Підготовка є ключем до успішної фізичної інвентаризації.
Якщо ваше виробниче підприємство, центр виконання завдань або сторонній логістичний об’єкт (3PL) не проводить щорічний фізична інвентаризація всіх ваших SKU — як вашої готової продукції, так і незавершеного виробництва (WIP) — це має бути.
3 речі, про які слід подбати в першу чергу
Але перш ніж почати рахувати все, що є на вашому виробничому підприємстві та складі, ви повинні переконатися, що про них подбали про три речі:
- Програма підрахунку циклів
- Перевірка перед підрахунком/карантин
- Планування робочого наказу (WO) або робочого наказу (JO).
Щоб підготуватися до регулярної (бажано щорічної) фізичної інвентаризації, потрібно встановити багато елементів. Належне, точне та відповідальне проведення фізичної інвентаризації — це не просто те, що ваш заклад робить раз на рік, це зміна способу життя.
Підготовка
Підготовка є ключем до успішної фізичної інвентаризації. Три перелічені вище речі, необхідні перед проведенням фізичної інвентаризації вашого підприємства, дозволять вашій компанії мати:
- Точність дня вашої фізичної інвентаризації
- Оптимізована ефективність під час фізичної інвентаризації
- Менше одиниць товару для обліку під час фізичної інвентаризації
Підготовку, необхідну для успішної фізичної інвентаризації, необхідно планувати та планувати протягом усього року.
Програма підрахунку циклів
Незалежно від того, чи має ваше виробниче або складське підприємство 10 SKU для підрахунку або 10 000 SKU для підрахунку, програма підрахунку циклу є необхідною частиною будь-якої програми контролю запасів.
Перш ніж проводити інвентаризацію, переконайтеся, що ваша компанія ефективно підраховує ваші частини. Надійна програма підрахунку циклів зменшить кількість сюрпризів, які виникають, коли ви починаєте звіряти підрахунок циклів.
Ви можете знайти механізм підрахунку циклів тут, але досить сказати, що якщо у вас є 10 000 SKU, щоб підрахуйте, що приблизно 2000 із них (приблизно 20 відсотків) становлять 80 відсотків вартості вашого загального інвентар.
Під час фізичної інвентаризації вам потрібно підрахувати всі ваші SKU. Однак перед тим, як проводити фізичну інвентаризацію, ви можете переконатися, що впораєтеся з цими 80 відсотками вартості запасів за допомогою циклічного підрахунку.
На перший погляд це може здатися занадто великим, щоб відкусити. Як можна очікувати, що ваша компанія підрахує 80 відсотків вартості своїх запасів протягом року? Хіба ми не розуміємо, що у вас є інші справи?
Але це означає, що якщо вам справді потрібно порахувати 10 000 одиниць товару, ви циклічно підраховуєте 2000 одиниць товару. І ви можете зробити це, порахувавши вісім SKU на день, п’ять днів на тиждень протягом 52 тижнів.
Вірте чи ні, підраховуючи цикл (тобто виконайте фізичну інвентаризацію вибраної підмножини ваших цінних частин) вісім частин а день, ви можете бути впевнені, що 80 відсотків вартості вашого запасу буде точним, коли ви зробите повномасштабну фізичну інвентар.
Трохи зусиль і попереднього планування можуть значно допомогти досягти успіху в контролі запасів. А якщо говорити про попередні дії...
Перевірка перед підрахунком/карантин
Коли ви виконуєте циклічний підрахунок, частини, які ви циклічно підраховуєте, повертаються до використання. Однак, готуючись до фізичної інвентаризації, ваше виробниче або складське підприємство також захоче застосувати попередній підрахунок.
Попередній підрахунок відрізняється від циклічного підрахунку тим, що попередній підрахунок запобігає використанню, видачі або іншим транзакціям SKU до завершення фізичної інвентаризації.
Попередні підрахунки вимагають ретельного планування. Припустімо, що ви проводите фізичну інвентаризацію щорічно, а до дати фактичної інвентаризації залишився місяць. Хтось на вашому підприємстві, який керує плануванням (наприклад, плануванням виробництва або плануванням попиту), може переглянути заплановану діяльність на наступний місяць і відповісти на такі запитання:
- Якими предметами ви точно не будете користуватися в найближчі 30 днів?
- Які з цих предметів є у вас під рукою?
- У вас є стрічка "Карантин — не відкривати"?
Визначаючи предмети, які у вас є під рукою і які вам не потрібно буде здійснювати перед транзакцією вашої компанії фізичної інвентаризації, ви можете зробити вирішальний крок у забезпеченні того, що ваша фізична інвентаризація буде успішний.
Предмети, які ви попередньо підрахували, можна порахувати, позначити їх кількістю для попереднього підрахунку, а потім на карантин — або у фізичному місці, або шляхом закриття коробки за допомогою «Карантин — не відкривати» стрічка.
Попередній підрахунок є одним з важливих способів, за допомогою якого фізичні запаси виробничих потужностей і складів відрізняються від фізичних запасів у роздрібній торгівлі. Роздрібна торгівля не може заздалегідь підрахувати товари, а потім повідомити своїм клієнтам, що вони не можуть їх купувати, доки їхній запас не буде завершено. Але виробниче підприємство з правильним плануванням здатне це зробити.
Планування робочого наказу (WO) або робочого наказу (JO).
Управління WIP вашого підприємства може бути однією з найскладніших частин проведення фізичної інвентаризації.
У вас може бути Предмет А і він коштує 10 доларів, а у вас може бути Предмет Б і він коштує 20 доларів, але коли ви створюєте Предмет C, його вартість може становити 50 дол. разом). Звичайно, це має сенс у будь-який інший час року, але це може не обов’язково мати сенс під час фізичної інвентаризації вашої компанії.
Припустімо, ваша фізична інвентаризація відбувається, і у вас є три робочі замовлення (для цього аргументу, давайте називати будь-яке виробниче замовлення робочим замовленням або JO) у цеху.
JO #1 щойно видано. На виробничій лінії є 10 одиниць елемента А та 10 предметів Б, але робота не розпочалася.
JO #2 майже завершено. Ці 10 частин елемента A та 10 частин елемента B були зібрані в 10 частин елемента C. JO #2 просто потребує остаточної перевірки, щоб закрити JO.
JO #3 знаходиться в середині виробництва. 10 частин елемента А та 10 частин предмета Б ще не встигли стати предметом С. Але вони більше не схожі на елементи А чи Б.
Плануючи заздалегідь, ви можете уникнути запуску JO #1 до фізичної інвентаризації. І ви можете завершити JO #2 і закрити його, щоб ці елементи Cs перейшли на запас для підрахунку.
Ви не хочете, щоб на підлозі було занадто багато JO #3. Важко оцінити вартість JO №3, і вам, ймовірно, доведеться попрацювати зі своїми фінансовими людьми, щоб з’ясувати, як вони хочуть їх обліковувати.
Плануючи заздалегідь і налаштовуючи програми підрахунку циклів, керуючи вашими попередніми підрахунками та плануючи свій WIP, ви можете переконатися, що ваше виробниче підприємство чи склад мають успішну фізичну перевірку інвентар.
