Ваш малий бізнес повинен мати достатньо запасів, щоб задовольнити попит клієнтів, але не надто багато, щоб вартість цього запасу фінансово пошкодила ваш малий бізнес.
Отже, є число, яке ви хочете влучити. Робота вашого оптимізованого ланцюга поставок полягає в тому, щоб знайти це число, використовуючи дані, які є неточними, а іноді й надзвичайно неточними. Подумайте про лідерів ланцюга поставок як про Індіану Джонса, а про цільовий запас – про Загублений ковчег. Керівники вашого ланцюга постачання намагаються знайти Загублений ковчег, і все, що вони знають, це те, що він може бути десь в Африці. Є кілька водіїв, які можуть допомогти вам дістатися.
Управління попитом клієнтів
Клієнти зазвичай дають вам уявлення про те, чого вони хочуть, використовуючи один із двох інструментів: замовлення та прогнози.
Хороша новина щодо замовлень полягає в тому, що вони супроводжуються певним фінансовим зобов’язанням вашого клієнта перед вами. Погана новина полягає в тому, що деяким клієнтам може бути байдуже, що вони мають фінансові зобов’язання перед вами, і вони намагатимуться скасувати або змінити замовлення. І це тому, що у вашого клієнта, як і у вас, є професіонал ланцюга постачання, який намагається з’ясувати, як оптимізувати запаси. Іноді це означає зміну вже розміщених замовлень, що може означати:
- Збільшення замовлення
- Зменшення замовлення
- Витягнення замовлення (тобто прискорення)
- Затримка замовлення
- Скасування замовлення
І тому управління попитом клієнтів не таке просте, як прийняття замовлень клієнтів і їх виконання.
Прогнози навіть більш підозрілі, ніж накази. Прогнози зазвичай не пов’язані з фінансовими зобов’язаннями. Наприклад, ваш клієнт може сказати вам: «Я прогнозую, що наступного року я замовлю 100 000 одиниць вашого продукту». І тоді вони можуть замовте у вас нуль одиниць вашого продукту, і ви не матимете жодного права, якби витратили купу грошей, заробляючи 100 000 одиниць, щоб продати їх.
Ось ще одна річ, яку вам потрібно знати про прогнози; вони завжди помиляються. Вони будуть або на одиницю, або на десять, або на мільйон, але вони будуть неправі. Не дуже розумно робити будь-яке планування, використовуючи прогнози клієнтів.
Загальні замовлення
Загальні замовлення – це спосіб вашого клієнта сказати вам, що він має достатньо високий ступінь впевненість у своєму внутрішньому прогнозуванні, що вони готові зробити довгострокові фінансові операції прихильність до вас.
Замість прогнозованих вище 100 000 одиниць, припустімо, що ваш клієнт розмістив загальне замовлення на купівлю 100 000 одиниць, і в цьому загальному замовленні на закупівлю він сказав, що буде купувати 10 000 одиниць щомісяця за десять місяців. Це дає вам фінансовий важіль, який вам потрібен, щоб створити свій інвентар із 100 000 одиниць замість 10 000 одиниць за раз.
Створивши 100 000 одиниць, ви зможете оптимізувати графіки виробництва та закупівлі сировини, а також допомогти знизити витрати на одиницю. Але ви також витрачаєте гроші на створення більших обсягів запасів, і жодне загальне замовлення на закупівлю не є куленепробивним.
Управління попитом клієнтів
Хитрість в управлінні клієнтським попитом полягає в тому, щоб використовувати те, що ви знаєте, щоб знати попит ваших клієнтів краще, ніж вони самі. Ваш клієнт може надати вам прогнози чи замовлення на купівлю або навіть загальні замовлення на купівлю, але ви повинні використовувати їх лише як точки даних для надійного планування попиту.
Поєднуючи дані, які ви отримуєте від своїх клієнтів, ви також можете використовувати інші фактори, які допоможуть вам у плануванні попиту:
- Історичні фактичні поставки: Що порівнює замовлення вашого клієнта з історією прогнозів?
- Сезонність: (ваш клієнт планує святковий пік?
- Конкурсний ландшафт: Чи випустили конкуренти вашого клієнта подібні продукти, які вплинуть на фактичний попит вашого клієнта?
