Писмата за порицание са писма, написани от мениджъра, за да предоставят официално изявление за проблем с представянето, който служителят трябва да подобри. Писмата за порицание често са стъпка във формалното дисциплинарни мерки процес, който може да доведе до допълнителни дисциплинарни действия за служителя до и включително прекратяване на трудовото правоотношение, ако служителят не успее да се подобри.
Писмата за порицание са важен компонент в документирането на проблем с работата на служителя за служителя и работодателя. Писмените писма за порицание ясно и конкретно посочват представянето, което трябва да се подобри, и последствията, ако представянето не се подобри.
Тези официални бизнес писма обикновено следват след всякакви опити за вербален коучинг от ръководител. Въпреки това, те често идват преди устна корекция към служителя - наречена устно предупреждение или официално устно предупреждение. Всички стъпки трябва да се съсредоточат върху проблема с производителността или свързаните с нея проблеми с производителността.
Компоненти на писма за порицание
Ефективните писма за порицание имат няколко общи компонента. Те трябва да имат ясно изложение на проблема или проблема с представянето, който служителят трябва да подобри. Писмото може да изброи няколко примера за начини, по които служителят може да промени представянето си, за да отговаря на очакванията за изпълнение. Даването на примери предоставя на служителя споделена картина - споделен смисъл - около очакванията на мениджъра и компанията.
Ако е уместно, включете график, в рамките на който работата на служителя трябва да се подобри. Тази препратка може да бъде под формата на крайна дата или крайна дата, когато мениджърът ще преоцени представянето на служителя.
Обяснете как неизпълнението се отразява не само на служителите, но и на работното място и успеха на организацията. Писмото за порицание трябва също така да съдържа ясна декларация за последствията, които служителят може да очаква, ако представянето му не се подобри, както е описано в писмото за порицание.
Значението на подписите
Подписът на началника или ръководителя на служителя е важен, когато става въпрос за забележка. Писмото обикновено съдържа изявление, че подписът на служителя представлява, че е получил писмото. Това не означава непременно, че те са съгласни със съдържанието му. Трябва да сте конкретни във формулировката, така че служителят да разбере, че потвърждава получаването на писмото, а не нарушението.
Дайте възможност за реакция на служителите
Трябва да дадете възможност на служителя да отговори на въпросите, повдигнати в писмото за порицание. Възражението следва да бъде писмено, с дата и подпис на служителя. Служителят може да се съгласи, да не се съгласи, да изрази съжаление и т.н. Опроверженията, написани от служителя, се прилагат към оригиналните писма за порицание.
Примерно писмо за порицание
Това е пример за писмо за порицание. Изтеглете образец на писмо за порицание (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.
Примерно писмо с порицание #1 (Текстова версия)
До: Джефри Джоунс
От: Джордж Питърсън
Дата: 1 септември 2018 г
Re: Писмо за порицание
Това е официално писмо с порицание, за да ви уведомим, че представянето ви не отговаря на очакваните нива на принос. Във вашата работа като технически експерт за поддръжка на клиенти, очакванията за работата са разработени от цялата група експерти по техническа поддръжка и техния мениджър. Това означава, че те са приетият стандарт за работата на всеки експерт по техническа поддръжка.
Не успявате да се представите по следните начини.
- Броят на клиентите, които обслужвате за една седмица, е с 30% под стандарта, на който отговарят останалите експерти по техническа поддръжка.
- Степента на трудност на проблемите, на които избирате да отговорите, е 40% под стандарта, който постигат останалите служители.
- Продължителността на времето, което клиентите прекарват по телефона с вас, надвишава останалата част от персонала с 25%.
Както можете да видите, в трите най-важни измервания на ефективността за вашата работа не успявате. Вашият ръководител е разговарял с вас многократно и сте преминали допълнително обучение. Следователно ние вярваме, че не желаете да изпълнявате. Това се отразява неблагоприятно върху натоварването на останалия технически персонал.
Трябва да видим незабавно подобрение и в трите области на изпълнение, в противен случай ще настъпят допълнителни дисциплинарни действия до и включително прекратяване на трудовия договор. Вярваме, че можете да се подобрите. Трябва да видим незабавно подобрение.
Джордж Питърсън, ръководител
Мариан Демарк, мениджър човешки ресурси
Примерно писмо с порицание #2 (Текстова версия)
До: Линда Родригес
От: Мери Уилмонт
Дата: 1 септември 2018 г
Re: Писмо за порицание
Целта на това писмо с порицание е официално да ви уведоми, че присъствието ви влияе неблагоприятно върху способността ви да завършите работата си. Въпреки че са на заплата, освободените служители не са задължени да работят определени часове, четиридесетчасовата работна седмица е стандартна и очаквана.
Не сте се появили на работа поне един ден в седмицата от началото на новата си работа и работите само тридесет и два часа седмично. Вашият мениджър ви е информирал за наличността на отпуск по FMLA за лични или семейни медицински проблеми. Той също така ви е попитал дали имате нужда от квартира, за да можете да изпълнявате ефективно работата си.
Той ви предложи да посетите отдела за човешки ресурси, за да обсъдите тези въпроси и вашето присъствие. Вие отказахте и трите възможности, които предложихме, за да ви помогнем да подобрите това лошо представяне.
Реалността е, че не можете да свършите работата си за по-малко от четиридесет часа. Пропускате крайни срокове за работните си задачи и закъснението ви се отразява неблагоприятно на работата на вашите колеги от маркетинговия отдел. Те пропускат крайните си срокове в резултат на вашето неизпълнение.
Освен това вашата незавършена работа, когато е възложена на вашите колеги, претоварва техните натоварвания, тъй като те вече имат работа, която изисква четиридесет часа работа на седмица. Това е несправедливо и ние няма да толерираме тези отрицателни въздействия върху работното място от сега.
Трябва да видим незабавно подобрение в присъствието ви или ще прекратим работата ви. Това означава, че трябва да ходите на работа пет дни в седмицата. Ако не посещавате работа пет дни в седмицата, не можете да постигнете целите, за които сте били наети.
Нашите стандартни политики за платен отпуск ви дават шест платени дни по болест и два дни за личен отпуск, които трябва да използвате в продължение на една година. Трябва да кандидатствате за ваканционни дни предварително.
Вече сте използвали четири от дните си по болест и всичките си лични дни с текущите си отсъствия. Не планираме да ви отделяме повече време. Това ви оставя само два болнични дни и платен отпуск, който трябва да поискате предварително.
Ако имате отсъствие над наличния ви платен отпуск, ние ще прекратим работата ви. Надяваме се, че разбирате колко близо сте до загубата на работата си. Няма да получавате повече предупреждения.
За разбирането,
Мери Уилмонт, управител
Томас Кридънс, директор човешки ресурси
Потвърждение за получаване от служител
Важно е да създадете хартиена следа за действията на служителите по забележка. Този процес позволява създаването на доказателство, че служителят е получил адекватно известие за проблемите и са предприети стъпки – като консултиране – за коригиране на ситуацията.
Едно просто потвърждение за получаване за ориентиране пояснява, че служителят е получил забележка.
