Бухгалтерські помилки трапляються час від часу, але багатьох поширених облікових помилок можна уникнути за допомогою належного планування та підготовки. Ми всі знаємо, що зазвичай потрібно більше часу, щоб виправити помилку, ніж виправити її з першого разу. Цікаво, що також дешевше виявити та виправити помилки на ранній стадії проекту, ніж чекати, щоб виправити проблему пізніше.
Якщо ви ставитеся до свого бізнесу як до довгострокового проекту, тоді вам потрібно бути проактивним, усвідомлюючи типові помилки, які роблять інші, і виправляйте їх на ранній стадії, що не тільки заощадить вашій компанії час, гроші та головний біль, але й дасть вам конкурентну перевагу на ринку завдяки більш спрощеній роботі та кращому клієнту задоволення. Нижче наведено поширені бухгалтерські помилки, які допускають власники малого бізнесу.
Недотримання процедур бухгалтерського обліку
Навіть власники малого бізнесу, самозайняті особи та фрілансери повинні створити офіційні, задокументовані та докладні процедури для управління бухгалтерськими та бухгалтерськими процедурами, а також для виконання інших рутинних завдань завдання.
Корисним кроком є розробка стандартизованих форм і контрольних списків для заповнення, щоб забезпечити послідовність і точність. Наприклад, ви захочете задокументувати процес встановлення нових постачальників.
Вам знадобиться постачальника ім’я, адреса, номер телефону та ідентифікаційний номер роботодавця (EIN), серед інших документів, таких як страхові сертифікати, рекомендаційні листи або підписані контракти. Потім вам потрібно буде ввести цю інформацію в програмне забезпечення бухгалтерського обліку, щоб ви могли обробляти платежі.
Ви захочете витратити час, щоб розглянути інформацію, яку вам потрібно зібрати від ваших постачальників, розробити a стандартизовану форму або контрольний список, щоб переконатися, що ви отримуєте цю інформацію, а потім мати письмову політику, яку ваші співробітники може слідувати.
Робота без бюджету
Створіть бюджет, щоб мати базу для оцінки операційних результатів вашого бізнесу. Бюджети корисні не лише для стримування надмірних витрат, але й для встановлення реалістичних письмових фінансових цілей. Бюджети завжди повинні бути засновані на реальності, але ви, безперечно, можете використовувати свій бюджет для встановлення розумних фінансових цілей, будь то збільшення доходів або скорочення операційних витрат.
Помилки при введенні даних
Час від часу виникають помилки при введенні даних. Хоча ви не можете запобігти всім помилкам введення даних, ви можете мати політику для виконання різноманітних узгоджень своєчасно, щоб забезпечити швидке виявлення введених даних і можливість їх виправлення.
Наприклад, ви захочете виконувати щомісячні банківські звірки, а також звірки дебіторської та кредиторської заборгованості. Ви також можете запустити відхилення бюджету від фактичного, щоб виявити можливі помилки в класифікації доходів або витрат або запустити періодично надсилайте квитанції клієнтів або звіти про оплату постачальників, щоб переконатися, що всі надходження та виплати розумно.
Незвичайні транзакції слід переглядати, щоб переконатися, що не було допущено помилок у введенні даних і що транзакції є точними.
Не вдалося створити резервну копію бухгалтерського програмного забезпечення
Необхідно регулярно створювати резервні копії бухгалтерського програмного забезпечення та інших даних вашого підприємства. Багато програм для бухгалтерського обліку малого бізнесу мають функцію, яка дозволяє налаштувати автоматичне резервне копіювання вашої бухгалтерської програми.
Використай це. Ви також повинні приділити час ще раз перевірити свої файли резервної копії, навіть дійшовши до використання файлу резервної копії, щоб перевірити, чи можете ви вести з ним свій бізнес, як зазвичай.
Іноді файли пошкоджені; іноді ви не створюєте резервну копію всіх потрібних даних. Швидка перевірка може виявити проблеми з процесом резервного копіювання, щоб ви могли переконатися, що у вас є все необхідне для продовження роботи вашого бізнесу, якщо виникне така потреба.
Занадто багато робите самі
Передача адміністративних завдань, які не додають вартості вашій компанії, може бути перевагою.
Наприклад, податковий бухгалтер, швидше за все, краще розбирається в податковому законодавстві, ніж ви аутсорсинг податкове планування та підготовка до вашого бухгалтера дозволить вам зменшити податкові зобов’язання, збільшити дотримання податкового законодавства та залишить у вас більше часу, щоб присвятити діяльності, що приносить дохід.
Багато власників малого бізнесу не бажають делегувати відповідальність іншим здібним фахівцям, але передаючи бухгалтерію на аутсорсинг, юридичні, ІТ та інші адміністративні функції можуть зменшити кількість помилок і збільшити прибутковість, якщо ви використовуєте новознайдений час мудро.
Нездатність належним чином класифікувати доходи та витрати
Метод бухгалтерського обліку за принципом «взуттєвої коробки», мабуть, не є гарним вибором для малих підприємств, які здійснюють більше ніж кілька операцій на рік. Усі гроші, які надходять і виходять із вашого бізнесу, повинні бути віднесені до відповідної категорії.
Власники бізнесу, які ведуть бухгалтерський облік, не стикаються з помилками. Вони знатимуть, кому було виставлено рахунок, скільки та чи сплатив клієнт.
Ви також зрозумієте, що підготовка податку на кінець року буде набагато легшою, ніж спроба повторно зібрати записи, необхідні для підготовки податкової декларації вашого бізнесу безпосередньо перед тим, як її потрібно буде подати.
