Не тільки понаднормова робота вважається однією з найбільших поточних витрат для більшості компаній, а й правильне чи неправильне управління понаднормова робота може означати різницю між дорогими судовими процесами, низьким моральним духом і вразливістю до змін у правилах понаднормової роботи.
Протягом останніх років нестабільної економічної ситуації багато співробітників прагнули довести себе як працьовиті працівники які не скаржаться на те, що працюють трохи більше часу, не обов’язково включаючи частину або весь час у свій табелі обліку робочого часу.
Багато роботодавців мовчазно чи навіть явно схвалили таке ставлення. Ешлі Дінсдейл, покупець Macy’s, який працює понад 50 годин на тиждень, каже: «Звільнення відбулися в офісі мого попереднього роботодавця. Тепер я приходжу раніше і надсилаю електронні листи, щоб вони знали, що я там».
Думайте проактивно
Хоча понаднормова робота часто пов’язана з витратами та підводними каменями, це не обов’язково так. Проактивне керування понаднормовою роботою ваших співробітників, уникнення сюрпризів і підготовка до майбутнього можуть зменшити ваші витрати, захистити вашу компанію від судових позовів і підвищити моральний дух усієї компанії.
Наступні чотири поради експертів можуть прояснити деякі проблеми, пов’язані з понаднормовою роботою, і допоможуть вам уникнути серйозних пасток і несподіванок, коли справа доходить до вирішення будь-яких потенційних проблем.
1. Відстежуйте час співробітника. За даними Бюро статистики праці, середньостатистичний американський робітник працює трохи більше чотирьох годин понаднормової роботи на тиждень. Це 208 годин на рік. Оцінка ан середня заробітна плата 21 долар на годину півторачасової оплати праці, загальна сума становить 6552 долари США на працівника на рік. Зі штатом із 20 співробітників це становить 131 040 доларів лише понаднормових витрат.
Що ви можете зробити, щоб уникнути сюрпризів, коли мова йде про овертайм? Одним із найбільших доступних ресурсів є відстеження мобільного часу яка включає сповіщення для інформування співробітників і менеджерів про перевищення порогів понаднормової роботи. Відстеження робочого часу співробітників також дозволяє менеджерам і власникам бізнесу бачити та розглядати закономірності в масштабах усієї компанії та на рівні окремих співробітників, коли мова йде про понаднормову роботу. Чи постійно один працівник щотижня накопичує понаднормові години?
Чи пов’язано понаднормову роботу з нестачею персоналу, великим навантаженням на проект або через те, що працівник має додатковий час і хоче отримати додаткову оплату? Маючи загальну картину витраченого часу та його розподіл між різними проектами, менеджери можуть приймати обґрунтовані рішення щодо ресурсів і понаднормової роботи.
Не уникайте відстеження робочого часу лише для погодинних працівників. Точно знати, скільки годин кожен вносить свій внесок, має вирішальне значення для прийняття розумного вибору та врегулювання можливих майбутніх змін федерального законодавства про понаднормову роботу.
Відстеження робочого часу також дозволяє уникнути округлення табелів, що зазвичай відбувається досить невинно, але зазвичай йде на користь працівника. Американська асоціація заробітної плати оцінює 10 хвилин округлення за зміну на одного працівника. Переконайтеся, що обрана вами система допомагає вам Відповідність DCAA та DOL, щоб захистити себе за допомогою легкодоступних записів у разі державних перевірок або трудових спорів.
2. Уважно подивіться на класифікацію працівників. Ви повинні знати, що якщо ваш працівник отримує зарплату, але заробляє менше 23 660 доларів США на рік, ви все одно зобов’язані оплачувати понаднормову роботу, і цей поріг на межі різкого підвищення. Не кажучи вже про класифікацію працівника як звільненого від оподаткування із зарплатою нижче 23 660 доларів США на рік або в посада, яка не відповідає вимогам статусу звільнення, просто щоб уникнути необхідності оплачувати понаднормову роботу, не є звуком стратегія. Значна частина трудових позовів, які зростають з 2004 року, походить від неправильна класифікація і відшкодування заборгованості за понаднормову роботу за додаткові години, відпрацьовані без оплати.
Для цілей засудження для судів не має значення, чи неправильно ви класифікуєте працівників навмисно чи невинно; Ваша робота як роботодавця полягає в тому, щоб переконатися, що класифікація є правильною для ваших працівників і не маніпулює ними з метою скорочення витрат. Штрафи за неправильну класифікацію включають до двох років заборгованості за понаднормову заборгованість, і якщо вважається, що ви навмисно неправильно класифікували працівника, ви повинні повернути три роки платити.
Щоб переконатися, що ваші класифікації виправдані, регулярно оцінюйте обов’язки своїх співробітників і відносини з компанією, а також проконсультуйтеся з адвокатом у сірих зонах. Сплатити судовий збір може бути неприємно, але це мізерно в порівнянні з потенційними наслідками.