- Маркетинг/Стимулювання збуту: Чи з’являться якісь знижки або «купи один — отримай один», що призведе до зростання попиту?
Якщо ви в змозі керувати попитом клієнтів, це дасть вашому малому бізнесу перевагу у з’ясуванні того, скільки запасів утримувати.
Внутрішній час виконання
Якщо вантаж надійшов від вашого постачальника о 8 годині ранку сьогодні вранці, скільки часу вам знадобиться, щоб перетворити продукти на товар, придатний для доставки, а потім винести його?
Скажімо, ви не знаєте відповіді на це запитання. Це означало б, що ви не знаєте, які ваші внутрішні терміни виконання. На це впливає кілька факторів, зокрема:
- Час прийому.
- Відкладіть час.
- Час перевірки.
- Час виробничого циклу (за наявності).
- Час обробки відправлення.
Усе це може зайняти у вас годину — якщо все, що ви робите, це відкриваєте коробку від UPS, перевіряєте, що це те, що ви замовили, і кладете в конверт для ваших клієнтів — або це може зайняти у вас тижні (якщо у вас є детальні перевірки продукції та виробництво з доданою вартістю, яке ви зробити).
Будь-яка крайність допустима — якщо ви знаєте, що це таке, і відповідно плануєте свій інвентар. Якщо ваш внутрішній термін обробки 100 одиниць становить тиждень, а клієнт замовляє 100 одиниць вашого продукту двічі на тиждень, вам потрібно мати достатньо запасів, щоб задовольнити тижневий попит клієнтів (тобто 200 шматки).
Час виконання постачальником
Коли ви замовляєте продукт у свого постачальника, скільки часу потрібно, щоб цей продукт дістався до вашої док-станції (або до порогу чи зовнішньої поштової скриньки чи будь-де, куди ваша мала компанія отримує доставку)? Є два способи дізнатися це:
- Запитайте у свого постачальника.
- Слідкуйте за продуктивністю свого постачальника.
Якщо ваш постачальник скаже вам, що він може доставити вам протягом чотирьох тижнів, але ви стежите за його продуктивністю та через виробництво проблеми, затримки доставки, зависання на митниці та інші непояснені затримки, ви справді отримували їхні поставки вісім тижнів, припустіть що? Вони доставлять вам за вісім тижнів.
Отже, якщо ваші клієнти замовляють у вас 200 штук щотижня, а ваші постачальники доставляють вам через вісім тижнів, вам потрібно буде замовляти у своїх постачальників 8x200 штук. Можливо, ви можете розмістити загальне замовлення своїм постачальникам, щоб вони доставляли вам щотижня.
І якщо, як у наведеному вище прикладі, ваш внутрішній час виконання становить тиждень, вам потрібно додати його до того, що є у вашому ланцюжку поставок. Це 1800 одиниць запасів у вашому ланцюжку постачання в будь-який момент часу, щоб задовольнити попит клієнтів.
Вартість товарів і транспортні витрати
Скільки коштує ваш вартість запасів? І скільки ви можете дозволити собі купувати та тримати? У наведеному вище прикладі у вас може виникнути спокуса замовити у постачальника більше, ніж лише ті 1800 штук. Якщо є затримки постачальників або стрибки попиту клієнтів, від яких ви хочете захиститися? Наявність додаткового запасу під рукою – це один із способів забезпечити його достатньо, якщо ви не можете собі це дозволити.
Ваша вартість товарів (тобто, скільки насправді коштує вам проданий продукт) є лише одним із показників того, що вам доведеться заплатити. Існують також витрати на зберігання запасів — наприклад, складські приміщення та страхування — які слід враховувати. Можливо, вам захочеться мати більше, але ви хочете переконатися, що вартість ваших запасів не буде настільки високою, щоб перевищувати дохід, який ви отримуєте від цих продажів.
Який правильний інвентарний номер?
Коли у вас є потрібний обсяг запасів, ви можете доставляти своїм клієнтам те, що вони хочуть, коли вони цього хочуть, і витрачати на це якомога менше грошей. Ви доставляєте вчасно? Чи отримують ваші клієнти те, чого хочуть? Чи здорові фінанси вашого малого бізнесу? Так? Чудово? Немає? Тоді ви не маєте потрібної кількості запасів.
