Зберігати ваші електронні документи в порядку в сучасному «дротовому» світі може бути справжньою роботою.
На додаток до локальне зберігання документів на настільних комп’ютерах, ноутбуках або мобільних пристроях все більше компаній використовують хмара для основних бізнес-додатків і зберігання файлів.
Проблему зберігання ще більше ускладнює необхідність для багатьох підприємств обмінюватися документами між співробітниками. В офісі це зазвичай досягається за допомогою файлового сервера або мережевого пристрою зберігання даних (NAS).
Якщо потрібен спільний мобільний доступ, документи можна зберігати в хмарі та ділитися ними, призначивши права доступу.
Результатом усього цього може стати кошмар керування файлами, коли деякі документи людини зберігаються в хмарі, а деякі локально, і навіть окремі документи зберігаються лише в одному місці чи в іншому.
Організація є ключем до керування електронними файлами
Де б не зберігалися документи, важливо підтримувати їх упорядкованим і актуальним. Мета керування електронними файлами полягає в тому, щоб ви могли знайти те, що шукаєте, навіть якщо ви шукаєте це через роки після його створення.
Більшість бізнесменів у той чи інший час потрапляли в незручне становище, маючи клієнт зателефонувати та не в змозі швидко знайти відповідний рахунок-фактуру чи інші важливі документи клієнта. Так само дратує кочування навколо кінець року намагаючись знайти документи, що стосуються рахунків компанії для бухгалтер або ще гірше податківця.
Правильна організація цифрових документів особливо важлива в спільному середовищі, якщо це один із ваших співробітників відсутній (тимчасово чи постійно!) Ви повинні мати можливість легко знайти будь-які документи, створені або керовані цим людина.
Потенційна втрата даних через незадоволених працівників, які звільняються, є ще однією причиною захистити ваші бізнес-дані.
Ці поради щодо керування файлами допоможуть вам зберегти ваші файли доступними:
1. Використовуйте папки встановлення за замовчуванням для програмних файлів
Під час встановлення прикладних програм використовуйте розташування файлів за замовчуванням. У Windows за домовленістю програмні файли додатків знаходяться в каталозі (буква диска:)->Program Files. Встановлення програм деінде заплутано та непотрібно.
2. Одне місце для всіх документів
Розмістіть усі документи в одній «кореневій» папці. Для одного користувача в середовищі Windows розташуванням за замовчуванням є папка «Мої документи».
У середовищі обміну файлами спробуйте зробити те саме. Створіть єдину кореневу папку (наприклад, під назвою "Спільні документи") і зберігайте всі документи у вкладених папках у кореневій папці. Наявність єдиного місця для всіх електронних документів полегшує пошук речей і запуск резервних копій і архівів.
3. Створення папок у логічній ієрархії
Це, так би мовити, ящики картотеки вашого комп’ютера. Використовуйте зрозумілу мову для назви своїх папок; Ви не хочете в майбутньому дивитися на цей список папок і думати, що означає «TFK» або будь-яка інша цікава абревіатура, яку ви винайшли.
4. Вкладення папок у папки
За потреби створюйте інші папки в цих основних папках. Наприклад, папка під назвою «Рахунки» може містити папки під назвою «2018», «2017» і «2016». Папка, названа на честь a клієнт може включати папки «дані клієнта» та «листування». Мета полягає в тому, щоб мати кожен файл у папці, а не мати в списку купу файлів-сиріт.
Не створюйте складні, багатошарові структури папок. За можливості використовуйте описові назви файлів.
5. Дотримуйтеся правил іменування файлів
Деякі операційні системи (такі як Unix) не дозволяють пробіли в іменах файлів або папок, тому уникайте цього, якщо ваше обчислювальне середовище є змішаним. Натомість використовуйте підкреслення як роздільник (наприклад, Doe_John_Proposal.doc.) Інші символи, наприклад /? < > \: * | " ^ також заборонені в назвах файлів і папок у Windows.
Використовуйте описові імена файлів для легкої ідентифікації та пошуку, але не переборщуйте - імена файлів/шляхів мають обмеження довжини, які відрізняються в залежності від операційної системи.
У Windows максимальна повна довжина шляху до файлу (наприклад, буква диска + імена папок + ім'я файлу) становить 260 символів. Використовуйте загальноприйняті скорочення, де це можливо, наприклад Jan для січня або Corp для Corporation.
6. Бути специфічним
Дайте електронним файлам логічні, конкретні назви та, якщо можливо, додайте дати в імена файлів. Мета під час іменування файлів полягає в тому, щоб можна було зрозуміти, про що файл, не відкриваючи його та дивлячись. Отже, якщо документ є листом клієнту з нагадуванням про прострочення платежу, назвіть його приблизно як "прострочений_20180115"; а не щось на зразок «лист». Як дізнатися, до кого лист, не відкривши його?
Якщо ви обмінюєтеся файлами через електронною поштою або портативних пристроїв, можливо, ви захочете, щоб ім’я файлу містило більш конкретну інформацію, оскільки інформація про папку не буде включена до спільного файлу.
Наприклад, якщо ваш документ знаходиться в папці «Мої документи\Рахунки\2017\Клієнти\Doe_John_20180416.doc», а файл надіслано або надіслано електронною поштою. все, що одержувач побачить, це Doe_John_20170416.doc і, можливо, не зможе визначити, що файл є рахунком-фактурою клієнта, не відкривши це.
7. Файл як ви йдете
Найкращий час для файл документ – це момент його створення. Тож візьміть за звичку використовувати діалогове вікно «Зберегти як», щоб зберігати документ, а також називати його, розміщуючи його в потрібному місці.
8. Замовляйте свої файли для вашої зручності
Якщо є папки чи файли, якими ви часто користуєтеся, перейменуйте їх угору списку файлів за допомогою a! або AA на початку назви файлу.
9. Регулярно видаляйте свої файли
Іноді те, що старе, очевидно, як у прикладі папки під назвою «Рахунки-фактури» вище. Якщо це не так, тримайте свої папки чистими, очистивши їх старі файли.
робити ні видаляйте пов’язані з бізнесом файли, якщо ви не впевнені, що файл вам більше ніколи не знадобиться. Замість цього в основній колекції папок у кореневій папці створіть папку під назвою «Стара» або «Неактивна» та перемістіть туди старі файли, коли на них натрапите.
10. Регулярно створюйте резервні копії своїх файлів
Незалежно від того, копіюєте ви файли на інший диск або на стрічку, важливо налаштувати та дотримуватися регулярний резервний режим.
З ефективним керуванням файлами легко знайти те, що ви хочете
Управління електронними документами має бути частиною загальної стратегії управління документами для вашого бізнесу. Належний план документообігу має включати всі аспекти обробки документів, включаючи зберігання, пошук, резервне копіювання та безпеку.
Функція пошуку — чудова річ, але вона ніколи не зрівняється з легкістю переходу безпосередньо до папки чи файлу. Якщо ви постійно дотримуєтеся цих порад щодо керування файлами, навіть якщо ви не знаєте, де щось знаходиться, ви знаєте, де це має бути – величезна перевага, коли потрібно знайти те, що ви шукаєте. Належні методи керування файлами заощадять час і гроші вашого бізнесу.
