Ні для кого не секрет, що готельєри завжди шукають способи знайти зустріч і організатори заходів хто може вибрати готелі та інші місця для зустрічей, інсентив-поїздок, конференцій і виставок.
Багато готелів покладалися на сайти RFP (запит пропозицій) для готелів, наприклад Conventionplanit.com і sabrehotelrfp.com для просування своїх можливостей обслуговування зустрічей і конференцій. Вони також розробили власні онлайн-форми RFP.
Багато планувальників не бажають надсилати свої запити про пропозиції для готелів через сторонні пошукові системи, віддаючи перевагу надсиланню своїх запитів на пропозиції готелів безпосередньо до готелю та конференц-центрів.
Інформація в готелі RFP
Congress Industry Council створила корисні інструменти для обміну загальноприйнятою практикою (APEX), щоб допомогти у підготовці RFP.
Основні елементи для готельного RFP повинні містити наступне:
- Основна контактна інформація запитувача (ім’я, посада, організація, адреса, телефон, електронна пошта тощо)
- Дати подій (вкажіть принаймні два різні варіанти)
- Необхідні кімнатні блоки (дати та номери кімнат)
- Запити на кімнати для нарад (дати, розміри кімнат, кількість)
- Вимоги до їжі та напоїв
- Вимоги до доступності
- Вимоги до доставки та отримання
- Інша відповідна інформація
Використовуйте інструменти RFP
Крім того, Глобальна асоціація ділових подорожей (GBTA) надає своїм членам обширний інструмент RFP для готелів, який планувальники заходів можуть забажати розглянути. Елементи запиту про пропозиції готелів GBTA включають наступне:
- Оглядова інформація про готельний заклад
- Огляд запитувача RFP
- Деталі договору про номер для гостей
- Розмір загального приміщення для проведення зустрічей у готелі
- Загальна кількість конференц-залів
- Розмір найбільшого танцювального залу або кімнати для переговорів у готелі
- Висота стелі для найбільшого бального залу або кімнати для переговорів
- Наявність постійної зали засідань
- Кількість людей, які вміщує зал засідань
- Наявність спеціальної експозиційної площі
- Розмір експозиційної площі
- Відстань до районного конференц-центру
- Назва конференц-центру
- Відсоток податку на їжу та напої
- Відсоток оплати обслуговування банкету
- Податкова політика щодо оплати банкетного обслуговування
- Наявність внутрішніх аудіовізуальних (A/V) послуг
- Політика знижок на власні аудіо/відео послуги
- Можливість використання зовнішніх постачальників A/V
- Кількість конференц-залів з бездротовим високошвидкісним інтернетом
- Кількість переговорних кімнат з відеоконференцзв'язком
- Плата за використання власних постачальників A/V
- Прийнятні способи оплати
- Тарифи на зустрічі
Крім того, корисно повідомити персоналу відділу продажів готелю тип події, оскільки це дає змогу зрозуміти цілі зустрічі.
Хороша новина щодо роботи з готелями полягає в тому, що більшість із них має мати достатній досвід організації подібних заходів разом, і чудовий менеджер із продажу або громадського харчування зможе поділитися докладнішою інформацією про те, як допомогти зустрітися з цілі.
