Управлението на времето е един от 10 области на знанието които ръководителите на проекти трябва да овладеят, за да получат a Project Management Professional (PMP)® сертифициране от Института за управление на проекти. Това е основна част от управлението на проект, защото помага да се гарантира, че проектът е завършен навреме.
The Ръководство за тяло от знания за управление на проекти (PMBOK)® предлага рамка за управление на времето за проекти, която за тези, които искат да получат PMP® сертификат, и може да бъде полезно и за всички ръководители на проекти. Състои се от седем процеса:
- Планирайте управление на графика
- Дефинирайте дейности
- Последователни дейности
- Оценете ресурсите за дейност
- Оценете продължителността на дейността
- Разработете график
- Контролен график
Нека разгледаме по-задълбочено всеки един от тях.
Планирайте управление на графика
Тази стъпка изисква да установите всички политики, процедури и документация, необходими за управление на графика на проекта. Целта е да се предоставят насоки за това как ще се управлява графикът на проекта по време на целия процес.
Вероятно обаче няма да имате отделен план за управление на графика си. Голяма част от това, което работите тук, ще се окаже във вас план за управление на проекта.
Дефиниране на дейности
Това е мястото, където идентифицирате и изброявате отделните задачи, които трябва да бъдат изпълнени по време на проекта, за да се гарантира, че всички негови резултати са изпълнени. Можете да направите това, като разгледате всеки основен етап на проекта и го разделите на по-малки дейности, които трябва да бъдат извършени, за да се достигне този етап. Ще ви е необходим полученият списък със задачи по проекта, за да преминете към следващия процес.
Последователни дейности
Този процес ви помага да подредите работата си по проекта в правилния ред, така че да можете да използвате ефективно ресурсите на проекта и да изпълните възможно най-бързо. Това включва вземане на списъка с дейности по проекта, който сте създали по-рано, и поставяне на всяка задача в правилния ред. В края на този процес ще имате представа за връзките между проектните задачи.
Ръководството за PMBOK® говори за създаване на мрежова диаграма като резултат от този процес, но това рядко е необходимо и със сигурност нищо, което трябва да правите на ръка. Ако искате да направите мрежова диаграма, тогава можете да използвате вашия софтуер за управление на проекти, за да го направите. В крайна сметка обаче списък със зависимости и потенциални начални и крайни дати за задачи ще бъде също толкова добър и отнема по-малко време.
Оценка на ресурсите за дейност
След като сте подредили задачите си в правилния ред, следващата стъпка е да разберете какви ресурси имате трябва да ги постигнете, включително човешки ресурси, оборудване и консумативи, плюс количеството, от което се нуждаете всеки. Обикновено е добра идея да се свържете със специалист в тази област, за да сте сигурни, че ще получите точна оценка за проекта.
Прогнозирайте продължителността на дейността
Тази стъпка е мястото, където се случва тежката работа по изчисляване колко време ще отнеме всяка задача. По време на този процес ще изчислите колко време ще отнеме извършването на всяка дейност, като използвате ресурсите, които сте идентифицирали. Не забравяйте да вземете предвид наличието на ресурси и празниците. Също така бъдете реалисти: Само защото смятате, че една задача ще отнеме осем часа, не означава, че ще бъде завършена до сутринта.
Разработване на график
Накрая можете да съставите графика на проекта си. Разработването на графика е един от по-сложните процеси в ръководството PMBOK®. Има 13 части към него, включително всичко по-горе, плюс рискове, обхват и елементи, свързани с контекста на проекта. Можете да използвате софтуер за управление на проекти, за да създадете график.
Контролен график
Този процес ви дава инструментите, от които се нуждаете, за да наблюдавате и актуализирате графика на вашия проект. Това ще ви помогне да се уверите, че промените се управляват по подходящ начин и че запазвате контрола върху времето на вашия проект.
Подготвянето на графика на вашия проект и проследяването му след това са много работа, но си струва да знаете, че имате график, в който можете да сте уверени.
