні постачальники
Аудіо/візуальні аранжування іноді з’являтимуться на BEO, але оскільки багато закладів передадуть аудіо/відео-послуги третій стороні, може бути окремий договір. Якщо він включений до BEO, переконайтеся, що всі деталі завершено перед підписанням договір.
Правила та умови
Усі контракти, включно з BEO, містять умови, яких ви повинні дотримуватися. Перш ніж підписувати документ, переконайтеся, що ви ознайомлені з усіма умовами. Наприклад, які умови угоди у разі розірвання? Як будуть вирішуватися суперечки, якщо, наприклад, гість послизнувся і впав?
Важливо задати будь-які запитання менеджеру закладу та узгодити деталі з клієнтом перед підписанням. Після того, як ви підпишете BEO, це обов’язковий контракт.
