Хартата на проекта официално очертава проект в организация. Той обхваща обхвата на това, което проектът ще постигне, както и участващите хора, етапи, бюджет и възможни рискове. Много организации смятат този документ за съществена част от планирането на проекта - въпреки че не е такъв същото нещо като плана на проекта, защото не навлиза в детайлите на отделните задачи в рамките на проект.
Една ефективна харта на проекта може да направи следното:
- Очертайте обхвата и целите на проекта
- Уверете се, че спонсорите на проекта и всички заинтересовани страни са в съответствие по проекта
- Бъдете ясна, единствена справка за всички, участващи в даден проект
- Помогнете на спонсорите на проекти да получат одобрението на заинтересованите страни, когато все още е необходимо участие
Хартите на проекта могат да варират в зависимост от вида на проекта и организацията, но основните елементи обикновено включват предисторията на проекта, заинтересованите страни, бюджет, рискове, етапи,
Предистория на проекта
Първият раздел на хартата на проекта ще предлага основни подробности като името на проекта, спонсорите и мениджъра на проекта и датата, на която е изготвен документът.
Този раздел ще обясни и целта на проекта. Можете да се позовете на бизнес случай или договора, който ръководи проекта, или просто да посочите защо е важен за организацията. Трябва да се обърне внимание на причините, поради които този проект е стартиран: Решава ли проблем за бизнеса? Насочва ли се към нова тенденция? Подкрепя ли цялостната стратегическа посока на компанията?
Заинтересовани страни
Това ще очертае хората и отделите, които участват в проекта. Няма да навлиза в тънкостите на всяка задача в проекта, а вместо това ще признае общи роли и участие. Например можете да изброите основните спонсори на проекта, водещите ръководители на проекти, членовете на екипа, всички външни работници или партньори и клиенти, ако е приложимо. По-големите проекти може да не изброяват всеки един участващ човек, но вместо това може да отбележат ръководителя на отдела за определен аспект на проекта.
Цели
Тук вие отговаряте на въпроса „Как ще разберем, че сме приключили?“ То включва какво очаквате да постигне проектът и как ще разберете дали сте стигнали до там. Например, в проект за стартиране на система за отчитане на времето за всички отдели, целта може да бъде: „Всички екипи ще използват системата за отчитане на работното време до края на годината.“
Също така, отбележете кой ще отговаря за съгласието, че сте постигнали тази цел. Това избягва всякакви проблеми в края на проекта, когато внезапно никой не е готов да подпише работата като завършена.
Бюджет
На този етап може да нямате всички подробности за задачите на проекта, така че не можете да поставите пълен и подробен бюджет на проекта заедно. Можете обаче да отбележите всички бюджетни ограничения или оценката на високо ниво на очакваните разходи.
Рискове
Всички проекти крият рискове. Този раздел от хартата на проекта формира ранната версия на дневника на риска на вашия проект. Документирайте всички рискове, за които знаете на този етап, така че мениджърският екип да може да види какво може да повлияе на проекта в бъдеще.
Важни етапи
Ако знаете важните етапи на високо ниво, включете ги в хартата на проекта в този раздел. Най-малкото трябва да включите очакваните начални и крайни дати на проекта. Трябва също така да посочите датите на отказ или нещо, посочено в договорите, с които работите. Можете да прехвърлите тези етапи във вашия Диаграма на Гант по-късно, когато дойдете да съставите по-подробен план на проекта.
Нива на правомощия на мениджъра на проекта
Освен ако не е ясно и документирано някъде другаде, струва си да включите раздел в хартата за това какво може да прави ръководителят на проекта, без да получава допълнително подписване от някой по-старш. Обикновено се отнася до това какви нива на толерантност са определени в бюджета и сроковете и биха били се изразява по следния начин: „Ръководителят на проекта има 10% толеранс от бюджета и 5% толеранс от график. Всяко отклонение над тези одобрени граници трябва да бъде подписано от спонсора на проекта.“
Можете да разширите този раздел, за да посочите какви, ако има такива, правомощия има ръководителят на проекта относно наемането и освобождаването на персонал от екипа на проекта.
Одобряване на Хартата на проекта
Последният раздел от хартата на проекта е разделът за одобрения. The Ръководител проект и спонсорът на проекта (или лицето, което е започнало работата, ако все още предстои да бъде назначен дългосрочен спонсор) трябва да подпише и постави дата на документа. Днес това вероятно ще бъде чрез имейл, така че запазете копие от имейл разрешението във вашите файлове на проекта, в случай че трябва да се обърнете към него.
