Въпреки че основните части на вашия предложение за безвъзмездна помощ ще отнеме по-голямата част от времето и енергията ви, не подминавайте мотивационното си писмо. Вниманието към по-фините моменти от сглобяването на пакета с предложения може да направи или да наруши искането за финансиране. Не изключвайте финансиращия си с небрежно мотивационно писмо.
Мим Карлсън и Тори О'Нийл-Макелрат, автори на Печелене на грантове, стъпка по стъпка, посочва, че мотивационното писмо трябва:
- Представете вашата организация на правилния човек.
- Уверете финансиращия, че този проект има вашата подкрепа борд на директорите.
- Посочете какво искате - колко и за какво.
Кога включвате мотивационно писмо?
Използвайте мотивационно писмо за предложения до корпорации и фондации, но не и за заявления за федерални или щатски безвъзмездни средства. Тези донори искат само това, което искат, и рядко искат мотивационно писмо.
Атрибути на доброто мотивационно писмо
Вашето мотивационно писмо трябва:
- Бъдете кратки
- Преминете бързо към същината
- Не повтаря информацията, която е в предложението
- Кажете на читателя колко добре разбирате финансиращия и как вашата субсидия отговаря на изискванията на финансиращия
Бевърли А. Браунинг, автор на Грант Писане за манекени, предлага да напишете мотивационното писмо, след като сте завършили цялото предложение и когато сте в настроение за размисъл. Браунинг казва:
„Докато обмисляте голямото си постижение (завършената заявка за финансиране), оставете творческата, дясната страна на вашата включете мозъка си и свържете чувствата си за постижение с човека, който ще ви помогне да реализирате плановете си вярно."
Форматиране на вашето мотивационно писмо
- Използвайте бланката на вашата организация. Поставете същата дата на мотивационното писмо, което е на попълненото заявление за безвъзмездни средства. Това е датата, на която ще изпратите предложението за безвъзмездни средства на концедента. Използването на една и съща дата прави всички документи във вашия пакет с предложения последователни.
- За вътрешен адрес (става в горната част на писмото) използвайте името и титлата на фондацията или корпоративното лице за контакт, последвано от името, адреса, града, щата и пощенския код на източника на финансиране. Проверете отново тази информация с телефонно обаждане или имейл. Такава информация се променя често, така че се уверете, че имате текущото име и адрес.
- Във вашия поздрав използвайте „Уважаеми“ плюс личното заглавие (г-н, г-жо, г-жа, д-р, господа и т.н.), последвано от фамилното име. Изключително важно е да адресирате писмото до конкретен човек. Обадете се на фондацията или корпоративния офис, за да се уверите, че имате правилния човек и правилната лична титла. Тези подробности може да изглеждат маловажни, но имат значение.
- Вашият първи параграф трябва да е кратък и фокусиран. Представете вашата организация (нейното юридическо име, което ще бъде вашето корпоративно име) и кажете на финансиращия колко пари искате и защо. Включете изречение или две за това, което вашата организация прави, и след това включете една изследователска точка, която показва, че има нужда от това, което вашата организация прави.
- Напишете още един или два кратки параграфа. Посочете целта на вашия проект и как тя се вписва в мисията на финансиращия или приоритетите за финансиране. Включете факта, че вашият борд на директорите напълно подкрепя проекта.
- Завършете писмото си с обобщаващ параграф. Добавете какво може да означава това партньорство за финансиране за целевата аудитория на вашия проект. Може да искате да включите и покана за посещение на сайта.
- Използвайте завършване като „С уважение“.
- Писмото трябва да бъде подписано от изпълнителния директор или от президента на борда, или и от двамата. Под подписа въведете собственото име, средния инициал, фамилията и длъжността на подписващия. Въпреки че ED или президентът на борда трябва да подпише писмото, включете информацията за контакт с най-добрия човек, който да отговори на въпроси в края на последния параграф.
- В долната част на писмото включете думата „ПРИЛОЖЕНИЕ“ (с главни букви).
Колко дълго трябва да бъде мотивационното писмо?
Ограничете мотивационното си писмо до една страница с три или четири параграфа. Трябва да се чете бързо.
Тонът и спецификата на вашето мотивационно писмо може да варира в зависимост от това дали сте били поканени да подадете пълно предложение след изпращане на Писмо за запитване (LOI), или ако този проект е първият подход на вашата организация към тази конкретна фондация.
Примерно мотивационно писмо
Мери Смит, д-р.
Програмен служител.
Фондация на общността.
4321 Common Lane.
Някакъв град, YZ 55555.
