Одним із найважливіших завдань для ресторану є управління запасами, тобто процес відстеження, аналіз та коригування вартості та використання запасів (наприклад, їжі та витратних матеріалів), що надходять і виходять двері.
Неефективне управління запасами ресторану може призвести до втрати прибутку, відчуження клієнтів і поганої репутації в галузі. Ось чому запровадження та підтримка ефективної, точної та ефективної системи інвентаризації, яка передбачає підтримку рівня запасів, моніторинг дані торгових точок (POS), відстеження вартості проданих товарів, максимізація замовлень і регулярний перегляд аналітики — це важливо для власників ресторанів і менеджери.
Інструменти та системи управління запасами ресторану
Існує безліч інструментів і систем, які можуть відігравати вирішальну роль в управлінні запасами ресторану, хоча кожен бізнес може мати свої унікальні потреби в навігації процесом.
Періодична автоматична заміна (PAR)
Розробка системи періодичної автоматичної заміни (PAR) може бути важливою для адекватного встановлення рівнів запасів. Рівень PAR — це мінімальна кількість продуктів харчування, напоїв і паперу, яка необхідна для задоволення попиту клієнтів і враховує несподівані події (також називається безпечним запасом). Коли запаси падають нижче попередньо розрахованого рівня PAR, розміщуються замовлення для поповнення.
Метод «Буфер обміну».
Цей метод «буфера обміну» на основі додатка простий — фізичний запис і оновлення інвентарю на планшеті чи телефоні. А для невеликих ресторанів або ресторанів із меншою відвідуваністю він може бути більш ідеальним через доступність і простоту використання. QuickBooks також має функцію інвентаризації, якщо ваш бізнес уже використовує її програма для бухгалтерського обліку.
Основні програми інвентаризації
Іншим варіантом є дешевша та зрозуміліша POS-програма, яка відстежує кількість замовленого продукту, інгредієнти та продукти, використані для замовлень, і те, що залишилося після цього. Приклади включають iPad TouchBistro і безкоштовне програмне забезпечення, Loyverse.
Інтегровані програмні системи інвентаризації POS
Для мереж і закладів з високим відвідуванням POS-система з вбудованими можливостями інвентаризації може бути високою корисно, оскільки може допомогти менеджерам і власникам швидко проаналізувати запаси та визначити, як максимізувати прибуток. Додати, Лаву, і Тост є чудовими варіантами для цього необхідного рівня інтеграції.
Наскрізне спеціальне програмне забезпечення
Для ресторанів, які потребують комплексного управління запасами, Маркетмен і Ордоро це програмні системи корпоративного рівня, які обробляють усе: від інвентаризації, постачальників і замовлень до ціноутворення в меню та аналізу звітів.
Поради щодо успішного управління запасами
Хоча пошук конкретної системи чи інструменту, який відповідає вашим потребам в управлінні запасами, має вирішальне значення, важливо також вжити певних заходів, щоб краще відстежувати їжу та запаси. Ось кілька порад:
- Виберіть графіки інвентаризації, які є доречними для вашого бізнесу. Щоденні вибіркові перевірки можуть допомогти підтримувати ідеальні рівні PAR на додачу до повної інвентаризації. Який би графік ви не вибрали, просто будьте ретельним і послідовним.
- Знайдіть метод обліку запасів, який підходить для вашого бізнесу. Більшість ресторанів використовують метод «перший прийшов, перший вийшов» (FIFO), щоб зменшити псування; проте варіанти «останній прийшов, перший вийшов» (LIFO) і середньозважена вартість (WAC) також є життєздатними варіантами.
- Системи інвентаризації ефективні, але завжди доцільно ще раз перевірити вручну, щоб забезпечити точність.
- Перегляньте минулі звіти про інвентаризацію та внесіть відповідні зміни, якщо помітите незаплановані зміни в рівнях запасів, збільшення відходів або щось інше, що виглядає неточно.
Коли мова заходить про розбіжності в інвентаризації, іноді причиною можуть бути проблеми з програмним забезпеченням, але вони також можуть бути наслідком помилки співробітника (або крадіжки). Знайдіть час, щоб спостерігати за персоналом під час інвентаризації чи замовлення та заповнити прогалини в навчанні, де це необхідно.
Переваги управління запасами ресторану
Можливо, варто витратити додатковий час і гроші, щоб налаштувати систему управління запасами ресторану, що може забезпечити такі переваги, як збільшення прибутку, зменшення харчових відходів і збільшення кількості клієнтів утримання.
Збільшення прибутку
Чим ближче ваші запаси до рівня PAR, тим вищою може бути ваша норма прибутку. Закінчення інгредієнтів або пунктів меню може не тільки перешкодити продажам у день, але й призвести до потенційного майбутнього втрата продажів через розчарованих клієнтів, які впливають на їхні соціальні мережі та створюють погане з вуст в уста. Крім того, надлишок інвентарю може призвести до марної витрати грошей або випадкового надання клієнтам інгредієнтів із вичерпаним терміном придатності.
Підтримка оптимального запасу сприяє збуту, а також може збільшити його. Ви можете вимагати вищих цін, постійно створюючи чудові страви.
Зменшення харчових відходів
Згідно зі звітом Національної ради із захисту ресурсів (NRDC) за 2017 рік, ресторанна індустрія США щороку створює від 22 до 33 мільярдів фунтів харчових відходів. Оскільки норма прибутку в ресторані може бути дуже низькою, належна система управління запасами є обов’язковою, щоб зменшити це марнотратство. Якщо ви виявите, що ваш бізнес викидає понад 6% до 7% ваших харчових запасів, це проблема, яку потрібно вирішити.
Власники та менеджери ресторанів повинні вести детальний журнал відходів і регулярно переглядати його, щоб визначити, чи є якісь повторювані предмети, які викликають проблеми, перш ніж втратити додатковий прибуток.
Утримання клієнтів
Зрештою, оскільки 70% роздрібних клієнтів і клієнтів ресторанів ніколи не відвідують знову, лояльні 30% залишилися, ймовірно, постійні гості, які приносять більшу частину вашого доходу за найменшу суму фінансів ризик. Ось чому важливо справляти чудове перше враження та продовжувати дарувати чудові враження кожного разу, коли хтось відвідує ваш заклад. А з успішною системою управління запасами досягнення цих цілей може бути менш складним, ніж це зробити щоразу, коли ви відкриваєте двері для бізнесу.
