Для багатьох власників малого бізнесу важко знайти достатньо часу. Ніколи не вистачає часу, щоб зробити все, особливо коли ви носите багато різних капелюхів і берете на себе багато різних ролей. Це не тільки розчаровує, але й може бути стресом відчувати, ніби ви перескакуєте від завдання до завдання і ніколи не викреслюєте речі зі свого списку.
Однак надія є. Ви можете розробити метод управління своїм часом, встановлюючи цілі, плануючи діяльність, розставляючи пріоритети та довіряючи іншим виконувати завдання. Якщо ви можете це зробити, ви можете збільшити кількість часу, який у вас є протягом дня.
Визначити цілі
Основою ефективного тайм-менеджменту є знання того, куди ти йдеш і як туди потрапити. Встановлення цілей може допомогти вам створити план, який спрямовуватиме ваш бізнес туди, куди ви хочете.
Важко досягти чогось без конкретних, вимірних, досяжних, реалістичних і обмежених у часі (SMART) цілей. Коли справа доходить до управління часом, продуктивність, і досягнення мети, робота над досягненням малих, короткострокових цілей має найбільше значення.
Ви можете почати з розбиття довгострокових цілей на місячні цілі, а потім розбити їх ще далі на тижневі та щоденні цілі. Ваші цілі на кожен день допоможуть вам встановити ціль і визначити, коли ви її досягли.
Плануйте свою діяльність
Плануйте свій місяць, тиждень і дні на основі цілей, які ви поставили перед собою, і роботи, яку потрібно виконати. Можливо, вам доведеться робити записи в книзі щодня, тому плануйте цей час. Заздалегідь плануйте сеанси зворотного зв’язку зі співробітниками. Плануйте час для всього, що вам потрібно зробити.
Найефективніший спосіб спланувати свою щомісячну діяльність - це спланувати час для планування. Використовуйте цей час для планування, щоб перевірити щомісячні показники ефективності, перевірити, чи є співробітники, які мають отримати зворотний зв’язок, і знайти бізнес-можливості, які ви можете розглянути.
Якщо ви встановили щомісячні цілі для свого бізнесу, повертайтеся назад від дати, коли ви хочете, щоб цілі були досягнуті. Заплануйте кілька контрольних точок для завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей.
Розташуйте контрольні точки за підзавданнями, які потрібно виконати, наприклад, якщо для завдання A потрібно виконати завдання B, сплануйте дії, необхідні для виконання завдання B, до кінця першого тижня, щоб завдання A можна було завершити наприкінці другого тижня. Зробіть це для всіх своїх тижневих, місячних і піврічних цілей.
за створення плану щоб направляти своїх співробітників і себе до менших цілей, ви створюєте шлях до досягнення більших цілей. Повідомте про свої плани та цілі своїм співробітникам. Ви хочете, щоб вони зрозуміли, де ви хочете бути. Ви навіть можете отримати від них відгуки, які можуть бути корисними для досягнення ваших цілей.
Виберіть систему та зафіксуйте
Існує багато систем управління часом і підвищення продуктивності, включаючи спеціальне програмне забезпечення, онлайн-додатки та навіть загальні філософії. Насправді не має значення, яку систему чи підхід ви використовуєте, важливо лише те, що ви приймаєте, повністю розумієте та не відстаєте.
Якщо вам важко знайти підхід до тайм-менеджменту, якому ви могли б повністю присвятити себе, спробуйте поєднати ідеї кількох різних філософій, щоб створити ідеальний інструмент управління часом і підвищення продуктивності ви.
Усі інструменти та планування не принесуть вам користі, якщо ви не будете дотримуватися свого плану. Це найважча частина управління своїм часом — змусити себе виконувати завдання, які ви запланували. У деякі дні ви можете не встигнути виконати щось у запланований час.
Є кілька способів переконатися, що ви виконаєте завдання, які виникли, і все інше, що ви планували зробити. Щодня виділяйте у своєму плані час, щоб надолужити завдання, які відкладалися. Або ви можете залишитися пізніше, ніж зазвичай, і переконатися, що вони зроблені.
Планування часу для наздоганяння є перевагою: якщо ви впоралися з усім або не виконали жодного завдання, ви можете зробити перерву або піти поговорити зі своїми співробітниками. Бос, який заходить побалакати, є чудовим мотиватором.
Якщо всі завдання, які вам потрібно виконати, це кулі, ви жонглер. У вас є скляні кульки (високий пріоритет, завдання, які не можна скидати), і гумові (нижчий пріоритет, завдання, які можна скидати). Киньте не ті, і вони зламаються. Гумові відскакують, а ви продовжуєте жонглювати. Можливо, ви захочете розставити пріоритети своїх завдань.
Знайте свої пріоритети
Ви можете не робити все щодня. У більшості з нас щодня залишаються кілька завдань, які ми не завершили. Ви можете подумати про створення списку пріоритетних завдань або принаймні знати, які з них ви можете відмовитися.
Щоб уникнути подібного падіння скляної кулі, знайдіть час, щоб уточнити, які ваші пріоритети, і заплануйте час для виконання найважливіших завдань, коли ви найбільш продуктивні. Або, як згадувалося раніше, використовуйте заздалегідь запланований час, щоб надолужити згаяне.
Знайдіть свою зону продуктивності
Деякі люди найбільш продуктивні в першу чергу вранці, коли їхній розум свіжий і раніше, ніж всі інші повністю прокинулися. Деякі люди вважають за краще зайнятися важливою роботою в середині дня, коли вони на повну силу, а інші нічні сови, які залишають найважливішу роботу на кінець дня, коли ідеї та концепції встигли розраховуватися.
Ви можете скоротити час, необхідний вам для завершення роботи, визначивши, коли ви працюєте найкраще, найбільш продуктивно, і сплануйте свою найважливішу роботу на цей час. Ви можете ще більше підвищити свою продуктивність, якщо зможете зменшити відволікання та перерви під час цієї зосередженої роботи.
Відстежуйте свій час
Відстеження часу за допомогою спеціального інструменту відстеження може бути чудовим способом керувати часом, навіть якщо вам не потрібно відстежувати свій час, витрачений на клієнта або оплачувану роботу.
Відстеження свого часу протягом дня може допомогти вам підвищити продуктивність двома способами. По-перше, це може тримати вас зосередженими на завданні, над яким ви зараз працюєте.
По-друге, відстеження часу може дати вам уявлення про те, де саме ви витрачаєте час. Якщо ви ніколи раніше цього не робили, це відкриває очі та дає цінну інформацію про те, як ви проводите свій час.
Якщо ви чесно документуєте свій час і діяльність, ви зможете визначити деякі сильні та слабкі сторони та скільки часу ви фактично витрачаєте на роботу над завданнями.
Делегат
Немає нічого поганого в тому, щоб перекласти відповідальність на когось іншого. Коли у вас на тарілці більше, ніж ви можете впоратися, настав час делегувати повноваження. Хороший спосіб розпочати делегування — визначити, які завдання ви можете передати, але не є важливими для вас особисто.
Потім визначте співробітника, здатного виконати завдання, і переконайтеся, що ви ознайомлені з результатами.
Заключна думка
Не завжди легко делегувати, якщо ви звикли жонглювати всім самостійно. Однак якщо ви плануєте свою діяльність, дотримуєтеся плану (в розумних межах) і знаходите потрібних людей, яким ви можете делегувати завдання, у вас раптово з’явиться більше часу.
