Нарада перед конференцією є скороченням від «зустріч перед конференцією». Це шанс зібрати ключових учасників конференції разом, щоб кожен міг переглянути свій план проведення успішної конференції. Ця зустріч зазвичай відбувається в конференц-залі.
Ось що вам потрібно знати про зустріч перед арештом перед організацією наступного заходу.
Що таке передконфліктна зустріч?
Залежно від розміру конференції можуть бути десятки або навіть сотні людей, відповідальних за успішне проведення заходу. Попередня зустріч, або просто «попередня перевірка», — це можливість для всіх цих людей зустрітися в одному місці та обговорити деталі запланованої події. Це можливість для постачальників поставити питання, для організаторів підготувати персонал до будь-яких примх і щоб бригади оцінювали простір і вирішували, де розмістити столи, стільці, сцени тощо світильники.
Попередня зустріч зазвичай відбувається за кілька днів до події. У день події коротше покрокове керівництво може оновити учасникам план безпосередньо перед відкриттям дверей до конференції.
Деякі люди можуть асоціювати зустрічі перед арештом планування більші конференції, з'їзди, конгреси та інсентив-програми. Однак також прийнято проводити попередні зустрічі для семінарів та інших спеціальних заходів. Навіть невеликим зборам у конференц-залі готелю має передувати попередня зустріч.
Як працює передсудова зустріч?
Для тих, хто може не планувати часті зустрічі, нарада перед арештом може спочатку здатися незручною або незручною, оскільки вона може містити нові терміни чи мову, наприклад «резюме події» або «замовлення банкетної події». Однак зустрічі перед аферою призначені для згладжування будь-яких непорозумінь або незрозумілих аспектів події. Це ваш шанс запитати, що означають ці терміни, і будь-які інші запитання, які покращать успіх заходу.
Чого очікувати під час попередньої зустрічі
На попередній зустрічі організатор заходу перегляне всі остаточні логістика для певної програми з командою керівництва постачальника, яка бере участь у програмі.
Як правило, передконфліктна зустріч координується та планується менеджером із конференц-служб закладу. Наприклад, якщо ваша конференція проводиться в готелі, у цьому готелі, ймовірно, буде співробітник, чия робота полягає в координації заходів, подібних до вашого. Ця особа запросить менеджерів з різних сфер, які беруть участь у події, щоб переглянути їхню роль у події.
Це чудовий час для організатора зустрічі або події, щоб налагодити стосунки з усіма учасниками.
Під час попередньої перевірки організатору заходу доцільно висвітлити деякі ключові цілі заходу, у тому числі важливі інформацію про організацію, яка проводить захід, ключові повідомлення, які передаються під час заходу, і важливих VIP-персон, від яких очікується відвідувати.
Перегляньте резюме події
Резюме події детально описує всі характеристики події. Він містить всю відповідну інформацію, включаючи дати, час, контакти, профілі учасників, надзвичайні ситуації контакти, їжа та напої, транспорт, інформація про доставку, виставлення рахунків, аудіо/візуальні та інші спеціальні потреби.
Кожен керівник відділу перегляне свою роль у заході, включаючи відповідні деталі та типові робочі процедури. Вони також перевірять своє розуміння договору про проведення заходу та інформацію, яку раніше надали в замовленнях на проведення банкетного заходу.
Організаторам зустрічей і подій слід пам’ятати, що протягом цього часу потрібно ставити детальні запитання щодо специфікацій події, наприклад рівень персоналу та імена ключових контактів з усіх представлених областей, які будуть присутні під час фактичного заходу подія. Ключові елементи попереднього обговорення можуть включати огляд:
- Вимоги до їжі та напоїв
- Вимоги до списку гостей
- Вимоги до експонатів конференцій і виставок
- Вимоги до приміщення для переговорів і виставок (включно з детальними планами поверхів)
- Технічні вимоги, наприклад електричні та телекомунікаційні характеристики
- Детально про розміщення вивісок та інших прикрас
Внесіть зміни в останню хвилину
Попередня зустріч – ідеальний час для внесення будь-яких змін в останню хвилину. Незважаючи на те, що їм це не завжди подобається, більшість продавців і постачальників очікують кількох налаштувань і замін в останню хвилину, але намагайтеся, щоб запити були розумними.
Звичайно, ступінь змін, які можна вважати розумними, залежить від того, наскільки рано відбувається попередня перевірка. Якщо попередня перевірка запланована на час, коли налаштування вже триває, подумайте про проведення раннього огляду приміщення, щоб переконатися, що все працює гладко. Таким чином ви знатимете, які зміни можна внести без шкоди для прогресу, який уже відбувся.
Ключові висновки
- Попередня зустріч – це зустріч, яка відбувається перед конференцією в конференц-центрі, готелі чи будь-якому іншому місці для проведення заходів.
- Попередня зустріч надає можливість усім ключовим гравцям і персоналу переглянути свої обов’язки, цілі та очікування.
- Попередня зустріч зазвичай відбувається за кілька днів до події.
- Це одна з останніх можливостей, коли організатори матимуть запит на зміни перед початком події.
