Навіть із сьогоднішніми сучасними системами торгових точок (POS) вам все одно потрібна процедура для обліку в магазині готівкою надходження. Ці засоби внутрішнього контролю необхідні для запобігання неправильному поводженню з грошима та для захисту активів від втрати або крадіжки.
Надійний внутрішній контроль не тільки сприяє ефективності роботи, але й забезпечує надійність бухгалтерських записів, які знадобляться під час оподаткування. Одна з найпоширеніших причин усадка або втрата у вашому магазині через неправильне поводження з готівкою. Під час дослідження найпоширеніша причина зводиться до відсутності належних процедур або контролю.
Цю систему управління готівкою можна створити одночасно правила магазину встановлюються. Багато з сьогоднішніх POS системи мають покрокові інструкції щодо закриття (також відомого як балансування) касової шухляди, щоб керувати працівником.
Бізнес-аналітика
Керівництво магазину або касири можуть отримати звіт про продажі в будь-який час протягом зміни. Додавши
Є кілька причин, чому це корисно:
- Це дозволяє уникнути зберігання надто великої кількості готівки в торговому залі.
- Захищає від втрати, якщо магазин пограбують.
- Це запобігає ситуаціям, коли клієнт скаржиться на занадто мало змін.
- Він виявляє часті надлишки або нестачі для окремих касирів.
- Це усуває спокусу брати готівку без документів із каси.
Як і коли впровадити
Збалансування касового апарату зазвичай відбувається в кінці робочого дня або в кінці зміни касира. Грошовий ящик і його вміст слід віднести в офіс або інше затишне місце для підготовки звіту. Якщо балансуєте шухляду після закриття, переконайтеся, що торговий зал світло вимкнено і двері замкнені. Для багатьох продавців вони поспішають і починають закриватися ще до того, як магазин закриється. Це не безпечна практика. Однак, якщо у вас кілька співробітників у магазині, можна закрити один із реєстрів у години роботи.
Будь-які надлишки або нестачі повинні бути розслідувані. Людську природу слід брати до уваги для незначних помилок і невеликих сум, але частих розбіжності можуть бути ознакою крадіжки працівника або можуть вказувати на необхідність подальшого навчання для a конкретний касир. Як правило, ви хочете переконатися, що розбіжності не перевищують 2 долари до кінця дня.
Стартова готівка повертається в касу і зберігається на вечір, поки готується депозит для банку. Усі квитанції з кредитної картки, звіти про термінал та інші реєстраційні квитанції можна прикріпити до щоденного звіту каси та записати за датою.
Розподіл обов'язків
Для більшої підзвітності подумайте про використання двох осіб для збалансування касового апарату. Одна особа рахуватиме шухляду та створюватиме щоденний касовий звіт, тоді як інша особа готує банківський депозит. Обидва співробітники повинні підписати звіт, вказавши, що вони відповідають за наведені цифри. Хоча жодна система не може запобігти шахрайству, цей контрольний слід допоможе запобігти змові між працівниками.
На початку наступної зміни за кожним касиром має бути закріплений свій касовий ящик. мати касир перерахувати готівку в шухляді, щоб перевірити початковий баланс. Якщо ви a невеликий магазин за наявності лише одного каси готівка, швидше за все, залишається в ящику протягом ночі. Якщо це ваша ситуація, процедура така ж.
Останнє зауваження: оскільки людські помилки є частиною гри, переконайтеся, що ви включаєте розбіжності у своїх готівкових коштах як частину своїх звітів про прибутки та збитки. Додайте рядок до своїх звітів про прибутки та збитки, у якому відображено бюджет і відображено збитки від неправильного обліку. Це ще один спосіб аудиту та управління збитками.
