Зберігання кількох груп на одній сторінці — одна з найбільших проблем, з якою щодня стикаються організатори заходів. Хоча всі, хто бере участь у події, хочуть, щоб вона пройшла успішно, без визначеного шляху комунікації завжди буде шанс, що деталі пропадуть крізь щілини. Запобігання недоглядам можна уникнути, створивши схему потоку інформації з самого початку. Дотримуйтеся наведених нижче вказівок, щоб усі сторони працювали в одному напрямку.
Будь начальником
Більшість заходів є спільними зусиллями кількох різних відділів, але, зрештою, має бути один лідер, який контролюватиме всю роботу. Кожен член команди повинен зосередитися на своїй спеціальності та розуміти важливість своїх меж. Ідентифікуйте себе як провідний планувальник з самого початку проекту. Поясніть своїм колегам важливість потоку інформації та проілюструйте, що відбувається, коли протоколи ігноруються. Оскільки ніхто не хоче відповідати за створення проблеми, поясніть правила внутрішнього діалогу в перший день.
Організація комітетів для заходу
Мета тут полягає в тому, щоб поєднати працівників, чиї обов’язки певним чином перетинаються. Наприклад, відділ маркетингу має бути в тому самому комітеті, що й аудіовізуальна команда, щоб забезпечити належне відображення всіх графічних елементів і логотипів. Створення команд, яким природно потрібно працювати разом, позбавить від багатьох зайвих електронних листів, які, як правило, губляться під час перемішування. Виберіть одну контактну особу з кожного комітету, щоб повідомити вам про останні події.
Опублікуйте дедлайни, щоб команди планування не відставали
Розміщення крайніх термінів завчасно зменшить рівень стресу для всіх учасників. Ви можете підвищити цінність ваших термінів, створивши блок-схему, яка ілюструє, як робота кожного комітету використовуватиметься для об’єднання всього. Співробітники зазвичай реагують краще, коли знають, що інший відділ чекає їхньої відповіді. Обмін цією інформацією забезпечує прозорість процесу та підкреслює відповідальність без використання негативних дій.
Інформуйте керівників
Одна з найбільших помилок, яку ви можете зробити, це працювати за лаштунками, поки не будете готові представити ідеї своїм виконавчим керівникам. Рідко, якщо взагалі колись, ви зайдете в їхній офіс і підете, не змінивши жодного аспекту вашої події. Уникайте цього розчарування, регулярно зустрічаючись із ними під час планування. Набагато легше вносити зміни в середині проекту, ніж повертатися в кінці.
Зв'яжіться зі своїми постачальниками
Ще одна, здавалося б, невинна помилка, яка може статися, — це вторинні комунікації з постачальниками. Це трапляється, коли колега бере на себе ініціативу, щоб зв’язатися безпосередньо з постачальником, щоб поділитися деталями планування, про які ви не знаєте. Результати цих побічних розмов можуть мати великий вплив на те, як відбувається подія. Єдиний спосіб запобігти цьому — заборонити вашому постачальнику приймати замовлення від інших співробітників. Ви можете подумати, що спочатку це звучить грубо, але ви будете спати набагато легше, знаючи, що вся інформація проходить через вас.
Забезпечте проактивне оновлення інформації
Щоб бути головним планувальником події, ви повинні ділитися якомога більшою кількістю інформації, яку отримуєте. Зберігайте генеральний плановий документ, у якому описано деталі заходу, і щотижня надсилайте оновлення всім членам вашого комітету. Спілкуйтеся коротко й по суті. Ви хочете, щоб усі читали нотатки у ваших щотижневих оновленнях електронною поштою, але якщо ви будете безперервно базікати, ви швидко втратите їхню увагу.
Управління інформаційним потоком ваших подій потребує тих самих процедур, що й міжвідомчі комунікації. Інформуйте всіх про їхні обов’язки та діліться важливими оновленнями з усіма залученими сторонами. Критична відмінність полягає в тому, що ви є генеральним директором проекту. Ваша роль полягає в тому, щоб керувати всіма деталями які приходять і перетворюють їх у спільне бачення, яке відповідає потребам кожного відділу. Основа успіху полягає в тому, щоб уся інформація надходила в одному напрямку.
