Коли ви вперше відкриваєте бізнес, ви можете зберегти зібрані квитанції, щоб вирахувати бізнес-витрати з податку на прибуток тощо. Потрібна краща система, коли прийде час вести бухгалтерію, а не запихати всі квитанції в ящик столу. Звичайно, виявлення невпорядкованої маси квитанцій може створити безлад.
Зберігання ділових квитанцій упорядковано може допомогти власникам бізнесу відстежувати прогрес свого бізнесу, а також готувати їх до фінансової звітності. Він також допомагає визначити джерела доходу, веде облік витрат і готує елементи для податкових декларацій.
Краща система
З роками важливо розвивати добро система картотеки за квитанції. Наприклад, це може включати систему файлів, яка полегшує введення даних і дозволяє отримати певну квитанцію, якщо вам потрібно знайти конкретну квитанцію за датою чи категорією.
Одним із прикладів упорядкування ділових квитанцій є зберігання серії папок з файлами, позначених місяцем і роком, наприклад «Надходження, листопад 2017». Дві найновіші папки з файлами можуть розташовуватися на вашому столі, щоб, коли ви збираєте квитанції про різні раунди, їх було легко помістити в потрібну щомісячну папку.
Потім, коли ви робите щомісячні записи даних, ви можете взяти відповідну папку щомісячних файлів і відсортувати квитанції підприємства в стопки відповідно до їх класифікації податку на прибуток. Наприклад, ви можете скріпити разом усі квитанції про програмне забезпечення, усі квитанції про витрати на їжу та розваги та всі квитанції про витрати на автомобіль. Коли ви закінчите вводити дані, ви можете покласти папку з квитанціями місяця у відповідне місце в ящику однієї з ваших картотечних шаф.
Якщо ви ділова людина з великою кількістю квитанцій про витрати, легко змінити систему, описану вище, разом із більш частими записами.
Зробіть копії або цифрові зображення
Якщо ви намагаєтеся перейти до «безпаперового офісу», як у більшості сучасного світу, ви можете сканувати квитанції про витрати та зберігати їх разом з іншою цифровою обліковою інформацією. Деякі з нових хмарних бухгалтерських програм мають мобільні програми, які дозволяють робити знімки квитанцій на мобільний телефон і записувати їх на льоту.
Для тих, хто веде бізнес у Канаді, потрібні паперові копії або цифрові зображення квитанцій загалом прийнятні для Канадського агентства доходів (CRA) за умови, що вони розбірливі. Якщо ні, CRA може вимагати ознайомлення з оригіналами паперових документів під час аудиту або звичайного запиту документації. Таким чином, оригінали завжди повинні зберігатися протягом встановленого часу, що в середньому становить шість років.
Зменшення податкового тягаря
Виплатою за те, що ви витратили час, щоб упорядкувати свої квитанції про витрати до того, як ви їх подали, є складення податкової декларації вашого бізнесу. По-перше, ви матимете всі свої квитанції, які слугуватимуть доказом відрахування прибуткового податку, пов’язаного з бізнесом. З іншого боку, якщо ви вже відсортували свої квитанції за категоріями бізнес-витрат, усі ваші квитанції будуть відповідними квитанції для кожної категорії готові до підсумку, що дозволить швидко та швидко заповнити декларацію про доходи легко.
Примітка: у Канаді, якщо ви керуєте приватним підприємцем або товариством, ваші бізнес-витрати вносяться у форму T2125, яка є частиною вашої декларації про доходи фізичних осіб T1. Якщо ви ведете свій бізнес як корпорація в Канаді, ви зазначатимете витрати на бізнес у своїй податковій декларації T2.
Коли подається податок на прибуток
Оскільки зараз дуже багато декларацій про податок на прибуток подається в Інтернеті, більше не прийнято або не потрібно надсилати квитанції про витрати під час подання податку на прибуток. Замість цього помістіть усі відповідні квитанції за податковий рік в одну папку з позначкою за роком, наприклад «Податкові квитанції 2019», і додайте папку до своєї картотеки, цифрової чи фізичної.
Якщо у вас виникне будь-який спір із Податковим управлінням Канади, податковою службою Канади, або якщо вас перевірять, ваші квитанції стануть важливим доказом.
