Податківці називають їх «Ділові люди взуттєвої коробки». Це власники бізнесу, які з’являються в податковий час із усією інформацією для своїх податкових декларацій у взуттєвих коробках. Податківці повинні розібрати квитанції та банківські виписки з взуттєвих коробок і спробувати визначити податки для бізнесу, щоб можна було підготувати податкову декларацію.
Іноді ці підприємці із взуттєвих коробок приходять із роздруківкою доходів, але здебільшого вони мають лише виписки з банківського рахунку (звісно, незвірені). Оскільки вони неорганізовані, ці бізнесмени повинні платити більше за своє податкова декларація ніж той, хто зайшов до офісу з роздруківкою балансу та звіту про доходи на кінець року.
Чому ви не хочете бути бізнесменом із коробок для взуття
Якщо ви збережете свій ділові записи у взуттєвій коробці чи будь-якому неорганізованому стані ви можете втратити гроші:
1. На підготовку вашої податкової декларації потрібно набагато більше часу, а отже, вартість податкової декларації зростає.
2. Ви можете пропустити багато витрат, які підлягають вирахуванню, тому що ви втратили — або ніколи не отримували — квитанції, необхідні для резервного копіювання вирахування витрат.
3. Інші відрахування на бізнес-витрати можуть бути втрачені, оскільки ви їх не записали. Наприклад, витрати на водіння повинні бути зафіксовані під час подорожі. Ви не можете просто придумати ділові поїздки наприкінці року.
4. Крім податкових проблем, неорганізованість може призвести до щоденних втрат грошей. Наприклад, якщо ви керуєте своїм бізнесом, не знаючи свого стану грошових потоків, ви можете сплатити овердрафт та інші банківські комісії.
5. Незнання вашого загального фінансового становища може призвести до того, що ви втратите можливість купувати в сприятливий час і інвестувати, щоб отримати переваги хороших прибутків.
Податківці скажуть вам, що існує певний зв’язок між фінансовим здоров’ям підприємства та станом його ділових записів.
Ви не хочете бути бізнесменом із коробками для взуття?
1. Отримайте онлайн-систему бухгалтерського обліку та оновлюйте її. Розмістіть усі облікові записи, зазначені вище, у цій системі. Використовуйте їхні посилання на свої облікові записи та отримуйте автоматичні оновлення, тож вам не доведеться вводити дані вручну.
2. Налаштуйте спосіб фіксації кожної окремої транзакції (фінансової події), коли вона відбувається. Я надсилаю кожну онлайн-квитанцію своєму бухгалтеру електронною поштою, повідомляючи йому, до якої категорії її віднести. Тоді я зможу це забути. Ще один простий спосіб – зберігати всі ці записи онлайн за допомогою Evernote. Ви можете надіслати електронний лист на свій обліковий запис Evernote. Не забувайте про дрібні операції; зафіксувати їх у касовій системі.
3. Заведіть бортовий журнал у свій автомобіль і стежте за службовим пробігом. Робіть нотатки кожного разу, коли ви їдете кудись у справах, включаючи дату, пройдені милі та ділові цілі.
4. Щомісяця переглядайте свої витрати та звіряйте банківський рахунок вашого підприємства. Це не так складно. Завдяки онлайн-системі це майже зроблено за вас. Переконайтеся, що всі витрати правильно класифіковані. Якщо витрати стосуються ділової зустрічі в ресторані чи іншому місці, де ви оплатили своїм діловим дебетом або кредитну картку, зазначте на квитанції ділову мету та те, з ким ви були (зазвичай є місце для приміток). Якщо ви бачите щось дивне, слідкуйте за цим. Це можете зробити тільки ви, і це займе всього кілька хвилин.
5. Перед кінцем року зробіть швидкий огляд року, помітивши щось дивне, будь-які витрати, які не відповідають очікуваним. Додайте всі витрати на бізнес-пробіг зі свого бортового журналу. Підготуйте список витрат домашнього офісу. І готово!
Після першого року, коли ви закінчите бухгалтерію на кінець року, ви можете піти до офісу податкового інспектора з карткою пам’яті. Або, ще краще, ви можете надіслати файли електронною поштою безпосередньо своєму податковому спеціалісту.
