Як і багато власників бізнесу, ви можете лякатися думки про перевірку компенсацій фізичних працівників. Перспектива аудиту може здатися менш страшною, якщо ви знаєте, які записи знадобляться страховику, і організуєте їх заздалегідь. Деяка попередня підготовка з вашого боку допоможе забезпечити швидкий і гладкий аудит.
Планування аудиту
Якщо страхова компанія з компенсацій вашого працівника планує провести фізичний аудит, вона повинна повідомити вас листом або телефоном невдовзі після закінчення терміну дії полісу компенсації вашого працівника. Аудит слід призначити на зручну для вас дату. Вам знадобиться достатній час, щоб зібрати необхідну інформацію. Попросіть у страховика список даних, які будуть потрібні аудитору для аудиту.
Зауважте, що призначений вами аудитор може бути або не бути працівник страховика. Деякі страховики мають відділ внутрішнього аудиту, укомплектований своїми співробітниками. Інші передають функції аудиту незалежній аудиторській фірмі. Процес має бути однаковим незалежно від того, чи проводить аудит страховик чи підрядник.
Записи, які вам знадобляться
Аудитору знадобляться фінансові дані за період часу, охоплений політикою, що перевіряється. Ось тип інформації, яку вас можуть попросити надати:
- Книга бухгалтерського обліку
- Податкові форми, зокрема форми 941 і 944, Федеральна податкова декларація роботодавців (квартальна та річна відповідно)
- Обліки видачі готівки
- Оплата послуг незалежних підрядників. Аудитор повинен переконатися, що ці працівники не є вашими співробітниками.
- Розрахунки за послуги субпідрядників
- Свідоцтво про страхування за кожного субпідрядника, якого ви найняли
- Форми W-2 і 1099
- Посадова інструкція кожного працівника. Переконайтеся, що в ньому точно описані обов’язки працівника.
- Опис ваших бізнес-операцій
- Нарахування заробітної плати за термін дії полісу. Аудитор повинен буде перевірити всі джерела оплати праці, які надаються кожному працівнику (зарплата, премії тощо).
- Обмеження щодо заробітної плати, що застосовуються до керівників, партнерів, одноосібних власників або інших принципалів, на які поширюється політика
- Таблиця оцінки вашого досвіду
Зібравши необхідні дані, їх потрібно впорядкувати. Зберіть усі свої записи про заробітну плату (наприклад, форми W-2, відомості про оплату праці та записи про понаднормову роботу) разом, щоб інформація була легко доступною. Так само розмістіть всю інформацію про субпідрядників, включаючи суми платежів і страхові сертифікати, в одному місці. Ваші зусилля окупляться, завдяки чому аудит стане легшим і швидшим.
Зустріч з аудитором
Коли аудитор прибуде, направте його або її в тихе місце, де особа може працювати без занепокоєння. Намагайтеся співпрацювати та відповідайте на запитання аудитора якомога краще. Якщо ви просите довіреного працівника зустрітися з аудитором від вашого імені, переконайтеся, що він чи вона:
- добре знає свою справу
- розуміє всі етапи роботи вашої фірми
- знає, які завдання виконує кожен співробітник
- розуміє політику оплати праці вашої компанії, включаючи класифікації, які вона містить
- розуміє фінансову документацію вашої фірми, включно з даними про заробітну плату, щоб він чи вона могли відповідати на запитання аудитора
Якщо ваша компанія використовує зовнішню бухгалтерську фірму для ведення бухгалтерського обліку та нарахування заробітної плати, чи можете ви надіслати аудитора до офісу свого бухгалтера? Немає! Ваш бухгалтер може надати фінансову документацію, яка потрібна аудитору, але фізичний аудит має бути проведений у вашому приміщенні.
Що входить до нарахування заробітної плати?
Основою винагороди заробітної плати є винагорода (нарахування заробітної плати), грошова вартість послуг, які ваші працівники надають вашій організації. Ваш страховик розраховує вашу премію шляхом множення ставки на вашу винагороду та ділення результату на 100. NCCI та деякі державні органи компенсації працівників надають письмове визначення винагорода. Хоча визначення різниться від штату до штату, воно зазвичай включає наступне:
- Валова заробітна плата, включаючи заробітну плату заднім числом
- Загальна сума комісійних, отриманих працівником, включаючи будь-які розіграші
- Бонуси, включаючи бонусні плани акцій
- Оплата відпустки, відпустки та лікарняних
- Оплата понаднормової роботи. У більшості штатів оплата понаднормової роботи розраховується за ставкою прямої роботи. Наприклад, якщо погодинна ставка працівника становить 20 доларів США, а йому платять 600 доларів США за 20 годин понаднормової роботи, лише 400 доларів США з оплати за понаднормову роботу будуть включені як винагорода.
- Здійснені вами платежі, які в іншому випадку були б утримані із заробітної плати працівників відповідно до законодавства щодо соціального страхування, програми Medicare або пенсійного плану
- Оплата праці працівників не за відпрацьований час. Прикладами є відрядна оплата, розподіл прибутку або плани заохочення.
