Много компании започнаха да използват системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) вместо счетоводни софтуерни приложения.
ERP системата се различава от счетоводните системи по това, че счетоводните системи изпълняват само задачи, свързани със счетоводството. Една ERP система обаче може да се справи не само със счетоводни задачи, но и с общи задачи за управление на бизнеса.
Като цяло това е по-мощна платформа.
Една ERP система е по същество набор от софтуерни пакети, които могат да извършват счетоводство, продуктово планиране и развитие, производство, управление на инвентара, управление на продажбите, човешки ресурси и друг бизнес задачи.
Подобно на разходи за счетоводна система, ще искате да вземете предвид не само лицензионните такси, когато избирате ERP система, но и общите разходи за самата ERP система:
- Внедряване
- обучение
- Разработка за персонализиране
- Редизайн на процеса
- Поддръжка
- Надстройки
- поддържа
Разходи 1: Изпълнение
Необходимо е професионалисти да инсталират и конфигурират вашата ERP система, така че ще трябва да включите тези разходи за внедряване в общата цена на ERP системата. ERP системите са сложни софтуерни приложения, така че вероятно ще трябва да промените операционните системи, да надстроите или промените сървъри и промените друг хардуер и софтуер, които използвате в мрежата на вашата компания, за да работи ERP системата правилно.
Вие също ще трябва – или трябва – да настроите тестова среда като част от внедряването, за да можете да тествате ERP системата, без да засягате реалните данни на вашата компания. Това може да спести много потенциални работни часове, ако има проблем с внедряването.
Цена 2: Обучение
Както споменахме, ERP системата е сложно софтуерно приложение, което може да се разглежда като набор от софтуерни програми, които са едновременно съвместими. Вашите служители ще се нуждаят от обучение как да използват програмите, тъй като една ERP система не е толкова интуитивна или лесна за използване като основна счетоводна софтуерна програма, като напр. QuickBooks или Peachtree.
Служителите на вашата компания ще се нуждаят от време и обучение. Често доставчикът на ERP осигурява допълнително обучение при поискване на стандартизирана почасова ставка. Ще има моменти, когато консултантът стане необходим, в случай на специализирано съдържание или възникне особено трудна нужда. Във всеки случай ще трябва да вземете предвид тези допълнителни разходи във вашия анализ, когато преглеждате ERP системи за покупка.
Цена 3: Разработка за персонализиране
Готовата функционалност на една ERP система няма да е достатъчна, за да управлявате бизнеса си ефективно. Ще трябва да поемете известни разходи при разработването на персонализирани отчети, така че вашите служители да могат да изпълняват своите ежедневни и месечни задачи с лекота.
Една ERP система може да съхранява значително количество информация, но потребителите са ограничени в начините, по които могат да получат достъп до информацията. Поради това не е необичайно да има ИТ персонал, посветен на разработването на персонализирани отчети за различни отдели, така че бизнес процесите и анализите да могат да се извършват своевременно.
Цена 4: Редизайн на процеса
Ако вашата компания преминава от счетоводна софтуерна програма към ERP система, тогава със сигурност ще имате много процеси, които ще трябва да бъдат преработени. За компании, използващи счетоводен софтуер, много задачи могат да се изпълняват извън софтуера или ръчно в хартиен формат, или чрез приложение на трета страна като MS Excel.
Придобиването на ан ERP система на теория трябва да означава, че много от тези задачи се автоматизират от софтуера, за да се повиши както точността, така и ефективността при изпълнението на тези задачи. Дори ако вашата компания променя ERP системите, няма две еднакви, така че можете да очаквате някои промени в бизнес процесите на вашата компания, които да съвпадат с процесите на софтуера.
Разходи 5: Поддръжка
Ще трябва да поддържате вашата ERP система, така че ще трябва да вземете предвид тези разходи. ERP разходите могат да включват разходи за хардуер, мрежа и труд от ИТ и други отдели, за да се гарантира, че системата може да работи правилно.
Разходите за поддръжка на ERP система обикновено вървят между 15–20% от първоначалната покупна цена. Една ERP настройка, която струва $250 000, на теория би носила разходи за поддръжка от $37 500 до $50 000.
Цена 6: Надстройки
Както всички софтуерни програми, ERP системите изискват периодични надстройки, за да не остаряват. Трябва да обмислите колко често очаквате да надграждате вашата ERP система и какви ще бъдат тези разходи, когато преминете през надстройката.
Трябва също така да имате предвид, че всяка надстройка може да повлияе на бизнес процесите и да изисква допълнителен хардуер или софтуер системата работи безпроблемно, ако вашият бизнес не работи на огледална настройка, докато извършвате актуализациите или прехвърлянето на данни.
Цена 7: Поддръжка
Вашите служители ще се сблъскат с проблеми при използването на програмата и вие ще откриете множество грешки във всяка ERP система ще искате да сте сигурни, че вашият доставчик ще ви предостави адекватна техническа поддръжка за разрешаването на тези проблеми въпроси.
Трябва да попитате вашия доставчик дали тази поддръжка е включена в лицензионна такса или е допълнителен разход, тъй като техническата поддръжка може в крайна сметка да повлияе на печалбата ви, ако не е включена в първоначалната покупка и не се следи отблизо.