Уважаеми д-р Смит:
Центърът за възрастни хора Some City с уважение отправя молба за безвъзмездна помощ от $50 000 за нашия пилотен проект за популяризиране на общността на възрастни латиноамериканци.
Като най-големият център за възрастни хора във всеки окръг, обслужващ над 450 възрастни хора всеки ден, ние сме наясно с променящата се демография в нашата зона на обслужване. И ние се ангажираме да разрастваме и адаптираме нашия център, за да отговори на възникващите нужди. Пилотният проект за популяризиране на възрастни латиноамерикански общности ще ни позволи да пилотираме едногодишно усилие, за да определим дали нашият център може ефективно:
Осигурете цялостен достъп до здравни и социални услуги на възрастни хора в латиноамериканските общности, обслужвани от нашия център, и.
Повишете и интегрирайте напълно културната компетентност на борда, персонала и доброволците на Центъра за възрастни в Some City.
Нашият борд на директорите е ентусиазиран за тази програма и е нетърпелив да я стартира, за да можем да станем най-приобщаващият и културно компетентен център за възрастни хора във всички наши общности, които се нуждаят от тях услуги. Ако в края на нашата пилотна година установим, че тази програма всъщност е успешна, нашият борд се ангажира да включи част от годишните разходи на проекта в нашия годишен оперативен бюджет, така че програмата да стане неразделна част от нашето ядро услуги.
Чрез този проект Центърът ще се превърне в основното направление, предоставяно от латиноамериканци с достъп до здравеопазване, семейства от всеки окръг и три обществени клиники в радиус от петнадесет мили от нашия център. Ние също така ще приемем препоръки на испаноговорящи възрастни хора от всяка друга обществена агенция в нашата непосредствена зона на обслужване.
Благодарим ви, че разгледахте нашата молба. Ще се свържа с вас през следващата седмица, за да отговоря на всички въпроси, които може да имате, както и да науча дали можем да се срещнем с вас, за да обсъдим предимствата на нашето предложение. Междувременно, ако имате някакви въпроси, моля, не се колебайте да се свържете с Кони Джоунс, нашия директор по разработката, на (555) 555-5555, x555 или [email protected].
На Ваше разположение,
Джейн Прелестна.
Изпълнителен директор.
ОГРАЖДАНЕ.
*Писмо препечатано (с модификации) с разрешение от Winning Grants, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
Грешки, които трябва да избягвате във вашето мотивационно писмо
- Пише твърде много. Мотивационното писмо не е дисертация, нито пълно предложение. Бъдете кратки и по същество Съвет: Нека някой друг го прочете. Разбират ли го?
- Използване на големи думи. Ако сте завършили училище, сте се научили да пишете по сложен начин. Не правете това тук. Не се опитвате да впечатлите някого с ерудицията си. Искате само да изложите своя случай възможно най-естествено. Ако не знаете кога прекалено усложнявате писането си, използвайте приложение като Хемингуей. Ще ви каже кога изреченията ви са трудни за четене и кога сте твърде многословен.
- Допускане на граматически грешки. Ако не сте сигурни в граматиката си, не рискувайте. Използвайте проверката на граматиката в WORD и пуснете черновата си чрез приложение, като напр Граматически. Има безплатна версия, но платената версия надхвърля необходимата проверка на граматиката.
Направете вашето мотивационно писмо да се откроява
Тъжно е да кажа, но вашето предложение за безвъзмездна помощ може да е сред стотици или хиляди, които една типична фондация ще види през една средна година. Вашето мотивационно писмо може да промени пътя към следващата стъпка към финансиране. Но как можете да го накарате да изпъкне?
Не опитвайте нищо "сладко", тъй като служителите на фондацията няма да бъдат впечатлени.
Мотивационното писмо не би било подходящо за a история за клиент, въпреки че трябва да имате история за други части от вашето предложение, като например описанието на проблема. Включете параграф за това защо вашата организация е тази, която може най-добре да изпълни тази мисия. Проучете вашите конкурентни организации и преценете как и къде се отличавате. Това може да се дължи на силата на вашия персонал и доброволци, вашия опит с този конкретен проблем или подкрепата на общността, на която се радвате.
Не е необходимо да споменавате имената на конкурентите или да ги критикувате. Просто подчертайте силните си страни. Това би бил добър момент да се консултирате с други хора в офиса. Съберете няколко души заедно и обмислете как вашата организация с нестопанска цел превъзхожда.
По принцип мотивационното писмо трябва да бъде движещо се напред, лесно за четене и да принуждава читателя към по-голямото предложение. Не поставяйте никакви препятствия на пътя на читателя, които биха могли да го възпрат да чете по-нататък.
