Управління документами – це процес роботи з документами таким чином, щоб інформація могла створюватися, обмінюватися, організовано, і зберігається ефективно та належним чином. Таким чином, навчитися створювати систему управління документами є критично важливим для бізнесу.
Багато компаній мають справу з важливою інформацією, яку потрібно зберігати в безпеці та конфіденційності або мати швидкий доступ. У таких випадках необхідна безперебійна система керування документами. Але навіть якщо ваш бізнес носить більш випадковий характер, все одно важливо вести належний облік для бухгалтерського обліку та заради ефективності.
Дізнайтеся більше про те, як створити систему управління документами, яка найкраще відповідає потребам вашого бізнесу.
Параметри системи керування документами
Сьогодні більшість компаній зручно працюють із цифровими документами та використовують програми з функціями зберігання та керування. Не бракує загального та галузевого програмного забезпечення для керування документами або додатків, спеціально розроблених для покращення вашого бізнесу
Однак багатьом малим підприємствам доводиться мати справу із сумішшю застарілих даних на папері та в електронних файлах, і в деяких випадках частка паперових даних набагато більша.
Перетворення паперових документів у цифрові формати
Одним із рішень проблеми середовища змішаних даних було б використання системи обробки зображень документів для перетворення всіх документів вашого бізнесу в електронні файли. Залежно від типу даних і документів, з якими ви працюєте, це може бути відносно простий процес або він може вимагати певної креативності та спеціальних підходів.
Наприклад, невеликий роздрібний магазин, який керує квитанціями та інвентарем, може перетворити паперові документи на цифрові електронні таблиці з додатковими зусиллями щодо введення даних. З іншого боку, кабінет стоматолога, який веде записи про стан здоров’я пацієнтів, рахунки, рентгенівські знімки тощо, ймовірно, потребуватиме більш надійного методу перетворення великої кількості паперу файлів у цифрові формати, як-от наймання відповідної для бізнесу служби сканування документів або придбання програмного забезпечення для сканування, здатного передавати файли високої роздільної здатності зображення.
Кроки до системи управління документами
Незалежно від того, чи працюєте ви в цифровому середовищі чи в гібридному середовищі з цифровими та паперовими документами, налаштування системи керування документами включає три етапи:
- Створити план документообігу.
- Виконайте план управління документами.
- Виконати.
Перший крок є найбільш детальним, тому давайте розглянемо його далі.
Створення плану управління документами
Перший крок передбачає відповідь на ці чотири запитання:
Які правила створення документів?
Рахунки-фактури, листи з нагадуваннями про оплату, рекламні брошури, електронна пошта, баланси, електронні таблиці, звіти — усі компанії створюють різноманітні документи під час ведення та відстеження бізнесу. І щоб все було впорядковано, усі підприємства повинні встановити правила створення документів.
- Чи існують внутрішні шаблони для деяких стандартних бізнес-документів, наприклад листів і рахунків-фактур, і де вони знаходяться?
- Чи існує власний посібник зі стилю, якого потрібно дотримуватися?
- Чи повинні нові документи мати дату чи позначку часу?
- Яких процедур слід дотримуватися для обміну або перегляду документів?
Для деяких малих підприємств єдиним важливим моментом буде те, де розташовані шаблони для різних ділових документів і як ними користуватися. Але якщо для створення документів у вашому бізнесі беруть участь різні люди, які співпрацюють, переглядають або оновлюють документів, вам знадобиться витратити деякий час, щоб вирішити, як це зробити, щоб забезпечити ефективність і послідовність.
Документи Google є галузевим стандартом для спільних проектів, оскільки пропонують різні параметри для керування дозволи, переглядати редагування та іншим чином ділитися одним документом між декількома людьми за допомогою перевірки безпеки місце.
Як будуть зберігатися документи?
Існують витрати, пов’язані зі зберіганням, найбільшою з яких для більшості малих підприємств є, ймовірно, витрати часу, витраченого на пошук документів. Тож виникає питання: як будуть подаватись документи? Ключ до подачі документів - це дотримуватися хороші практики керування файлами. Чітка система, проста в застосуванні, є важливою.
Ви також повинні знати, як ви будете архівувати документи. Як ви будете працювати з файлами, які застаріли або готові до переміщення на задній план у вашій системі керування документами?
Наприклад, на початку кожного року вам слід переглядати різні файли, пов’язані з роботою, на вашому комп’ютері, видаляючи ті, які вже не актуальні, і створюючи нові папки, позначені роком і темою, переміщуючи файли як необхідний. Ви можете зробити те ж саме з паперовими файлами; нескладно видалити старі документи з папки файлів і створити нову з написом «Старі» в назві. Деякі програми пропонують автоматичне архівування.
