Число має значення, коли ви ведете успішний бізнес громадського харчування. Якщо ви новачок у планування заходів, це усвідомлення може стати для вас несподіванкою, але справа в тому, що цифри сильно рухають світом громадського харчування.
Кількість гостей, розміри порцій і дата доставки впливають на рентабельність громадського харчування навіть невеликі зміни кількості можуть мати велике значення, коли справа доходить до подачі обіду сотням гостей.
Через усе це організаторам зустрічей потрібно чітко знати номери ресторанів, щоб забезпечити якість їжі та уникнути штрафів.
Приблизний підрахунок
Це кількість гостей, на основі якої ви спочатку будуєте свої прогнози на подію. Немає жодних реальних зобов’язань щодо передбачуваної кількості, оскільки це скоріше «робоча цифра», яка використовується для оцінки витрат і потреб у персоналі. Ці цифри також будуть керувати вибором місця проведення та, можливо, стилю обслуговування, який ви виберете.
Очікувана кількість
Очікувана кількість подається за два-три тижні до події. Він представляє точніший підрахунок очікуваних гостей і прив’язаний контрактом до остаточного підрахунку.
Кожна організація громадського харчування має політику щодо очікуваних підрахунків, але загалом вони не повинні відхилятися більш ніж на 15% від остаточного підрахунку.
Остаточний або гарантований підрахунок
Ваша остаточна кількість — це кількість страв для гостей, за які ви заплатите. Він також відображає кількість місць для сервіровки та чисельність команди кейтерингу для кімнати.
Будь-які зміни, внесені до цього номера після встановленої дати, можуть призвести до штрафів або штрафів за прострочення. Таким чином, важливо, щоб планувальник встановив дату відповіді на запрошення, яка припадає на термін гарантійного терміну.
Відсоток падіння
Є два кути падіння відсотків. Перший розраховується кейтерингом, щоб побачити, наскільки ваша остаточна кількість знизилася від очікуваної. Якщо відсоток занадто великий (більше 20%), то може бути нарахована пеня для покриття витрат, пов'язаних з персоналом і замовленнями на постачання.
Планувальники використовують відсоток падіння, щоб оцінити, скільки очікувати «неявок». Показник падіння на 2% є середнім показником для платних або квиткових подій. Цей середній показник може перевищувати 5% для безкоштовних подій. Як ви можете собі уявити, учасники є більше шансів показати коли вони інвестують гроші в подію.
Картки харчування
Деякі планувальники пропонують більше однієї першої страви під час офіційних обідів, і це створює ще одну вимогу до розрахунку. Готелі та банкетні центри не хочуть застрягати в здогадах, скільки гостей виберуть стейк або курку, тому планувальники повинні отримати точні підрахунки кожного вибору через свою систему RSVP.
У день заходу кожен учасник повинен отримати кольорову картку зі стравою, яку він може розмістити на столі, щоб сервери автоматично дізнавалися, яку страву вони замовили.
Квитки на напої
Організатори заходів можуть скористатися квитками на напої контролювати витрати ведення відкритого бару. Це досягається шляхом видачі кожному гостю одного або двох квитків на напій під час реєстрації. Бармен прийме квитки в обмін на напій. Гості, які випили більше, ніж передбачено квитком, можуть заплатити готівкою.
Щодо квитків на напої, які слід зауважити, це те, що заклад стягуватиме з вас найвищу ціну на напій за квиток. З цієї причини доцільно використовувати цю систему з пивним і винним баром або домашнім баром, оскільки ціна вибору буде ближчою.
Робота з системою
Зрештою, організатор заходів має надати точні підрахунки відділу громадського харчування. Ті планувальники, які ігнорують правила та терміни, встановлені їхніми постачальниками, можуть сплатити більше, ніж вони повинні, у вигляді штрафів та інших зборів.
Найкращий спосіб уникнути цього — прочитати правила організації харчування перед плануванням заходу. Дотримуючись цього, одне просте правило допоможе вам вибрати найбільш підходящі дати та витрати, які потрібно перекласти на гостей.
