Є багато причин, чому компанії починають пошук нового програмного забезпечення для планування ресурсів підприємства (ERP).
ERP проти QuickBooks та інші бухгалтерські програми
Багато компаній переростають свій початковий рівень бухгалтерська програма пакети, такі як QuickBooks або Peachtree. Інші виявляють, що їх існуюче програмне забезпечення не інтегрується з програмними системами інших виробників і створює потребу виконувати більше роботи. Якою б не була причина, перше запитання, яке ви, ймовірно, задасте, купуючи нову ERP-систему: «Скільки це буде коштувати?»
Приховані витрати в ціні програмного забезпечення
Загальна вартість володіння включає різноманітні витрати, а не лише плату за ліцензування програмного забезпечення. У технічному документі ERP Panels зазначено, що впровадження ERP має чотири витрати:
- Плата за ліцензію на програмне забезпечення
- Плата за технічне обслуговування
- Обладнання
- Послуги з впровадження
Однак інші спеціалісти з впровадження припускають, що ці витрати набагато вищі, ніж ті, що вказані в офіційному документі ERP. Компанія IQMS, яка пропонує системи програмного забезпечення ERP з 1989 року, згадала багато інших прихованих витрат у своєму досвіді впровадження ERP, які власники бізнесу повинні враховувати. Відповідно до IQMS,
- Реалізація
- Навчання
- Розробка для налаштування
- Редизайн процесу
- Технічне обслуговування
- Оновлення
- Підтримка
IQMS рекомендує вам переконатися, що ваш постачальник програмного забезпечення включає всі ці витрати у свою пропозицію для вас ви матимете обґрунтовану оцінку загальних витрат, якщо вони охоче «покладуть їх на стіл», щоб ви побачити.
Відповідно сплануйте вартість впровадження
Загальні витрати на впровадження ніколи не будуть відомі, доки ви не завершите свій проект, тому що заднім числом це 20/20. Однак такий ретроспективний аналіз мало допоможе вам у оцінці вашого бюджету, підготовленого до завершення впровадження вашої нової системи ERP. Хоча ви ніколи не можете з точністю знати, якими будуть ваші остаточні витрати, ви можете переконатися, що ваш бюджет є принаймні розумним.
У діловому світі немає гіршого почуття, ніж перевищення бюджету, і багато проектів перевищують бюджет лише тому, що в них не вистачає бюджету. Тому обов’язково зробіть кілька простих перевірок, щоб переконатися, що всі витрати включені, і що бюджетні витрати здаються розумними.
Це викликає запитання: "Що таке розумні витрати?" Найкращі поради дає Дж. Карлтон Коллінз, CPA, який писав, що «реальність така, що вартість впровадження середнього ринкового висококласна система бухгалтерського програмного забезпечення зазвичай коливається від 1:1 до 2:1 порівняно з вартістю програмне забезпечення».
Це просте емпіричне правило допоможе визначити загальні витрати. Загальні витрати, як правило, набагато вищі, ніж при належному плануванні, підготовці та тестуванні.
Ви повинні розраховувати витратити від 20 до 25 відсотків своїх витрат на цьому етапі планування та підготовки, і Коллінз вказує, що лише 10 відсотків витрат витрачається на фактичне впровадження програмного забезпечення, тоді як левова частка витрат на впровадження ERP – це навчання витрати.
Чи є ERP найкращим варіантом для вашої компанії?
Висновок тут полягає в тому, що вам потрібно враховувати, що ваші загальні витрати на впровадження ERP включають усі витрати та інше ці оцінки витрат розумні, якщо ви хочете отримати точне уявлення про те, скільки ви витратите на свій новий система.
Ви також повинні виділити належні ресурси для планування, підготовки, тестування та навчання, тому що якщо ви цього не зробите витрачати гроші на ці сфери, то ви, швидше за все, заплатите більше, ніж очікувалося, за вашу систему ERP впровадження.