3. Повідомте про очікування. Один із найкращих способів впоратися з понаднормовими – це покращити спілкування навколо теми. Чітко поясніть очікування співробітникам, чітко навчіть керівників і співробітників очікуванням і придушіть на зародку будь-які звички співробітників не записувати понаднормову роботу «з доброго серця».
Може існувати багато негласних правил щодо того, коли реєструвати роботу для погодинних працівників, ніж для менеджерів або власники бізнесу розуміють, але робота без оплати праці все одно є підставою для судового позову, навіть якщо дозвіл є мовчазний. І незалежно від того, наскільки добрими є ваші працівники, робота без оплати зрештою з’їдає моральний дух і прозорість у компанії.
Особливо важливо прояснити свої очікування щодо технологій. Перевірка електронної пошти та очікування відповіді співробітників у неробочий час може здатися досить нешкідливим, але хвилини додаються. Багато компаній очікують, що співробітники будуть доступні в неробочий час для спілкування електронною поштою, але суд підтвердив це як роботу. Ви можете бути шоковані, дізнавшись, скільки «годин» ваші співробітники насправді реєструють неробочий час на цьому єдиному завданні.
Кетрін К. Джованні, президент Triangle Concierge, каже: «Кожен намагається втиснути 36 годин у 24-годинний день. Підсумок: технології не допомагають, тому що ви можете взяти свій офіс із собою. Тому ми працюємо весь час». Уточніть свої очікування щодо електронної пошти, а потім переконайтеся, що всі, як керівники, так і співробітники, дотримуються встановлених вами стандартів.
4. Зробіть акцент на перехресному навчанні. У деяких компаніях витрати на понаднормову роботу швидко зростають для певних осіб просто тому, що ніхто інший не може виконувати їхню роботу. Збільшуються не тільки понаднормові, але й з’являються вузькі місця, і пропускна здатність деяких працівників стає максимальною, а інші – недостатньо використаною.
Зробіть акцент на перехресному навчанні якомога більше, щоб розподілити тягар і дозволити різним співробітникам втрутитися в проекти, коли навантаження збільшується або виникають надзвичайні ситуації. Ефективне перехресне навчання також може підвищити моральний дух, дозволяючи більшій кількості співробітників брати участь у ключових проектах і звільняючи частину тягаря з інших співробітників.
Перехресне навчання також може дозволити вам бути більш гнучким у плануванні. Надто часто компанії змушені складати графіки навколо людей зі спеціальними знаннями за рахунок значної понаднормової роботи. Хоча перехресне навчання всім обов’язкам або наборам навичок неможливо або ідеально, визначаючи обов’язки, які можуть легко навчитися декількома працівниками, може значно скоротити понаднормову роботу, одночасно збільшуючи продуктивність і ефективність.
Юридичні дії
Співробітники, які хвилюються за свою роботу чи продуктивність, можуть захотіти реєструвати години без стягнення плати за час. Однак компанії не повинні розглядати таку поведінку як хорошу річ. Закривання очей або заохочення такого типу поведінки на передньому кінці може мати катастрофічні фінансові втрати наслідки пізніше, якщо ті самі працівники вирішать подати до суду за неправильну класифікацію або відпрацьований час без оплати праці.
За даними Національної асоціації юристів із питань зайнятості, з 2004 року кількість трудових спорів і спорів щодо заробітної плати зросла на 77%, і не випадково 2004 рік був останнім випадком, коли DOL переглядало Закон про справедливі трудові стандарти. З огляду на постійне обговорення змін до норм понаднормової роботи, власники бізнесу можуть очікувати нових хвиль трудових спорів і суперечок щодо оплати праці.
Лише у 2014 році Міністерство праці зобов’язало підприємства по всій країні виплатити майже 241 мільйон доларів заборгованості через неправильну класифікацію працівників як спробу уникнути оплата понаднормової роботи, прохання або заохочення працівників працювати більше 40 годин на тиждень без оплати або заохочення працівників реагувати на електронні листи, текстові повідомлення та телефонні дзвінки в неробочий час без оплати праці. Від Працівники EMS у Чарльстоні до медичних працівників у Санта-Барбарі і менеджери спортивних магазинів, нові позови продовжують з’являтися щодня.
Про Емі Бейлі
Емі контролює всі фінанси, людські ресурси та будівельні операції в Tsheets. Вона горда вандала з Айдахо, яка вісім років працювала в публічній бухгалтерії в Coopers & Lybrand і понад 20 років як з державними, так і з приватними технологічними компаніями, що швидко розвиваються, такими як Extended Systems, ProClarity, Microsoft та Silverback. Вона має двох дітей і живе з чоловіком і англійським мастифом на прізвисько Скаут.
