Купуючи Neat Receipts Scanalizer, ви отримуєте компактний, легкий сканер разом із програмним забезпеченням для впорядкування ваших цифрових зображень, кабелем USB та аксесуарами для зберігання.
Neat Receipts Scanalizer спеціалізується на скануванні та збереження зображень і деталей квитанцій, візитні картки та будь-яка паперова документація шириною до 8,5 дюймів. Відскануйте квитанцію, і програмне забезпечення витягне дату транзакції, суму та податок із продажу в програмне забезпечення, а потім класифікує транзакцію. Охайні квитанції можуть навіть вказувати, чи підлягає сума квитанції відшкодуванню чи оподаткуванню.
Відскановані елементи впорядковуються в папки з окремими органайзерами для квитанцій, податкової документації, візитних карток та інших документів. Квитанції можна роздрукувати, надіслати електронною поштою або експортувати у PDF чи інші формати.
Neat Receipts призначений для людей, які хочуть зберігати паперову документацію в цифровому вигляді, зменшити кількість паперу ви фізично зберігаєте у файлах (або купах) або експортуєте дані квитанцій до електронної таблиці чи фінансового програмного забезпечення, наприклад TurboTax.
Програмне забезпечення для акуратних квитанцій
Програмне забезпечення Neat Receipts складається з чотирьох розділів:
Організатор квитанцій: Папки в цьому розділі відокремлюють ділові квитанції від особистих. Вони також можуть розподіляти покупки за категоріями. Відскановані документи зберігаються як зображення, і програмне забезпечення автоматично витягує дату, суму покупки та інші відомості.
Податковий організатор: Цей розділ містить 116 категорій податків, які полегшують організацію закупівель і звітування про них під час податкового сезону. Користувачі можуть збирати інформацію про податок на прибуток у програмному забезпеченні або генерувати податкові документи, зокрема форму 1040 і додаток A. Податкові дані можна експортувати в TurboTax, Microsoft Excel та інші типи файлів.
Візитки та контакти: Документи, введені в цей розділ, автоматично скануються на наявність контактної інформації. Після отримання інформації з документа вона організовується на вкладці контактів, де її можна шукати, синхронізувати з іншим програмним забезпеченням або експортувати як файл.
Організатор документів: Цей універсальний розділ дозволяє створювати папки з описом, які налаштовують ваш досвід організації. Тут можна зберігати страхові поліси, трудові контракти та будь-які інші документи, доступ до яких можна легко отримати за допомогою функції пошуку.
Охайний сканер квитанцій
Компактний розмір і вага 10,6 унцій Neat Receipts Scananalizer роблять його ідеальним для ділових мандрівників. Сканер здатний отримувати повні скани нечітких або зім’ятих квитанцій. Для зношених квитанцій функція «Налаштувати зображення» може допомогти затемнити текст і покращити читабельність.
Відкалібрувати сканер швидко й легко, просто відскануйте папір із чорними позначками, що входить до комплекту. Програмне забезпечення, яке постачається зі сканером, пояснює процес калібрування з покроковими інструкціями, хоча його налаштування може бути дещо складним. Однак після налаштування вам не потрібно буде калібрувати знову, і всі функції сканера стануть повністю доступними. Ці функції включають автоматичне змінення розміру, автоматичне обрізання та автоматичне обертання.
Встановлення та початок роботи з акуратними квитанціями
Підказки програмного забезпечення проведуть вас через процес встановлення. Просто дотримуйтеся вказівок і використовуйте будь-які ярлики під час встановлення Neat Receipts, щоб уникнути можливих неприємностей пізніше.
Коли ви вперше підключаєте сканер Neat Receipts, вам буде запропоновано вказати, чи будете ви використовувати сканер лише для особистого користування (організація особистого та домашні витрати, управління витратами, що не оподатковуються, збереження документів) або також для використання в бізнесі (організація бізнес-витрат, створення звітів про витрати). Ви можете змінити це налаштування, якщо пізніше вирішите розширити або скоротити використання програмного забезпечення.
Neat Receipts дозволяє переглянути короткий посібник, який пояснює загальне використання програмного забезпечення, сканера та те, як вони найкраще працюють із квитанціями, податковими звітами, візитними картками та документами.
Підручник також пояснює, як відкалібрувати сканер за допомогою калібрувального листа. Кожне калібрування сканера Neat Receipts займає менше хвилини, хоча іноді потрібно кілька калібрувань. Якщо ви загубите калібрувальний аркуш, який постачається зі сканером, ви можете роздрукувати свій власний.
Експорт даних акуратних квитанцій в інші програми
Квитанції, документи та дані, відскановані в Neat Receipts, можна зберігати або експортувати в кількох форматах. Формати оптимізовано для Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money або будь-якого програмного забезпечення, яке імпортує формати даних QIF, OFX і CSV.
