Одним із найважливіших розважальних елементів події є вибір чудового основний доповідач та інші доповідачі до порядку денного. Наймаючи стороннього спікера на цю роль, організатори заходів може укласти договір безпосередньо з професійним доповідачем або покладатися на досвід бюро доповідачів. Незалежно від того, чи це внутрішній керівник, лідер галузі чи професійний спікер, успішна програма визначить спікерів на ранніх етапах процесу планування.
Поради експерта
Даян Гудман, президент The Goodman Speakers Bureau, Inc. у Віндзорі, штат Коннектикут, є визнаним лідером галузі в наданні професійних і загальнонаціональних спікерів і артистів для корпоративних і організаційних заходів. Вона є автором-експертом Пережити пошук: як націлитися та вибрати найкращого професійного спікера, 12-сторінковий посібник для організаторів зустрічей і заходів.
Гудмен структурував посібник як контрольний список корисних порад і запитань, на які початківці та досвідчені організатори зустрічей повинні відповісти всередині компанії, перш ніж звертатися до організації та вибирати доповідача.
Що потрібно зробити перед тим, як вибрати основного доповідача
Перш за все, як і на будь-якій іншій події, попереднє планування завжди корисно, а іноді й критично важливо, щоб знайти найкращого оратора для вашої події. Набагато простіше знайти найкращих спікерів, спланувавши принаймні за шість-12 місяців до події. Нормою бронювання професійного чи відомого спікера був рік. Звичайно, це не завжди розумно чи реально, і сьогодні, як відомо, бронювання здійснюється лише за кілька місяців наперед. Якщо ви можете допомогти, не впадайте у паніку під час кризової ситуації. Ви подякуєте собі пізніше.
Тож, щоб бути достатньо підготовленим до початку пошуку основного доповідача, Гудмен радить у початковому внутрішньому контрольному списку організатора кожного заходу та зустрічі включати наступні кроки:
- Визначте логістику/розклад зустрічі
- Розуміти аудиторію
- Зафіксуйте мету зустрічі
- Визначте очікування оратора
- Еталонний успіх
Лише після того, як ці завдання будуть продумані (і, можливо, інші, специфічні для вашої події чи зустрічі), ви повинні почати пошук основного доповідача. Основний доповідач може виконувати кілька різних ролей на конференції чи зустрічі. Чи потрібен для вашої зустрічі корпоративний доповідач, чи вашу аудиторію краще обслуговуватиме надихаючий чи мотивуючий доповідач? Ознайомлення з цим контрольним списком не тільки забезпечить кращу структуру, з якої можна вести свого виступаючого пошуку, але це заощадить ваш час на сервері, щоб отримати внутрішнє схвалення для вашого першого вибору спікер.
Що робити під час пошуку основного доповідача
Коли ви дізнаєтесь про концептуальний напрям зустрічі, ви матимете кращий досвід пошуку відповідного основного доповідача. Більшість організаторів заходів застрягають не в самому процесі пошуку та відбору, а радше в обговоренні гонорарів основного доповідача.
Професійні основні доповідачі з опублікованою книгою можуть керувати компаніями на суму від 10 000 до 20 000 доларів США без урахування витрат на проїзд на захід. З іншого боку, автор бестселерів New York Times може отримати до 40 000 доларів США за виступ. Хоча ці цифри можуть здатися надзвичайно високими для організаторів подій, які не знайомі з основними доповідачами, ви повинні підходити до гонорарів відносно. Який гонорар доповідача порівнюється, скажімо, з вартістю ранкового сніданку з обслуговуванням або кількістю людей, які очікуються на зустрічі?
Суть
Оскільки організатори заходів служать внутрішнім і зовнішнім обличчям Ділова зустріч, цей тип структурованого підходу до вибору доповідачів допоможе отримати необхідні внутрішні схвалення бюджету, а також просувати програму вперед.
Коли планування зустрічі, зазвичай виникає один із двох сценаріїв: дата ділової зустрічі затверджена без вмісту або дата ділової зустрічі не затверджена без підтвердженого вмісту.
Підхід Гудмена рекомендує, щоб організатори заходів мали глибоке розуміння зустрічі, яка бути присутнім, які повідомлення передаються, який тип спікера потрібен і що спрацювало в минуле.
Ці кроки в поєднанні з деякою гнучкістю планування та попереднім плануванням призведуть до успішної програми.