«Зберігання» в цифровому середовищі може бути хмарним або на локальних серверах, але для зберігання паперових документів вам знадобиться фізичний простір на місці, або, як і в багатьох юридичних офісах, для яких обов’язково потрібно зберігати файли клієнтів, вам може знадобитися орендувати одиниця зберігання.
Як можна спростити пошук документів?
Це питання є серцевиною вашої системи керування документами. За деякими оцінками, пошук зниклого документа коштує компанії в середньому 120 доларів США, а заміна – 220 доларів.
Знову, хороші практики подання документів може значно допомогти у вирішенні проблеми. Якщо ви встановлюєте надійні процедури та протокол, наприклад, послідовне дотримання строгих домовленостей про іменування, наприклад, документи буде набагато легше знайти.
Незалежно від того, чи є ви індивідуальним підприємцем чи власником бізнесу зі співробітниками, вам слід створити файл список розташувань, який нагадуватиме користувачам, куди йдуть певні типи файлів, і допоможе людям знати, куди знайди їх. Не забудьте вказати, чи буде файл у вашій комп’ютерній системі, на внутрішньому сервері, у хмараабо збережено у фізичному місці, наприклад у шафі для документів. Наприклад, припустімо, що ви використовуєте зображення, відео або навіть паперові фотографії у своєму бізнесі. Запис у списку розташування файлів може бути таким:
- Цифрові зображення/відео: комп’ютер (або сервер) — диск E:/фото — файл у відповідній тематичній папці
- Паперові фотографії: картотека 3—Фотографії—альфа за темою
Спільні мережеві або хмарні диски мають бути помічені відповідно до вмісту, як і ящики картотеки.
Як створити та захистити документи?
Першою лінією захисту документів є фізична безпека господарські приміщення себе. Усі підприємства, навіть домашні, повинні мати системи безпеки.
Підприємствам також може знадобитися або захотіти інвестувати в інші пристрої безпеки, такі як віконні решітки, камери спостереження або патрульні служби. Ви можете витратити скільки завгодно часу на створення паролів і шифрування файлів, щоб захистити себе ваші електронні файли, але це не має великого значення, якщо хтось може просто забродити та вкрасти ваші комп'ютер.
Додаткові заходи захисту документів включають:
- Замикання всіх картотечних шаф після робочого часу (і під час обіду, якщо немає надійних осіб)
- Регулярно створюйте резервні копії електронних документів, бажано за межами сайту, щоб запобігти появі ваших бізнес-дані знищені стихійними лихами
- Обмеження доступу користувачів до певних документів, програм і папок на будь-яких спільних комп’ютерах
- Запобігання крадіжці співробітників шляхом проведення перевірок репутації та рекомендацій як частини процесу найму
Впроваджуйте та дотримуйтесь
Після того як ви створили свій план управління документами, відповівши на запитання вище, ви готові його реалізувати. Переконайтеся, що весь ваш персонал знає деталі системи керування документами вашого бізнесу та що кожен дотримується відповідних процедур під час створення, зберігання та отримання документів.
Ви також повинні бути впевнені, що кожен, хто отримує доступ до документів у вашій організації та використовує їх, послідовно називає та зберігає документи належним чином. Вибіркова перевірка на регулярній основі, щоб перевірити, чи можна легко знайти певні файли, і захиститися від неправильного файлування. Навіть випадкова необережність може вивести з ладу всю систему.
Ви можете налаштувати систему документообігу за один день, але її послідовне впровадження з часом буде ключем до її успіху. Винагорода величезна — ви заощадите масу часу та отримаєте спокій.
Часті запитання (FAQ)
Яка найкраща система керування документами?
Немає єдиної системи, яка б працювала для всіх компаній. Головне – зрозуміти потреби свого бізнесу, а потім застосувати найбільш відповідні практики. Деякі фактори, які слід враховувати, включають:
- Масштаб ваших операцій (скільки документації буде зберігатися)
- Діапазон типів даних та інформації, якими вам потрібно керувати
- Як використовуються ваші документи та як часто до них потрібно відкривати
- Необхідні рівні безпеки
- Ваш бюджет — чи можете ви найняти спеціалізовану службу чи придбати високоякісне програмне забезпечення чи впораєтеся самі?
Чи вважається SharePoint системою керування документами?
Одним словом, так, але із застереженням: продукт Microsoft Office не створений спеціально для роботи як документа систему управління для малого бізнесу, і її потрібно впроваджувати обережно та правильно, щоб інтегруватися з вашою операції. SharePoint дійсно має можливість зберігати, захищати та керувати документами, а також включає функції спільної роботи та архівування.
