Укладання контрактів – це і мистецтво, і наука. Ця тема була темою багатьох популярних книг і статей. Тема переговорів про контракти також давно стала предметом семінарів, презентацій та лекції, спрямовані на навчання кількох основних, але важливих тактик, необхідних для успішного контракту переговорник. Укладання контракту – це процес досягнення безпрограшної вигоди як для вашого бізнесу, так і для постачальника, з яким ви підписуєте контракт.
Що таке контракт?
Зрештою, контракт буде документом, у якому викладено всі правила, якими ви керуватиметеся зв’язок у майбутньому, і чим чіткішим і конкретнішим, тим краще його можна реалізувати дотримувалися. Мета полягає в тому, щоб досягти балансу з постачальником і розглядати його як партнера, щоб ви обидва досягли своїх корпоративних цілей і завдань, підписавши контракт.
Успішні переговори про контракт означає, що обидві сторони шукають позитиву, який принесе користь обом сторонам у кожній сфері, одночасно досягаючи чесної та справедливої угоди. Підписаний контракт, який принесе користь обом сторонам, забезпечить міцну основу для побудови a
Цілі переговорів про контракт
Цілі переговорів щодо контракту можна використовувати для оцінки контракту на основі кожного з цих критеріїв:
- Чітко поясніть усі основні передумови, положення та умови.
- Товари або послуги, що надаються, деталізуються та визначаються.
- Компенсація чітко вказана, включаючи загальну вартість, графік платежів та умови фінансування.
- Визначення всіх основних етапів, таких як дати набуття чинності, дати завершення/припинення та можливі дати поновлення.
- Виявлення та вирішення потенційних ризиків і зобов'язань.
- Визначення та встановлення розумних очікувань щодо партнерства, включаючи комунікаційну стратегію та графік.
Стратегії ведення переговорів
1. Список пріоритетів рангу, а також альтернативи: Наявність списку найбільш важливих елементів у порівнянні з елементами, які, можливо, не настільки важливі, дає вам можливість зробити компроміс, якщо це необхідно. Цей список має бути динамічним, який постійно оновлюється відповідно до потреб бізнесу щодо роботи з цим постачальником. Непрактично вважати, що ви зможете ефективно обговорити всі положення контракту одночасно. Отже, ви хочете бути впевнені, що найважливіше для вас обговорено та узгоджено, перш ніж переходити до менш важливих пунктів.
2. Визнайте різницю між тим, що вам потрібно, і тим, що ви хочете: Часто переглядайте свої пріоритети протягом усього процесу планування переговорів про контракт і в останній раз наприкінці. Обов’язково ставте важкі запитання: «Чи справді це пріоритет для нашої компанії, чи це «приємно мати»?» «Чи став цей пріоритет результатом якась внутрішня політична боротьба, чи це справді?" "Якби нам довелося пожертвувати цим пунктом, чи може ця угода все ще бути безпрограшною для обох сторони?»
3. Знайте свій підсумок, щоб знати, коли піти: Чи існує вартість або погодинна оплата, яку ваша компанія не може перевищувати? Чи зрозуміли ви, що один чи два головних пріоритети справді не підлягають обговоренню, і вам буде краще відмовитися від цього контракту, якщо постачальник на нього не погодиться? Перелічіть їх разом із обґрунтуванням, щоб ви могли використовувати їх для обговорення оптимальної угоди.
4. Визначте будь-які часові обмеження та контрольні показники: Встановіть стандарти вимірювання ефективності, які ви очікуєте від свого постачальника. Це буде ключовим методом моніторингу продуктивності постачальника. Успіх продавця буде мати вирішальне значення для отримання хорошої вартості від цього контракту. Отже, ви захочете домовитися про чесне та справедливе покарання, якщо ключові показники ефективності (KPI) не досягаються.
5. Оцініть потенційні зобов'язання та ризики: Зрозумійте можливість того, що щось піде не так або не буде виконано, як передбачалося під час укладення контракту. Що робити, якщо виникнуть непередбачені витрати? Хто відповідатиме за порушення державних постанов? Чия страховка покриватиме контрактників? Це лише деякі з найпоширеніших питань, які повинні бути розглянуті в будь-якому контракті. Так само, як важливо було розуміти пріоритети, не менш важливо не тільки знати можливість того, що щось піде не так, але й бути проактивним щодо того, що з цим робити, якщо це станеться.
6. Конфіденційність, відсутність конкуренції, вирішення конфліктівта зміни вимог: Щоб завершити список, ці пункти представляють лише кілька речей, які слід враховувати під час переговорів щодо контракту з постачальником. При активному підході цей список може стати хорошим місцем для встановлення спільної мови з постачальником, замість елементів, які можуть стати потенційними каменями спотикання в переговорах. Наприклад, якщо постачальник або представник постачальника має можливість потрапити в контакт з компанією конфіденційної інформації, тоді повинно бути положення про конфіденційність, яке обмежує відповідальність як для вас, так і для постачальник. Вкрай важливо вжити всіх запобіжних заходів для захисту всієї інтелектуальної власності та патентів, а також конфіденційних фінансових даних.
Нарешті, перш ніж обидві сторони сідають за розгляд, обговорення та узгодження умов контракту, переконайтеся, що ви також врахували кілька інших ключових критеріїв, які можуть сприяти гладкому процесу.
7.Визначте, чи найкраще захистити інтереси вашої компанії за допомогою юридичної консультації: Ведення переговорів щодо укладення контракту на один рік послуг прибиральника в невеликому офісі значно відрізняється від переговорів щодо укладення контракту на аутсорсинг досить великого кол-центру. Якщо ви почуваєтеся хоч трохи некомфортно, розглядаючи договір як «законний», не зволікайте, наймайте юриста, який спеціалізується на переговорах щодо контракту.
8.Визначте, чи вимагатиме нагляд за контрактом з боку або за допомогою бухгалтера чи інших фінансових експертів: Не менш важливим, ніж утримання належного юридичного консультанта, може бути також утримання або призначення експерта зсередини який може керувати фінансовими умовами контракту на початку переговорів, а також протягом усього періоду процес. Складання проформи для самої операції, а також поточної фінансової звітності може бути досить складним, але життєво важливим завданням. Витратьте час, щоб зрозуміти, як цим процесом може керувати бухгалтер всередині компанії, або якщо це необхідно аутсорсинг в бухгалтерську фірму.
Ще одна перевага ретельного моніторингу фінансових показників за конкретним контрактом полягає в тому, що його можна використовувати як KPI та об’єктивний засіб моніторингу ефективності.
