В індустрії подій існує кілька вільних визначень термінів. Тобто слова, які можна тлумачити по-різному. Слово «подія» саме по собі може означати що завгодно: від дня народження до благодійного концерту. Таке використання різних термінів може призвести до плутанини та непорозумінь, зокрема щодо назв посад. Однією з найбільших проблем є те, що організатори заходів проти. координатори заходів.
Організатори заходів vs. Координатори заходів
За межами галузі багато людей не розуміють різниці між an організатор заходів і ан координатор заходу. Загалом, планувальник приймає важливі рішення щодо того, що, коли, хто і як. З іншого боку, координатор заходів несе відповідальність за те, щоб усі деталі були виконані та щоб кожен постачальник з’явився вчасно та виконав належним чином.
Обов'язки організатора заходів
Планувальник подій працює безпосередньо з клієнтом, щоб визначити його бачення, потреби та бюджет. Наприклад, якщо це весілля, організатор заходу може обговорити запланований тон пари, рівень офіційності та розмір списку гостей.
Після цього планувальник подій розробляє подію, щоб вразити клієнта. Вони оберуть місце проведення та тип розваги, потім разом із клієнтом визначать меню. Вони зосереджуються на великих предметах, які роблять подію незабутньою.
Щоб стати організатором заходів, потрібен багаторічний досвід. Планувальник несе велику відповідальність за те, щоб клієнт був задоволений і розробив подію, яка б відповідала потребам і очікуванням клієнта.
Перш ніж стати організатором, часто необхідно кілька років роботи координатором заходів. Це важлива сходинка до кар’єри в подіях.
Обов'язки координатора заходу
Координатор заходу не бере участі в плануванні самого заходу. Натомість вони відповідають за керування окремими компонентами, щоб подія пройшла гладко.
Після того як планувальник визначив бачення події, координатор допомагає планувальнику втілити це в реальність. Вони можуть шукати постачальників, організовувати дати доставки та виконувати логістичні завдання.
Більші організації можуть мати двох координаторів для кожного планувальника, тоді як менші організації можуть мати лише одного координатора, який обслуговує потреби всіх керівників, які приймають рішення. У будь-якому випадку, зазвичай існує прямий нагляд за посадою координатора. Це не означає, що координаторам заходів легко. Більшість із них мають складне завдання організувати все на місці лише за кілька годин до початку заходу. Звичайно, саме тут виникає більшість проблем, тому хороший координатор є зосередженим, організованим і винахідливим.
Це чудова посада для тих, хто хоче почати кар’єру в плануванні заходів. Робота координатором дає вам міцну основу для переходу до ролі планувальника подій пізніше у вашій кар’єрі. Сильний координатор на вагу золота для будь-якого планувальника, а безпека роботи (якщо ви добре виконуєте свою роботу) практично гарантована.
Щоб розпочати кар’єру координатора заходів, отримати стажування чи стати волонтером у неприбутковій організації, щоб допомогти їм спланувати заходи зі збору коштів може бути вигідним. Ви отримаєте практичний досвід координації справжнього заходу та водночас створите свою професійну мережу.