- Оплата або надбавки за ручний інструмент або ручний електроінструмент, який працівники використовують для виконання своєї роботи
- Орендна вартість квартири або будинку, що надається працівнику. Крім того, вартість іншого житла та харчування, отриманого працівником як частину його чи її заробітної плати
- Виплати, вирахувані з валової зарплати працівників на пенсію, їдальню або накопичувальні плани
- Нарахування заробітної плати для працівників незастрахованих субпідрядників (див. коментарі нижче)
Що виключено із заробітної плати?
Значення винагорода зазвичай виключає певні витрати. Хоча винятки відрізняються від одного штату до іншого, більшість штатів виключає наступне:
- Чайові та інші винагороди, отримані працівниками
- Платежі роботодавця до групового страхування або пенсійних планів
- Вихідна допомога (крім за відпрацьований час)
- Знижки на товари, куплені у роботодавця
- Компенсовані господарські витрати
- Плата за дійсну військову службу
- Рівномірні надбавки
Класифікації
Одне з головних завдань аудитора — забезпечити належну класифікацію вашого бізнесу. Щоб зробити таку оцінку, аудитор перевірить діяльність вашої компанії, а потім визначить, чи відповідають класифікації вашої політики.
Аудитор зазвичай починає з оцінки вашого основна класифікація. Це класифікація, яка найкраще описує ваш загальний бізнес. Часто це те саме, що керуюча класифікація, яка є класифікацією, призначеною найбільшою кількістю заробітної плати. Наприклад, припустімо, що ви керуєте машинним цехом. Деякі з ваших співробітників працюють на токарних верстатах, а інші – на свердлильних або штампувальних машинах. Діяльність, яку виконують ваші працівники, відрізняється від працівника до працівника, але всі відповідають вашій основній класифікації, Machine Shop. Оскільки більша частина вашої заробітної плати припадає на працівників механічних цехів, Machine Shop є вашою керівною класифікацією.
Деякі працівники можуть виконувати завдання, які потребують окремої класифікації. Наприклад, припустимо, що у вашому механічному цеху працює канцелярський працівник, який виконує свою роботу в закритому офісі подалі від інших працівників. Цьому працівнику, швидше за все, буде присвоєно класифікацію канцелярського службовця, а не машинного цеху.
Системи класифікації компенсацій працівників базуються на складних правилах, які страхувальникам може бути важко зрозуміти. Якщо ваш аудитор змінює класифікацію вашого бізнесу або розраховує вашу премію незрозумілим для вас способом, попросіть його або її надати просте пояснення. Якщо ви все ще розгублені, зверніться по допомогу до свого агента або брокера.
Субпідрядники
Багато штатів мають закони, які покладають відповідальність на підрядників, які наймають незастрахованих субпідрядників. Ці закони застосовуватимуться до вас, якщо ваша компанія працює як підрядник і передає роботу іншим субпідрядникам.
Наприклад, припустімо, що ваша компанія ABC Construction наймає субпідрядника під назвою P&J Plumbing для виконання робіт з трубопроводів у будівлі, яку ви ремонтуєте. Співробітник P&J отримав травму на роботі та намагається отримати від свого роботодавця компенсаційні виплати. Працівник не виграв, оскільки P&J не придбала покриття компенсації працівникам. У більшості штатів працівник, який отримав травму, може вимагати отримання пільг відповідно до політики компенсації вашого працівника.
Відповідно до закону страховики зобов’язані надавати виплати постраждалим працівникам незастрахованих субпідрядників, найнятих їхніми страхувальниками. Таким чином, ваш аудитор перевірить ваші податкові документи, включаючи всі 1099 форм, які ви видали субпідрядникам. Він або вона перевірить, чи ви отримали сертифікат страхування від кожного субпідрядника, якого ви найняли. Якщо будь-який субпідрядник не надав докази страхування компенсацій працівникам, аудитор стягне з вас додаткову премію за страхове покриття цього підрядника.
Ставка, що стягується для незастрахованого субпідрядника, залежить від типу роботи, яку виконав субпідрядник. Наприклад, якщо субпідрядник виконував покрівельні роботи, тоді використовуватиметься ставка для відповідної класифікації покрівлі. Ставка буде застосована до всієї або частини вартості субпідрядної роботи. Якщо гроші, які ви заплатили субпідряднику, були лише за роботу, тоді вся вартість (поділена на 100) буде використана як основа премії.
Підрядник проти субпідрядника
Якщо ваша компанія не є підрядником, чи несете ви відповідальність за травми, завдані працівниками незалежних підрядників, яких ви найняли? Відповідь, як правило, ні. Підрядник веде незалежний бізнес і несе відповідальність за надання компенсацій своїм працівникам, які отримали травми.
Наприклад, припустімо, що ви володієте роздрібним магазином. Ви наймаєте Fabulous Flooring, підрядника з підлоги, щоб розібрати стару підлогу у вашому магазині та замінити її новою. Ви окреслюєте бажаний результат (нову підлогу), і Fabulous виконує роботу. Чудовий супервайзер контролює роботу, встановлює робочі графіки та диктує, як працівники виконують свою роботу. Якщо працівник Fabulous отримав травму під час встановлення вашої нової підлоги, Fabulous (а не ваша фірма) буде зобов’язана надати пільги.
У деяких випадках компанія може нести відповідальність за травми, завдані працівникам незалежного підрядника. Таким чином, ви повинні наполягати на тому, щоб усі незалежні підрядники надали свідоцтво про страхування про те, що вони придбали страхування компенсації працівникам.
