Ви нещодавно були відсутні на роботі чи плануєте вийти в майбутньому? Якщо так, вам може знадобитися написати лист про відсутність для вашого боса або відділу кадрів.
У більшості випадків роботодавцям за законом дозволено вимагати примітку, коли вам потрібна день хвороби або з іншого боку відсутні на роботі. Це вірно незалежно від того, чи є ви одним із щасливих 78% працівників США, які мають доступ до оплачуваної відпустки через хворобу.
Деякі компанії вимагають, щоб усі відпустки документувалися письмово. Ще інші вимагають письмового повідомлення про деякі відсутності (або тривалість відсутності), але не для інших. Найкраще ознайомитися з політикою компанії, як тільки ви дізнаєтеся, що виходите з роботи.
Навіщо писати лист-вибачення?
Незалежно від того, чи вимагається у вашій компанії лист про виправдання відсутності, коли вас немає в офісі, гарною ідеєю буде написати його. Документування пропущених робочих днів створює записи для ваших файлів, а також для файлів компанії. Таким чином, якщо колись виникне питання про ваш відгул, у вашому файлі буде показано, що всі ваші відсутності були законними.
У деяких випадках можна зателефонувати в разі хвороби або надіслати швидкий електронний лист заявивши, що вас не буде. В інших випадках вам потрібно буде підготувати більш офіційний лист. Зверніться до політики компанії, щоб дізнатися правила вашого роботодавця.
Деякі виправдання відсутності роботи вважаються більш законними, ніж інші. Наприклад, ваш бос може запідозрити, якщо ви скажете, що ваша собака з’їла ключі від вашої машини. (Справжнє виправдання, задокументоване опитуванням CareerBuilder про дні хвороби.)
Як написати електронний лист або лист про відсутність на роботі
Ваш робочий лист можна надіслати в паперовому вигляді або електронною поштою. Якщо ви надсилаєте внутрішньоофісний лист, на початку потрібно вказати дату та контактну інформацію вашого керівника або менеджера з персоналу.
- Тема вашого електронного листа має містити ваше ім’я та «Виправдання за відсутність».
- Завжди почати свій лист формально: «Шановна місіс Джонс» або «Шановна Філліс».
- Основна частина вашого листа має бути короткою та конкретною, із зазначенням причини вашої відсутності, дати, тривалості та наявності пояснювальної документації, наприклад, документів лікаря чи швидкої допомоги.
- Використовуйте a ввічливі та професійні близькі, наприклад «З повагою» або «З повагою».
Пам'ятайте, що будь-який ділове листування має виглядати професійно. Навіть у звичайному офісі використовуйте відповідний формат для свого листа та перевіряйте його перед надсиланням.
Необережні помилки негативно позначаються на вашій професійній репутації. Ви не хочете, щоб погано написане виправдання відсутності стало частиною вашої трудової справи.
Зразки листів про відсутність на роботі
Ось зразки листів з виправданнями для перегляду, коли вам потрібно надати письмове виправдання за відсутність на роботі. Добре, щоб лист був коротким і простим — просто не забудьте вказати точну дату відсутності та основну причину.
Зразок листа про відсутність на роботі №1
5 серпня 2021 р
Джон Сміт
Менеджер
ABC Corp
233 Головна вул
Seaview, MA 02497
Шановний пане Сміт!
Будь ласка, прийміть цей лист як письмове повідомлення про те, що я не зміг прийти на роботу 3 серпня 2021 року через хворобу сім’ї.
Будь ласка, дайте мені знати, чи можу я надати будь-яку додаткову інформацію чи документацію від кабінету нашого лікаря.
З повагою
Підпис (паперовий лист)
Сем Джонс
Зразок листа-вибачення №2
19 липня 2021 р
Марія Родрігес
Віце-президент з маркетингу
LMK, Inc.
100 Office Park Way, Ste 200
Центр Сіті, Айова 52240
Шановна пані Родрігес,
Пишу, щоб підтвердити свою відсутність 15.07.2021. Мені потрібно було відвезти свого сина, щоб йому відремонтували ногу після травми під час бейсбольного матчу минулої ночі.
Дивіться, будь ласка, документацію від дитячого ортопеда, що додається. Якщо вам потрібна додаткова інформація, дайте мені знати.
З повагою
Підпис (паперовий лист)
Аліса Леві
Зразок електронних повідомлень про відсутність
Ось приклади повідомлень електронної пошти, надісланих керівнику, щоб підтвердити відсутність на роботі.
Зразок електронного повідомлення про відсутність №1
Тема: Джон Бреддок - Виправдання відсутності
Шановна Сара!
Будь ласка, прийміть цей лист як документ про мою відсутність 6 серпня 2021 року. Я їхав на похорони бабусі та був на них.
Якщо у вас виникли запитання, зв’яжіться зі мною. Дякую за розуміння.
З повагою,
Джон Бреддок
Джон. [email protected]
202-555-5151
Зразок повідомлення електронної пошти про виправдання відсутності №2
Тема: Роджер Бледсо - Виправдання відсутності
Шановний пане Гарнер!
Будь ласка, прийміть цей лист як письмове підтвердження моєї відсутності 30 липня 2021 року. Як ви знаєте, я перебуваю в процесі розлучення, і я мав зустрічі зі своїм адвокатом і фінансовим планувальником.
Я ціную вашу підтримку та розуміння. Якщо я можу надати додаткові відомості чи документи, повідомте мене.
З повагою,
Роджер Бледсо
[email protected]
555-555-5555
Зразок електронного повідомлення про відсутність №3
Тема: Джанет Натан - Виправдання відсутності
Шановна пані Блевенс,
Будь ласка, прийміть цей електронний лист як письмове підтвердження моєї відсутності 2 серпня 2021 року. Напередодні ввечері під час шторму на наш будинок впало дерево, і мені довелося зустрітися з нашим страховим агентом, арбористом і покрівельником.
Я ціную вашу підтримку та розуміння. Якщо я можу надати додаткові відомості чи документи, як-от фотографії пошкоджень, повідомте мене.
З повагою,
Джанет Натан
[email protected]
555-555-5555
Ключові висновки
ЯКЩО ВИ ВІДСУТНИЙ НА РОБОЦІ, ПЛАНУЙТЕ НАПИСАТИ ВИБАЧНИЙ ЛИСТ: Деякі компанії мають правила, які вимагають отримання таких листів, але ви повинні надіслати їх у будь-якому випадку.
ДЕЯКІ ВИПРАВДАННЯ КРАЩІ ЗА ІНШІ: Ознайомтеся з політикою компанії, щоб ви могли бути впевнені, що ваше виправдання покрито.
БУДЬТЕ ШВИДКИМИ ТА ПРОФЕСІЙНИМИ: Напишіть офіційний діловий лист або електронний лист і подбайте про перевірку перед надсиланням.
ВИКОРИСТОВУЙТЕ ЗРАЗОК ВИВІДАЛЬНОГО ЛИСТА АБО ЕЛЕКТРОННОГО ПОСИЛАННЯ: Налаштуйте свою замітку так, щоб вона відображала ваші обставини.
