Загальне привітання голосової пошти – це те, що абоненти вітатимуть, якщо ви не можете відповісти на дзвінок на роботі. Це щоденне привітання, яке використовується за замовчуванням, якщо ви не встановили тимчасове привітання, наприклад повідомлення про від’їзд, коли ви у відпустці, або спеціальне повідомлення під час відпустки. Це загальне привітання голосової пошти відтворюватиметься як для зовнішніх викликів, що надходять із-за меж вашої компанії, так і для внутрішніх викликів, зроблених людьми, які телефонують з іншого внутрішнього номера у вашій компанії.
Оскільки ви ніколи не знаєте, коли абоненти почують це повідомлення, найкраще зробити це привітання коротким, професійним і загальним. Ось кілька порад та ідей, якими можна скористатися для запису відповідного привітання голосової пошти.
Поради щодо запису привітання голосової пошти
Записуючи це повідомлення, ви повинні говорити чітко, і ваше повідомлення має бути лаконічним. Обов’язково пропишіть свій ім'я або адреса електронної пошти якщо ви просите абонента надати письмове листування.
Ви також захочете записати своє привітання в певний час і в місці з мінімальним фоновим шумом. Таким чином, ваш голос буде чистим, а повідомлення – зрозумілим, без будь-яких дій, схожих на сміттєвий вантажівок на вулиці чи галасливу зустріч у сусідньому будинку, яка б заглушила вас або відволікала абонента.
Найважливіше те, що ви захочете попрактикуватися у записі кілька разів, прослуховуючи кожну спробу, доки не переконаєтеся, що він відшліфований і професійний.
Уникайте дат і часових рамок, коли ви будете відповідати на дзвінки — зрештою, ви не можете знати, коли абонент почує повідомлення.
Загальні приклади привітань голосової пошти
Ось кілька ідей для привітань, які можуть допомогти вам почати, починаючи з суто діловий до менш офіційного привітання.
- Привіт, ви зв’язалися з Джимом Смітом. На жаль, зараз я не можу відповісти на ваш дзвінок, але я хотів би якнайшвидше відповісти. Тому, будь ласка, залиште мені повідомлення після звукового сигналу.
- Привіт, це Джим Сміт. Зараз я не можу відповісти на телефонний дзвінок, але якщо ви залишите мені повідомлення зі своїм іменем і номером телефону, я передзвоню вам якомога швидше.
- Ви звернулися до Джима Сміта. Наразі я не можу прийняти ваш дзвінок, але, будь ласка, не соромтеся залишити повідомлення після звукового сигналу. Я передзвоню вам, як тільки зможу. Якщо вам потрібна негайна допомога, будь ласка, зателефонуйте моїй помічниці Сьюзан Джонс за номером 6338. Дякую, що подзвонили. До побачення.
- Ви досягли Джима Сміта в області операційних технологій. На жаль, зараз я не можу відповісти на ваш дзвінок, але якщо ви залишите повідомлення та вкажете своє ім’я та номер телефону, я зв’яжуся з вами, як тільки зможу. Ви також можете зв’язатися зі мною електронною поштою за адресою [email protected]. Дякую, що подзвонили.
- Привіт, ви зв’язалися з Джимом Смітом. Зараз я не можу відповісти на телефонний дзвінок, але я передзвоню вам, як тільки зможу. Якщо це стосується нещодавнього замовлення, зателефонуйте нам Обслуговування клієнтів Департамент за номером 1-800-555-1212. Вони доступні з понеділка по п’ятницю з 8:00 до 17:00. Східний час. Або ви можете увійти на наш веб-сайт за адресою XYZ.com. В іншому випадку залиште повідомлення після звукового сигналу.
- Дякую, що подзвонили. Ви потрапили в офіс Джима Сміта. Я або розмовляю з іншим клієнтом у цей момент, або я далеко від свого столу. Якщо це екстрена ситуація, зателефонуйте до моєї служби автовідповідача за номером 1-800-555-1212, яка працює цілодобово та без вихідних. В іншому випадку залиште детальне повідомлення після звукового сигналу, і я передзвоню вам, коли буду доступний. Дякую тобі.
- Привіт! Ви зв’язалися з Джимом Смітом у відділі XYZ. Наразі я не доступний, але якщо ви залишите повідомлення зі своєю контактною інформацією, я обов’язково зв’яжуся з вами до кінця робочого дня. Якщо ви звернулися до мене в неробочий час або на вихідних і вам потрібна негайна допомога, зв’яжіться з нашим кол-центром за номером 1-800-555-1212. Гарного дня.
Налаштуйте та персоналізуйте будь-який із цих параметрів відповідно до вашої корпоративної культури та особистості, але намагайтеся не відходити надто далеко від цих основ.
Привертання уваги слухача
Фарбування за межами ліній підходить не всім, особливо якщо ви працюєте в офіційному корпоративному середовищі. Але якщо ви працюєте в такій оптимістичній професії, як продажі, або навіть маєте більш закриту посаду в такому місці, як науковий фонд, не бійтеся проявляти творчість щоб привернути чиюсь увагу. Наприклад, ви можете завершити своє голосове повідомлення, поставивши цікаве запитання на кшталт: «Якщо ви просвердлите яму в землі зверху вниз і стрибнете у, скільки часу знадобиться, щоб досягти дна?" Повідомте абоненту, що якщо він відповість правильно (42 хвилини), він досягне верхньої точки вашого зворотного виклику список.
Якщо ви заробляєте на життя мотиваційним оратором, ви можете закінчити своє повідомлення мотиваційною цитатою. В обох випадках переконайтеся, що ваше заключне слово буде коротким і професійним.
