Често се бърка със секретар или Административен сътрудник, офис мениджърите в много компании работят на високо ниво с една от най-предизвикателните длъжности в компанията. Офис мениджърите обикновено ръководят и работят в тясно сътрудничество с други ръководители на отдели, за да изградят здравословна работна среда.
Тези, които искат да наемат офис мениджър, ще бъдат избирателни. Ако желаете този тип работа, можете да подобрите шансовете си за наемане, като знаете кои от вашите умения и опит да подчертаете по време на процеса на кандидатстване и интервю.
Какви умения са ви необходими, за да бъдете офис мениджър?
Офис мениджърите поемат отговорността да се уверят, че целият офис или комплекс от офиси работи гладко. Това може да включва задължения като управление и надзор на един или няколко административни асистента.
Офис мениджърите обикновено не се нуждаят от специализирано образование, но се нуждаят от много подходящ опит и добре развити набори от умения както в административни, така и в управленски роли.
Не всички позиции на офис мениджър изискват точно същия набор от умения. Много зависи от това колко офис асистенти трябва да контролирате, колко хора използват офиса, който ще управлявате, и какви видове софтуер и други системи използва вашият работодател.
Видове умения за офис мениджър
Административни
Като офис мениджър вие ще отговаряте за изпълнението на няколко административни задачи. Те включват наемане и освобождаване на служители, провеждане на оценки на представянето, обучение на нови служители и надзор на други.
Одобряването на официални заявки, провеждането на общи бизнес операции и поддържането на документи и досиета на персонала също може да попаднат във вашата юрисдикция.
- Многозадачност
- Управление на информацията
- Обработка на пощата
- Планиране
- Разрешаване на конфликти
- Делегиране
- Вземане на решение
Аналитичен
Част от вашата роля ще бъде да намерите начини да вършите работата си по-добре. Ако можете да идентифицирате неефективността в начина, по който работи вашият офис и да предоставите решения, може да успеете да спестите на работодателя си много пари и да спестите много проблеми на колегите си.
Страхотният офис мениджър непрекъснато ще се пита по отношение на всички процеси, практики и процедури: „Има ли смисъл от това? Това ли е най-доброто, което можем да направим?" Препоръчително е да включите списък с аналитични умения в автобиографията си.
- Творчество
- Оптимизация
- Разрешаване на проблем
- Критично мислене
- Управление на процеси
- Дедуктивно разсъждение
- Индуктивно разсъждение
Внимание към детайла
Като офис мениджър, доларът спира с вас. Вие ще носите отговорност за своевременното поръчване на правилните офис консумативи, за поддържането на записи точно и по организиран начин и за проследяване на нуждите и проблемите на всички останали в офис.
Ако вършите работата си добре, офисът ще изглежда, че работи сам. Ако объркате някои подробности, други хора може да не са в състояние да вършат напълно работата си.
- Водене на отчетност
- Подробно ориентирани
- Интуицията
- Проактивност
- точност
- Идентифициране на системни проблеми
Комуникация
Подобно на офис асистентите, вие често ще бъдете един от първите хора, които посетителите виждат, и понякога може да сте единственият, когото виждат, ако някой от професионалистите, работещи във вашия офис, случайно отсъства. Трябва да действате като ефективен рецепционист, като същевременно изпълнявате другите си задължения.
Можете също така да бъдете основната точка за контакт между различни хора, които използват офиса и евентуално между вашия офис и други в същата организация.
Може да се наложи да практикувате разрешаване на конфликти и да делегирате работа. Всичко това допринася за много комуникация, както писмена, така и устна, като всяка от тях трябва да бъде точна, ефективна, приятелска и професионална по всяко време.
- Писмена комуникация
- Устна комуникация
- Рецепция
- Телефонен етикет
- Достъпен
- Активно слушане
компютър
Важно е офис мениджърите да имат широк набор от компютърни умения. Спецификата ще зависи от вашия работодател, но обикновено включва въвеждане на данни, електронни таблици и общи ИТ задачи.
Управлението на офиси може да включва огромна отговорност. Офис мениджърите обикновено работят на върха на една организация, с ръцете си във всеки аспект на компанията. Ако тази централна роля ви харесва, продължете да преглеждате списъка с умения, за да видите дали това може да бъде кариера за вас.
- Microsoft Office Suite
- Операционна система
- Въвеждане на данни
- Дигитални календари
- Управление на имейл
- KPI софтуер
- Отстраняване на проблеми със софтуера
- Споделяне на файлове
Финанси
Вашите отговорности може да включват счетоводство, фактуриране, бюджетиране и счетоводство. Може също така да се наложи да обработвате заплати, дребни пари и QuickBooks записи. Тримесечните и полугодишните отчети също могат да попаднат в кръга на вашите задължения. Най-малкото, ако вашият офис изобщо борави с пари, вие ще носите крайната отговорност да се уверите, че се управляват добре.
- Счетоводство
- Бюджетиране
- Счетоводен софтуер
- Финансови отчети
- Фактури
- Съответствие
- Интегритет
Лидерство
Като ръководител на това, което може да бъде голяма група офис асистенти, ще трябва да поддържате всички мотивирани и координирани. Ще трябва да осъществите работата в екип.
Вашата работа ще включва определяне на стандарт за работата на всички останали и гарантиране, че тези стандарти са изпълнени.
Воденето често означава да помагате на други хора да растат в кариерата си и да помагате на хората да започнат сами и да общуват добре помежду си.
- Координация
- Задаване и управление на очакванията
- Съвместна дейност
- Сътрудничество
- Мотивация
- Насоки
- Управление
- Междуличностни умения
Още умения за офис мениджър
- Одитиране
- Бенчмаркинг
- Интеграция
- Таксуване
- Настолно издателство
- Транскрипция
- Формалност
- Лагер
- Процес на опаковане и изпращане на правни документи
- Водене на бележки
- памет
- Проблемна чувствителност
- Управление на времето
- Приоритизиране
- Устойчивост на стрес
- Отстраняване на неизправности
- Управление на социални медии
- Корекция
- Преразглеждане
- Изготвяне
- Правилно използване на търсачките
- Писане на отчет
- Разработване и поддържане на стандартни оперативни процедури (SOP)
- Срокове
- Многоезичен
- Професионализъм
- Обслужване на клиенти
- Устойчивост
Как да изпъкнете уменията си
Добавете подходящи умения към автобиографията си: Използвайте имената на съответните си умения като ключови думи в автобиографията си, така че ръководителят по наемането да може ясно да види, че имате това, което търсят.
Подчертайте уменията във вашето мотивационно писмо: Уверете се, че вашето писмо идентифицира вашите основни компетенции, като използвате някои от уменията, изброени по-горе.
Използвайте думи за умения в интервюто си за работа: Когато се подготвяте за вашите интервю, измислете поне един конкретен пример за момент, когато използвате най-подходящите си умения.