Експорт у PDF, HTML і Microsoft Word простий, але перед експортом у електронну таблицю Excel вперше ви повинні зіставити поля бази даних між акуратними квитанціями та заголовками стовпців електронної таблиці. Подібним чином, якщо ви будете імпортувати дані квитанцій із Neat Receipts до фінансового програмного забезпечення, установіть категорій у Neat Receipts, ідентичних категоріям вашого фінансового програмного забезпечення, яких слід уникати питань.
Експортувати дані OFX із Neat Receipts у Microsoft Money досить просто, але якщо ви використовуєте Quicken, майте на увазі, що він імпортуватиме лише дані QIF на грошові рахунки. Вам потрібно буде імпортувати транзакції QIF на готівковий рахунок Quicken, а потім перемістити транзакції на відповідні рахунки Quicken.
Розподіл транзакцій в акуратних квитанціях
Прискорити, Microsoft Money та інші види фінансового програмного забезпечення використовують розділені транзакції, щоб розділити транзакцію на кілька категорій. Neat Receipts поділяє квитанції на кілька категорій, але не відображає розподіл транзакцій так само, як це робить фінансове програмне забезпечення в реєстрі облікових записів. Натомість для кожної категорії відображається одна копія транзакції. Наприклад, ви, можливо, купили корм для собак, морозиво та рулон стрічки в одному магазині, а потім розділили чек на категорії для домашніх тварин, продуктів і канцелярського приладдя. Ви побачите квитанцію, указану тричі в акуратних квитанціях з тією самою датою та постачальником, але з різними категоріями та сумами в доларах.
Імпорт розділених транзакцій із Neat Receipts у фінансове програмне забезпечення з однією транзакцією на категорію, призначену в розділенні. Можливо, це не найзручніший спосіб відображення інформації, але він не вплине на точність фінансової звітності.
Якщо ви використовуєте Quicken або Microsoft Money і хочете, щоб усі розділені транзакції мали однаковий вигляд у вашому обліковому записі реєстри, використовуйте традиційні методи введення операцій, а потім експортуйте квитанції з Neat Receipts у файли цифрових зображень. Ці файли можна додавати до транзакцій у Quicken (2007 і пізніші версії) і Microsoft Money Plus (2008 і пізніші версії).
Охайні квитанції Довідкові функції
Клацніть «Довідка» в «Охайних квитанціях», щоб переглянути Короткий посібник і довідку щодо «Охайних квитанцій». Обидва ці довідники читаються швидко, і ви можете заощадити час і плутанину, прочитавши їх перед початком роботи, а не намагаючись вчитися по ходу. Розділ 2 довідки PDF, наприклад, забезпечить правильне налаштування програмного забезпечення. Збережіть PDF-файли на робочому столі для зручного використання під час першого навчання користування програмним забезпеченням.
Інші корисні посилання в PDF-файлі:
- Традиційні довідкові функції з можливістю пошуку
- Засіб усунення несправностей сканування та зображень
- Зразок перегляду даних
- Податкова інформація IRS
- Онлайн-технічна підтримка Neat Receipts і клієнтська підтримка
Плюси і мінуси
Технічна підтримка Neat Receipts є родзинкою продукту. Технічна команда швидко й докладно відповідає на запитання на онлайн-форумах підтримки, а чат технічної підтримки є чудовим джерелом допомоги в реальному часі.
Програмне забезпечення спрощує введення даних, що робить його ідеальним для ділових мандрівників і самозайнятих осіб, яким потрібні квитанції та дані про витрати для податкової звітності. Neat Receipts також корисний для домашнього користувача, який хоче зберігати страхові поліси, банківські виписки, рахунки та іншу документацію на додаток до квитанцій.
Єдиним серйозним недоліком є те, як Neat Receipts експортує розділені транзакції, і те, що користувачам Quicken доводиться робити більше кроків, щоб імпортувати дані у відповідний обліковий запис. Користувачі можуть зіткнутися із затримкою під час запуску програмного забезпечення Neat Receipts, оскільки база даних завантажується щоразу, коли програмне забезпечення відкривається (замість постійної роботи у фоновому режимі).
Деякі додаткові функції «Lite» версії програмного забезпечення включають:
- Скануйте й автоматично впорядковуйте кілька документів одночасно
- Відскануйте в PDF, а потім виберіть і скопіюйте редагований текст із цього PDF-файлу
- Розумне сортування
- Нові податкові зведені звіти
- Покращено керування пам’яттю, продуктивність програми, OCR і точність аналізу
- Перетворити на редагований текст
Сканери акуратних квитанцій коштуватиме 134,99 доларів і вище. Підписка на «Lite» версію програмного забезпечення коштує $89,99 на рік.
Все ще не можете вирішити, чи використовувати Neat Receipts? вчитися детальніше на веб-сайті Neat Receipts або перевірте більше програмне забезпечення для сканування чеків.
